采购管理流程与标准化操作手册.docVIP

采购管理流程与标准化操作手册

一、适用范围与典型应用场景

本手册适用于企业内部各类采购活动，涵盖生产物料、办公设备、服务外包等采购类型，适用于采购部门、需求部门、财务部门、仓储部门等相关岗位。典型应用场景包括：

新产品研发阶段的原材料紧急采购；

日常办公耗材的定期批量采购；

设备维护服务的框架协议采购；

分公司/项目组异地采购的流程管控；

新员工入职采购流程培训及操作指导。

二、标准化操作流程详解

（一）需求申请与审批

需求发起

需求部门根据业务计划或实际需要，填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等信息。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算准确性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

采购部门审核

采购部门接收需求后，核对需求的完整性（如规格是否清晰、预算是否合规），对技术参数复杂的需求，可组织需求部门、技术部门共同评审，保证需求可执行。

审核通过后，根据采购金额及企业权限规定，提交至对应层级审批（如：金额≤5000元由采购经理审批；5000元＜金额≤50000元由分管副总审批；金额＞50000元需总经理*审批）。

审批结果反馈

审批通过后，采购部门在1个工作日内将《采购需求申请表》反馈至需求部门，启动采购流程；审批驳回的，需明确驳回原因（如预算超限、需求描述不清等），需求部门整改后重新提交。

（二）供应商寻源与评估

供应商信息收集

采购部门通过企业合格供应商库、行业展会、公开招标平台等渠道收集供应商信息，优先选择合作3年以上、履约记录良好的供应商。

对新供应商，要求其提供营业执照、相关资质证书（如ISO9001认证、行业生产许可证）、产品样品（如需）、报价单等资料。

供应商资质审核与评估

采购部门联合质检部门、技术部门对供应商资质进行审核，重点核查证照有效性、生产/服务能力、质量保证体系等。

采用《供应商评估表》进行量化评分（评分维度包括：价格占比30%、质量占比25%、交期占比20%、服务占比15%、合作稳定性占比10%），评分≥80分的可纳入合格供应商库；评分＜80分的，要求限期整改，整改后仍不达标的淘汰。

供应商选择与谈判

根据采购需求类型，选择合适的采购方式：

单一来源采购：仅1家供应商可满足需求的（如专利产品），需经总经理*审批；

竞价采购：邀请3家及以上合格供应商报价，综合价格、质量、交期确定中标方；

招标采购：达到招标金额标准的（如＞100000元），按企业招标管理办法执行。

确定供应商后，采购部门与供应商就价格、交货期、付款方式、违约责任等进行谈判，达成一致后签订《采购合同》。

（三）采购订单与下达

订单编制

采购部门根据审批通过的《采购需求申请表》及《采购合同》，在ERP系统中《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物料编码、名称规格、数量、单价、总价、交货地点、交货日期、付款条款等关键信息。

订单需经采购经理*审核，保证与合同、需求信息一致，避免错漏。

订单下达与确认

审核通过后，采购部门将《采购订单》正式下达给供应商，并通过邮件/系统发送电子订单，要求供应商在1个工作日内确认订单（如对交期、数量有异议需书面反馈）。

供应商确认后，采购部门将订单同步至需求部门、仓储部门，作为后续到货、验收的依据。

（四）订单执行与跟踪

生产/备货跟踪

采购专员*定期与供应商对接，知晓订单生产进度（如物料采购、生产排期）、发货准备情况，对紧急订单（如3日内需到货）每日跟踪，保证供应商按期交货。

若供应商可能无法按期交货，需提前2个工作日告知采购部门，采购部门及时与需求部门沟通，协商调整交期或启动备选供应商。

物流安排与信息同步

供应商发货后，需提供物流单号至采购部门，采购部门在系统中更新订单状态，并通知需求部门、仓储部门做好收货准备。

对运输有特殊要求的物料（如易碎品、冷链品），需要求供应商选择合规物流服务商，并提供运输过程中的温湿度记录（如需）等保障措施。

（五）到货验收与入库

到货核对

仓储部门根据《采购订单》核对到货物料：检查外包装是否完好、数量是否与订单一致、供应商名称是否匹配，核对无误后签收《送货单》。

若发觉数量不符、包装破损等问题，需当场记录（拍照留存），并在2小时内反馈采购部门及供应商，协商处理方案（如补货、退换货）。

质量检验

需求部门或质检部门根据《采购订单》及技术标准对物料进行质量检验：

原材料：检验规格、材质、功能参数等，填写《检验报告》；

办公设备：检验外观、功能、配件完整性等，进行试用测试；

服务类：对照服务范围、交付标准验收成果（如项目报告、培训记录）。

检验合格：需求部门、质检部门、仓储部门在《到货验收单》上签字确认；检验不合格：填写《不合格品处理单》，采购部门负责与供应商协商退货、换货或索赔，相关费用由供应商承担。

系统入库

验收合