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合同管理及使用指南
一、合同管理文档的适用范围与价值
合同管理是企业运营中规范交易、防范风险的核心环节，本指南及配套模板适用于各类企业对外合作、采购销售、服务提供、资产转让等场景中的合同全生命周期管理。通过标准化流程与，可帮助实现合同起草、审批、履行、归档的规范化，减少条款歧义，降低法律与商业风险，提升合同管理效率，保障企业合法权益。
二、合同管理文档的全流程操作步骤
（一）需求发起与审批
需求提报：业务部门根据合作需求，填写《合同审批单》（模板见第三章），明确合同类型（如采购合同、服务合同、租赁合同等）、合作对方基本信息、合同标的、核心条款（金额、履行期限、付款方式等）及附件清单（如技术协议、报价单等），提交至部门负责人*审核。
初步审批：部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，重点确认是否符合业务规划及预算要求，审批通过后流转至法务部门（或合规部门）。
（二）合同起草
模板选择：根据合同类型选择对应的标准化模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），若模板无法覆盖特殊需求，可在基础模板上补充定制条款，但不得与法律法规冲突。
条款填写：
主体信息：填写合作双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等，保证与营业执照信息一致；
核心条款：明确合同标的（名称、规格、数量等）、质量标准、履行期限（起始/结束日期、阶段性节点）、价款及支付方式（金额、账户信息、支付条件）、违约责任（违约情形、赔偿计算方式）、争议解决方式（仲裁/诉讼及管辖法院）等；
附件整合：将技术协议、图纸、报价单等附件作为合同组成部分，在中注明“附件为本合同有效组成部分，与本合同具有同等法律效力”。
（三）内部评审与修订
多部门评审：法务部门重点审核条款合法性、合规性及风险点（如格式条款、免责条款）；财务部门审核价款、支付方式与财务制度的一致性，及对方付款资质；业务部门确认技术要求、履行可行性等。
意见反馈与修订：评审部门在《合同审批单》“评审意见”栏填写修改建议，起草部门根据意见修订合同，形成修订说明，保证所有评审意见闭环处理。
（四）对方审核与签署
合同送达：将最终版合同（含签字盖章页）通过正式渠道（如纸质快递、加密邮件）送达对方，并保留送达凭证（如快递签收记录、邮件发送回执）。
对方反馈处理：对方提出修改意见的，重复步骤（三）的评审与修订流程；对方确认无异议后，协调签署方式：
纸质签署：双方在合同指定位置签字盖章（单位需盖公章或合同专用章，法定代表人或授权代理人签字），保证签字清晰、印章完整；
电子签署：通过合法电子签名平台签署（如e签宝、法大大等），保证电子签名符合《电子签名法》要求，电子合同文件并备份。
（五）履行跟踪与归档
履行跟踪：业务部门指定专人负责合同履行跟踪，建立《合同履行跟踪表》（模板见第三章），记录各阶段节点完成情况（如交付时间、验收结果、付款进度），发觉延迟或违约风险时，及时启动预警机制（发函催告、协商补救等）。
验收与结算：合同履行完毕后，按约定进行验收（如产品验收、服务成果确认），形成书面验收报告；财务部门凭验收报告、发票等完成结算。
归档管理：合同签署后10个工作日内，将合同正本（或电子原件）、审批单、附件、履行记录（如验收报告、往来函件）等整理归档，编制《合同归档目录》（模板见第三章），按“年度-合同类型-编号”分类存放，保存期限不少于合同履行结束后10年（法律法规另有规定的从其规定）。
三、合同管理核心
模板一：合同审批单
项目
内容
合同名称
例：公司采购办公设备合同
合同编号
由企业统一编码规则，如“CG-2024–”
需求部门
申请人
联系方式
合作对方
单位全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系人
合同类型
□采购□销售□服务□租赁□其他______
合同标的
（名称、规格型号、数量、技术参数等）
合同金额
大写：__________小写：￥__________
履行期限
自_年_月_日起至_年__月__日止
付款方式
□预付款__%□进度款%□验收款%□质保金__%
附件清单
1.技术协议2.报价单3.其他______
部门负责人意见
签字：__________日期：____年__月__日
法务部门意见
签字：__________日期：____年__月__日
财务部门意见
签字：__________日期：____年__月__日
总经理/分管领导意见
签字：__________日期：____年__月__日
模板二：合同履行跟踪表
合同编号
合同名称
履行阶段
计划完成时间
实际完成时间
完成情况描述
存在问题
负责人
备注
CG-2024–
采购设备合同
设备生产
2024-03-31
2024-04-05
延迟5天交付
供应商原材料短缺
张*
已协商违约金
CG
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