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行政事务流程标准化操作手册模板
一、引言
本手册旨在规范公司行政事务操作，统一流程标准，提高工作效率，明确责任分工，保证行政工作有序开展。手册适用于公司全体员工，涵盖办公设备管理、会议室使用、费用报销、访客接待、文件归档等高频行政场景，各部门需严格参照执行，保证流程合规、责任到人。
二、办公设备申领与管理流程
（一）适用范围与场景
本流程适用于公司各类办公设备的申领、领用、归还、报废等全生命周期管理，具体场景包括：
新员工入职需配置办公设备（如电脑、办公椅、文具等）；
现有设备损坏无法修复需更换；
部门因业务拓展需新增设备；
员工离职或岗位调动需办理设备归还手续。
（二）标准化操作步骤
1.申领发起
操作主体：申请人（部门员工或部门负责人）
操作内容：登录公司OA系统或填写《办公设备申领表》（见表1），详细注明设备名称、型号规格、数量、申领事由（如“新员工入职”“设备更换”）、预计使用期限等信息，至行政部审批流程。
依据文件：《公司固定资产管理办法》《行政部岗位职责说明书》
2.部门审核
操作主体：部门负责人
操作内容：在OA系统中审核申领需求的合理性，重点核对部门人员编制与设备配置标准的匹配度（如人均1台电脑、1把办公椅），确认无误后签字提交至行政部。
时效要求：1个工作日内完成审核。
3.行政部审批
操作主体：行政专员*
操作内容：
（1）核对申领设备是否符合公司配置标准（如普通员工配置基础款电脑，管理层配置高功能电脑）；
（2）查询库存情况，若库存充足，直接审批通过；若库存不足，联系采购部协调采购，待到货后通知申请人领用。
时效要求：2个工作日内完成审批（涉及采购的需延长至采购完成后）。
4.设备发放与登记
操作主体：行政专员*
操作内容：
（1）通知申请人到行政部领取设备，核对申领信息与实物是否一致；
（2）在《办公设备台账》（见表2）中登记设备编号、领用人、领用日期、设备状态等信息，并由领用人签字确认；
（3）发放设备使用说明书（如电脑需附带系统安装盘、驱动程序等）。
5.归还与报废
操作主体：原领用人、行政专员*
操作内容：
（1）员工离职或岗位调动时，需将设备清理至初始状态（如删除个人文件、恢复出厂设置），交还行政部；
（2）行政部检查设备完好性，在《办公设备台账》中更新“归还日期”“设备状态”；
（3）若设备无法修复或达到使用年限，由行政部发起报废流程，经财务部审核后按公司规定处置。
（三）配套表单模板
表1：办公设备申领表
申请人信息
姓名
部门
工号
联系方式
设备信息
设备名称
型号规格
数量
单位（台/套）
申领事由
□新员工入职□设备更换□业务拓展□其他：_______
预计使用期限
□6个月以内□6-12个月□1年以上□长期使用
部门负责人意见
签字：__________日期：_______
行政部审核意见
签字：__________日期：_______
领取确认
领用人签字：__________领用日期：_______设备序列号：_______
表2：办公设备台账
设备编号
设备名称
型号规格
领用人
领用日期
归还日期
设备状态（良好/损坏/报废）
管理责任人
（四）执行要点与风险规避
设备配置标准：行政部需每年更新《办公设备配置标准表》，明确不同岗位的设备配置权限，避免资源浪费。
责任追溯：设备领用后，由领用人全权保管，若因人为损坏导致设备无法使用，需按《员工手册》规定承担赔偿责任。
库存管理：行政部每月更新《办公设备库存清单》，保证账实相符，对低值易耗品（如文具）实行“季度盘点”，对固定资产（如电脑）实行“年度盘点”。
三、会议室使用与管理流程
（一）适用范围与场景
本流程适用于公司各类会议室（普通会议室、大型会议室、视频会议室）的预约、使用、维护等管理，具体场景包括：
部门内部会议（如周例会、项目讨论会）；
跨部门协作会议（如项目启动会、协调会）；
外部会议（如客户洽谈、供应商对接）；
培训、宣讲等活动。
（二）标准化操作步骤
1.预约申请
操作主体：会议发起人（部门员工或会议组织者）
操作内容：
（1）通过公司会议室预约系统（如OA系统、钉钉预约）填写《会议室使用申请表》（见表3），选择会议室、使用时间、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、视频会议系统）等信息；
（2）会议主题、议程（如有外部参会人员，需注明单位及姓名），提交至行政部审核。
时效要求：至少提前1个工作日预约（大型会议室需提前3个工作日）。
2.审核与确认
操作主体：行政专员*
操作内容：
（1）核对会议室使用时间是否与其他会议冲突，设备是否可用；
（2）若会议室被占用，建议调整时间或更换同类型会议室；
（3）审核通过后，在系统中确认预约，并向发起人发送“会议室预约成功”通知。
特殊情况
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