会议策划执行清单.docVIP

会议策划执行清单工具模板

一、适用背景与目标

本工具适用于企业内部会议（如季度总结会、项目推进会）、客户对接会（如方案宣讲会、商务洽谈会）、行业峰会（如论坛、研讨会）等各类会议的策划与执行全流程。通过标准化清单管理，保证会议目标清晰、流程顺畅、责任到人，最终提升会议效率与参会体验，保障会议成果落地。

二、策划执行全流程步骤

（一）会前筹备阶段（会议前7-15天启动）

明确会议核心目标与定位

确定会议主题（如“2024年Q3产品战略发布会”）、核心目标（如“明确Q3产品方向，凝聚团队共识”）、预期成果（如输出《Q3产品规划方案》、签署3份客户合作意向书）。

区分会议类型：决策类（需输出明确决议）、沟通类（需促进信息同步）、培训类（需保证知识传递效果）。

制定会议议程与时间规划

细化议程内容：按“开场（5-10分钟）→主题发言（20-30分钟/人）→互动讨论（30-60分钟）→总结决议（10-15分钟）”逻辑排序，控制单环节时长不超过60分钟。

设定关键节点：如“议程确认截止日（会前3天）”“材料提交截止日（会前2天）”。

确定参会人员与分工

列出参会名单：核心决策人（如总经理）、议题负责人（如产品经理）、支持人员（如行政）、外部嘉宾（如客户代表）。

明确分工：

总负责人*：统筹全局，审批关键事项；

主持人*：把控议程节奏，引导互动；

后勤负责人*：负责场地、物资、餐饮；

技术支持*：负责设备调试、线上会议平台维护；

记录人*：整理会议纪要、行动项。

场地与物资筹备

场地选择：根据会议规模（10人以下选小型会议室，50人以上选多功能厅）、性质（线上/线下）确定场地，确认场地容量、设备（投影仪、麦克风、音响）、网络稳定性。

物资清单：

会议物料：签到表、议程手册、笔、纸、会议资料袋（含议程、参会须知、相关材料）；

设备物资：笔记本电脑、翻页笔、备用电池、充电宝；

其他：饮用水、茶歇（如会议超2小时）、横幅/背景板（需提前1天布置）。

宣传与通知

发送会议通知：至少提前5天通过邮件/企业发送，包含主题、时间、地点/线上、议程、参会人员、需提前准备的材料（如“请产品部提前准备Q3数据报表”）。

特殊提醒：对外部嘉宾发送“参会指南”（含交通路线、停车信息、联系人及电话*）。

应急预案准备

制定突发情况应对方案：

线下会议：设备故障（准备备用设备）、人员迟到（预留缓冲时间）、天气变化（提前确认室内场地）；

线上会议：平台崩溃（准备备用会议软件）、网络中断（提醒参会人员提前测试网络）。

（二）会中执行阶段（会议当天）

现场布置与设备调试

提前1小时到场：布置场地（摆放桌椅、调试投影/音响、设置签到台、悬挂背景板），检查设备连接（保证麦克风、电脑投屏正常）。

物资摆放：在签到台放置会议资料袋、笔、饮用水，茶歇区提前布置（如会议超2小时）。

签到与引导

签到方式：线上会议提前10分钟发送进入；线下会议采用签到表/电子签到器，核对参会人员信息。

引导服务：安排专人引导参会人员入座（如嘉宾坐前排），提醒会议纪律（如关闭静音、举手发言）。

按议程推进会议

开场阶段：总负责人*宣布会议开始，介绍参会人员及议程，明确会议目标。

主题发言：主持人控制每人发言时长，提醒议题负责人聚焦核心内容，技术支持保证投屏、话筒正常。

互动讨论：引导参会人员围绕议题发言，记录人*实时记录关键观点、待办事项及负责人。

总结决议：总负责人*总结会议成果，明确行动项（内容、负责人、完成时限），全体参会人员确认。

突发情况处理

设备故障：技术支持立即启用备用设备，主持人临时调整议程（如先进行讨论环节）。

发言超时：主持人*通过手势/提醒词控制时间，必要时礼貌打断。

争议问题：总负责人*引导聚焦解决方案，避免陷入争论，暂时无法达成一致的明确后续跟进人。

（三）会后总结阶段（会议后1-3天）

资料整理与归档

会议纪要：记录人在会后24小时内整理纪要，包含会议主题、时间、地点/参会人员、议程、关键决议、行动项（明确“事项+负责人+完成时限”），发送总负责人审核。

材料归档：将会议纪要、演示文稿、签到表、照片/视频等资料整理成文件夹，按“会议名称+日期”命名，存入共享文件夹（如企业盘）。

行动项跟进

责任人：行动项负责人需在纪要发出后1个工作日内确认任务，按时完成并反馈结果。

跟踪机制：总负责人*通过周会/项目管理工具（如飞书项目、钉钉待办）跟踪进度，未按时完成的及时提醒。

效果评估与反馈

会议评估：向参会人员发放问卷（线上/线下），收集对议程合理性、组织效率、内容价值的评分及建议（如“议程时间安排是否合理？”“会议目标是否达成？”）。

复盘总结：总负责人*组织核心团队召开复盘会，分析会议优点与不足（如“设备调试提前1小时，保障了会议流畅；下次需增加客户互动环节”），形成《会议复盘报