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合同管理标准化合同模板库使用指南

第一章：应用场景概览

标准化合同模板库是企业合同管理的核心工具，适用于各类组织在业务开展中需快速、规范起草、审核及管理合同的场景。具体包括：

日常业务签约：企业采购、销售、服务合作等常规业务中，需快速结构清晰、条款合规的合同文本；

新员工培训：帮助法务、业务部门新员工快速掌握合同起草要点，降低因经验不足导致的条款遗漏或风险；

合规风控管理：通过统一模板保证合同内容符合法律法规及企业内部制度要求，规避法律纠纷；

跨部门协作：为销售、采购、财务等部门提供标准化合同框架，减少跨部门沟通成本，提升审批效率；

历史合同优化：基于过往典型案例修订模板，形成企业专属的合同标准体系，持续降低合同管理成本。

第二章：模板库操作流程详解

2.1登录与权限验证

操作步骤：

企业内部员工通过企业统一身份认证系统登录合同管理系统（如OA、法务管理系统）；

系统根据员工岗位自动分配权限：业务岗可查看和使用基础模板，法务岗可编辑模板及审核合同，管理员可管理模板库及用户权限。

注意事项：严禁越权操作，离职员工权限需及时由管理员注销。

2.2模板检索与选择

操作步骤：

登录系统后，进入“合同模板库”模块，通过以下方式检索目标模板：

按业务类型筛选：如“采购合同”“服务合同”“劳动合同”等大类；

按关键词搜索：输入合同名称、标的物（如“设备采购”“咨询服务”）或核心条款关键词；

按模板编号查询：若已知模板编号（如“CG-2024-001”），可直接输入检索。

检索结果页显示模板名称、适用场景、最新更新时间及版本号，“预览”查看模板内容，确认后“使用模板”。

注意事项：优先选择标注“最新版本”的模板，避免使用已废止版本；若模板与实际业务存在差异，需通过“模板定制”流程申请修改。

2.3内容填写与定制

操作步骤：

系统自动打开模板编辑界面，已填充标准条款（如合同主体、违约责任、争议解决方式等），需填写的空白字段（如“甲方名称”“合同金额”“履行期限”）以红色下划线标注；

按照提示填写具体信息，保证内容真实、准确：

合同主体：填写甲方、乙方的全称、统一社会信用代码、法定代表人及联系方式（联系方式仅限企业固话或官方邮箱，禁止填个人手机号）；

核心条款：如标的物名称、规格、数量、价款（需注明大写）、履行时间、地点、验收标准等，需与双方协商结果一致；

特殊条款：若模板未覆盖的特殊需求（如保密条款、知识产权归属），需在“补充条款”栏添加，并注明“本条款与标准条款具有同等法律效力”。

填写完成后，“保存草稿”，系统自动合同编号（规则：业务类型缩写-年份-流水号，如“FW-2024-005”）。

注意事项：禁止删除模板中的标准条款，若确需修改，需通过“条款变更申请”提交法务岗审核；金额、日期等关键信息需反复核对，避免笔误。

2.4内部审核与修订

操作步骤：

“提交审核”，系统根据合同类型自动推送至审核部门（如金额10万元以下由部门经理审核，10万元以上由法务岗经理审核）；

审核人收到任务后，需在1个工作日内完成审核，重点关注：

合同主体是否具备履约能力；

核心条款是否符合法律法规及企业制度；

补充条款是否与标准条款冲突；

填写信息是否完整、准确。

若审核不通过，审核人需在系统中填写“审核意见”（如“验收标准需明确具体指标”“违约责任比例过低”），并退回至填写人修改；审核通过后，“确认审核通过”。

注意事项：审核意见需具体明确，避免模糊表述（如“修改合同”）；填写人需根据意见逐条修改，修改后重新提交审核，直至通过。

2.5合同签署与归档

操作步骤：

审核通过后，系统正式合同文本，“打印”一式三份（甲乙双方各执一份，企业存档一份）；

由法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章（骑缝章），对方完成签字盖章后，扫描合同文本至系统，时需确认扫描件清晰、完整；

系统自动将合同归档至“已签署合同”文件夹，关联合同编号、签署日期、双方主体等信息，支持按条件查询（如按合同名称、签署时间）。

注意事项：合同必须加盖企业公章或合同专用章，个人签字无效；扫描件需与原件一致，禁止篡改；归档后合同文本如需借阅，需通过OA系统申请，经法务岗*经理审批后方可查阅。

第三章：核心模板表格示例

3.1合同基本信息表（模板库自动）

合同编号

合同名称

甲方名称

乙方名称

合同类型

签署日期

合同金额（元）

履行期限

审核人

FW-2024-005

咨询服务合同

*科技有限公司

*管理咨询有限公司

服务类

2024-03-15

50,000.00

2024-04-01至2024-09-30

*经理

3.2合同审批流程表（系统自动记录）

审批环节

审批人

审批意见

审批时间

审批结果

部门初审

*部门经理

同意提交法务审核

2024-03-1014:30

通过

法务复审

*