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采购与供应商管理工具手册

一、手册说明与适用范围

本手册旨在规范企业采购活动全流程及供应商管理核心环节，通过标准化工具与操作指引，提升采购效率、控制运营成本、保障供应链稳定性。适用于企业采购部门、需求部门、财务部门及相关管理人员，涵盖供应商引入、评估、合作及采购执行、验收、付款等关键场景，助力企业实现采购管理的精细化与合规化。

二、供应商全生命周期管理操作步骤

（一）供应商引入与初选

需求发起

采购部门根据年度采购计划或新增需求（如新品开发、产能扩张等），明确采购品类、技术标准、预估数量及交付周期。

需求部门提交《采购需求申请单》，经部门负责人*审批后传递至采购部门。

供应商寻源

采购专员通过行业平台、展会、定向推荐等方式收集潜在供应商信息，建立《潜在供应商名录》。

优先选择具备行业资质认证、同类项目合作经验及良好市场口碑的供应商，保证源头合规。

资质审核

向潜在供应商发放《供应商资质调查表》，收集营业执照、相关行业许可证（如ISO9001、ISO14001等）、生产许可证、过往合作案例等材料。

采购部门联合法务、质量部门对资质文件进行真实性核查，剔除不符合基本要求的供应商。

初步筛选

组织评审小组（由采购、质量、技术部门人员组成），根据资质完整性、产能匹配度、价格区间等维度对供应商进行打分，筛选出3-5家候选供应商进入下一环节。

（二）供应商评估与分级

现场考察（可选）

对候选供应商的生产场地、工艺流程、质量控制体系、仓储物流能力进行实地考察，形成《供应商现场考察记录表》，重点关注产能稳定性与品控能力。

样品测试

要求供应商提供样品，由质量部门依据技术标准进行检测，出具《样品测试报告》；涉及定制化产品的，需联合需求部门进行小批量试用验证。

综合评估定级

评审小组从质量（30%）、价格（25%）、交期（20%）、服务（15%）、财务状况（10%）五个维度对供应商进行综合评分，评分标准

90分及以上：战略级供应商（优先合作，长期稳定采购）

80-89分：核心级供应商（重点合作，保障核心品类供应）

70-79分：合格级供应商（常规合作，定期复评）

70分以下：淘汰级供应商（终止合作）

评估结果经采购经理*审批后，录入《合格供应商名录》，并明确合作权限与范围。

（三）供应商关系维护与动态管理

绩效监控

采购部门按季度向需求部门、质量部门收集供应商绩效数据，包括：

质量指标：批次合格率、退货率、客诉处理及时率；

交付指标：准时交货率、订单满足率；

服务指标：响应速度、问题解决效率、配合度。

填写《供应商季度绩效评估表》，评分低于75分的供应商需发出《整改通知单》，限期30日内提交改进计划。

定期复评

每年对合格供应商进行全面复评，更新评分结果并调整供应商级别。战略级供应商每年至少开展一次战略合作沟通，优化合作模式；连续两年绩效不合格的供应商从《合格供应商名录》中移除。

合作终止与退出

出现以下情况时，经采购总监*审批后可终止合作：

提供虚假资质或关键信息；

连续三次绩效评估不合格且未有效整改；

违反合同约定（如质量重大缺陷、恶意延迟交货等）；

企业经营异常（如破产、停产等）。

合作终止前30日，供应商需完成未交付订单处理、账款结算及资料交接，填写《供应商退出确认单》。

三、标准化采购流程执行步骤

（一）采购需求确认与计划制定

需求汇总与审核

各部门每月25日前提交次月《采购需求计划表》，注明物料名称、规格型号、数量、到货日期、预算金额等信息。

采购部门核对需求合理性（如数量匹配度、预算符合性），与需求部门沟通确认后，汇总编制《月度采购计划》，报采购经理*审批。

采购方式确定

根据采购金额、物料特性选择采购方式：

公开招标：金额≥50万元或涉及大宗原材料；

邀请招标：金额20-50万元，邀请3家以上合格供应商；

询比价：金额5-20万元，向至少3家供应商询价；

单一来源：金额＜5万元或独家供应物料，需填写《单一来源采购审批表》说明理由。

（二）供应商选择与订单下达

招标/询比价执行

公开招标：通过指定平台发布招标公告，组织开标、评标，确定中标供应商并公示3个工作日。

询比价：向供应商发出《询价单》，要求在2个工作日内提供报价，汇总《比价分析表》（含报价、交期、付款条件等），按审批权限报批后确定成交供应商。

合同签订

采购专员与供应商签订《采购合同》，明确标的物信息、质量标准、交付条款、验收方式、付款条件、违约责任等关键内容，合同需经法务部门审核、采购总监*签字盖章后生效。

订单下达

根据合同信息录入《采购订单》（PO单），通过ERP系统发送至供应商，同时抄送仓库、质量部门，作为后续收货、验收的依据。

（三）订单执行与交付跟进

生产进度跟踪

采购专员每周与供应商确认订单生产进度，要求供应商提交《生产进度表》，对可能存在的延期风险（如原料短