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质量管理过程记录及问题分析模板

一、模板概述与价值

本模板旨在为各类组织提供标准化的质量管理过程记录及问题分析工具，通过系统化梳理质量活动轨迹、精准定位问题根源、推动改进措施落地，帮助组织实现质量风险的早发觉、早分析、早解决，持续提升产品/服务质量与客户满意度。模板适用于制造业、服务业、工程建设、IT研发等多领域，可灵活应用于生产巡检、客户投诉处理、项目验收、内部审核等全质量场景。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本模板适用于组织内所有涉及质量管控的环节，包括但不限于：原材料检验、过程质量控制、成品验收、服务交付、不合格品处理、客户投诉响应、质量体系审核等。

（二）典型应用场景

制造业生产过程：记录生产线巡检中发觉的外观瑕疵、尺寸偏差等问题，分析原因并制定纠正措施；

服务业客户投诉：针对客户反馈的服务响应慢、结果不符预期等问题，记录处理过程并分析根本原因；

工程建设：记录施工过程中的材料不合格、工艺不规范等问题，推动整改并预防重复发生；

IT项目研发：记录测试阶段发觉的功能缺陷、功能瓶颈等问题，定位技术原因并优化开发流程。

三、详细操作步骤

（一）步骤一：明确记录对象与范围

根据质量活动类型，确定需记录的具体环节（如“A车间首件检验”“B项目客户验收”），明确记录的时间范围（如“2023年10月1日-10月31日”）、责任主体（如“质量部主管”“生产部班组长”），保证记录覆盖所有关键质量控制点。

（二）步骤二：填写质量管理过程记录表

基础信息登记：在“质量管理过程记录表”（见表1）中准确填写记录编号（如“ZL001”）、记录日期、所属项目/产品名称、记录环节（如“装配工序”）、天气/环境条件（如“温度25℃，湿度60%”）；

问题描述：采用“5W1H”原则具体描述问题现象，包括：

What：问题具体表现（如“产品外壳存在划痕，长度约5mm”）；

When：问题发生时间（如“2023年10月5日14:30”）；

Where：问题发生位置（如“3号装配线工位5”）；

Who：发觉人/责任人（如“质检员小王”“操作工”）；

Why：初步判断的可能原因（如“工位台面有毛刺”）；

How：问题影响范围（如“涉及当日生产20件，不良率10%”）；

证据附件：附上问题照片、检测报告、客户邮件等佐证材料，保证信息可追溯。

（三）步骤三：开展问题原因分析

组建分析小组：根据问题复杂程度，由质量部牵头，组织生产、技术、研发等相关岗位人员（如“技术工程师张工”“生产主管赵主管”）组成临时分析小组；

选择分析方法：

简单问题：采用“5Why分析法”，连续追问“为什么”直至找到根本原因（如“外壳划痕→工位台面有毛刺→台面未定期打磨→维护计划未明确频次”）；

复杂问题：采用“鱼骨图分析法”，从“人、机、料、法、环、测”6个维度展开分析（见图1示例）；

填写问题分析表：在“问题分析表”（见表2）中记录直接原因（如“工位台面毛刺”）、根本原因（如“设备维护标准未明确台面打磨周期”）、分析方法、分析结论及分析人签名。

（四）步骤四：制定并落实改进措施

措施制定：针对根本原因，制定具体、可量化、可实现的改进措施，明确“5W2H”：

What：措施内容（如“修订《设备维护规程》，增加台面周打磨要求”）；

Why：措施目的（如“避免台面毛刺导致产品划伤”）；

Who：责任部门/责任人（如“设备部经理牵头，维修工师傅执行”）；

When：完成时间（如“2023年10月15日前完成规程修订，10月20日起实施”）；

Where：措施实施地点（如“3号装配线所有工位”）；

How：实施方法（如“每周五下班前对工位台面进行打磨，质检员每周一核查”）；

Howmuch：资源需求（如“配备砂纸20张，培训维修工打磨操作”）；

填写改进措施跟踪表：在“改进措施跟踪表”（见表3）中登记措施信息，并定期更新实施进度（如“10月12日完成规程初稿，10月14日审核通过”）。

（五）步骤五：验证效果与闭环管理

效果验证：措施实施后，通过质量数据对比（如“不良率从10%降至2%”）、现场检查（如“连续两周未发觉划痕问题”）、客户反馈（如“投诉量减少50%”）等方式验证有效性；

闭环归档：若措施有效，将相关记录（记录表、分析表、措施表、验证报告）整理归档，纳入组织质量知识库；若效果未达标，重新启动原因分析并调整措施。

四、模板表格示例

表1：质量管理过程记录表

记录编号

ZL001

记录日期

2023年10月5日

项目/产品名称

C型配件（批次：C202310）

所属环节

装配工序

天气/环境条件

温度25℃，湿度60%

发觉人

*质检员小王

问题描述

What：产品外壳右侧存在长度3-5mm的划痕；When：14:30首件检验时发觉；W