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企业资产设备采购管理工具包

一、适用工作情境

本工具包适用于企业内各类资产设备采购管理场景，包括但不限于：

新项目启动所需设备采购（如新建生产线、研发实验室设备配置）；

现有设备更新换代（如老旧设备报废后的功能替代升级）；

日常运营补充采购（如办公设备、IT耗材、生产辅助工具等）；

部门临时性需求采购（如展会活动设备、应急维修工具等）。

通过标准化流程管理，保证采购合规、成本可控、资产可追溯，满足各部门高效、规范的业务需求。

二、标准化操作流程

阶段一：需求提报与初审

需求发起

申请人（部门负责人或指定员工*）根据业务需求，填写《资产设备采购需求申请表》（见表1），明确设备名称、规格型号、数量、预估单价、用途、到货时间等关键信息，并附技术参数要求（如适用）。

需求部门负责人对申请的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至采购管理部门。

需求初审

采购管理部门收到申请后，重点审核：需求是否符合企业年度采购计划、预算是否匹配、技术参数是否清晰、是否存在重复采购等。

初审通过后，进入预算审批环节；初审不通过的，反馈需求部门补充说明或调整。

阶段二：预算审批与计划立项

预算审核

采购管理部门将《采购需求申请表》提交至财务部门，审核采购预算是否在部门年度预算额度内，是否符合成本控制要求。

预算金额在部门审批权限内的，由部门负责人审批；超权限的，需按企业层级逐级上报（如分管副总、总经理）审批。

计划备案

预算审批通过后，采购管理部门在《年度采购计划台账》（见表2）中登记采购项目信息，唯一采购编号，作为后续流程跟进依据。

阶段三：供应商选择与比价

供应商寻源

采购管理部门根据设备类型，通过企业合格供应商库、公开招标、行业推荐等渠道筛选潜在供应商，优先选择具备资质、信誉良好、服务完善的合作方。

对于标准化设备（如办公电脑、打印机），可从电商平台或协议供应商处采购；对于定制化或高价值设备，需至少邀请3家供应商参与报价。

比价与评估

采购管理部门组织技术部门、使用部门对供应商报价进行技术参数对比、价格分析，填写《供应商评估比价表》（见表3），重点评估：报价合理性、资质证明（营业执照、相关行业许可证）、售后服务承诺、交货周期等。

评估结果需经采购部门负责人、技术部门负责人联合签字确认，确定最终供应商。

阶段四：合同签订与订单下达

合同拟定

采购管理部门根据比价结果，与供应商拟定《资产设备采购合同》（见表4），明确以下条款：设备名称、规格型号、数量、单价、总金额、交货时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任、售后服务等。

合同需经法务部门（如设置）审核合规性，保证条款无法律风险。

合同审批与签署

合同按企业审批权限逐级上报（如采购经理→分管副总→总经理），审批通过后，由授权代表（如采购总监）与供应商正式签署，双方各执一份原件。

订单下达

采购管理部门根据签署的合同，向供应商下达《采购订单》（见表5），同步抄送财务部门、使用部门，明确交货细节与要求。

阶段五：到货验收与资产入库

到货核对

供应商按订单约定时间交货后，采购管理部门组织使用部门、库管员共同到场，核对设备数量、外观、型号是否与订单一致，检查包装是否完好。

功能验收

使用部门根据技术参数要求，对设备功能、功能进行测试（如设备通电测试、软件兼容性验证），填写《设备验收单》（见表6），验收合格则签字确认；验收不合格的，需记录问题并要求供应商限期整改或更换。

资产入库

验收通过后，库管员办理入库手续，在《资产实物台账》（见表7）中登记设备信息（名称、编号、入库日期、存放地点等），并粘贴资产标签（含唯一资产编码）。

采购管理部门同步更新《资产采购总台账》（见表8），保证账实一致。

阶段六：付款结算与档案归档

付款申请

供应商提交发票（需与合同、订单信息一致）、验收单等付款凭证，采购管理部门核对无误后，填写《付款申请单》（见表9），附相关合同、验收单据，按财务审批流程申请付款。

款项支付

财务部门审核付款单据无误后，通过银行转账或支票方式向供应商支付款项，并保留支付凭证。

档案归档

采购管理部门将本次采购全流程资料（需求申请、审批记录、比价表、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于5年，便于后续查阅与审计。

三、配套工具表格

表1：资产设备采购需求申请表

申请部门

申请人*

申请日期

采购编号

设备名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

技术参数要求（可附页）

需求部门负责人签字

采购管理部门初审意见

财务部门预算审核意见

最终审批意见

表2：年度采购计划台账

序号

采购编号

设备名称

需求部门

预算金额（元）

计划到货日期

实际到货日期

状态（待执行/执行中/已完成）

1

2

表3：供应商评估比价表

采购编号

设备名称

需求数量

评估维度

供应商A

供应