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采购管理标准化操作手册及表格模板

一、手册适用范围与核心目标

本手册适用于企业内部各类采购活动，涵盖生产物料、办公用品、固定资产、服务外包等采购类型，涉及需求部门、采购部、财务部、仓库、法务部等协同部门。核心目标是通过标准化流程规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购合规性，防范采购风险，保障物资及时供应与质量达标。

二、标准化采购操作流程详解

（一）需求提报与确认

责任部门：需求部门、采购部

关键动作：

需求部门根据业务需求（如生产计划、办公消耗、设备更新等），填写《采购需求申请表》，明确物料名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价、需求日期、用途说明及附件（如图纸、技术参数等）。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部。

采购部对接需求部门，确认需求的细节（如技术参数、交付时间），并核查库存情况（若为常规物料），避免重复采购。

输出文档：《采购需求申请表》（需求部门负责人签字版）

（二）采购方式确定与审批

责任部门：采购部、财务部、管理层

关键动作：

采购部根据采购金额、物料类型及市场情况，确定采购方式（公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等），具体标准

单次采购金额≥10万元：公开招标或邀请招标；

1万元≤单次采购金额＜10万元：至少3家供应商询比价；

单次采购金额＜1万元或紧急采购：直接采购（需注明紧急原因）。

采购部填写《采购审批表》，附采购方式说明、供应商初步名单（若有），提交至财务部审核预算。

财务部核对采购预算与申请金额，保证不超支；审核通过后，按权限提交至对应层级管理层审批（如部门总监、总经理）。

输出文档：《采购审批表》（财务部、管理层签字版）

（三）供应商选择与管理

责任部门：采购部、需求部门、质检部

关键动作：

寻源：采购部通过企业供应商库、行业平台、公开招标等方式筛选供应商，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）。

评估：组织需求部门、质检部对供应商进行综合评估，评估维度包括：价格（占比30%）、质量（占比30%）、交付能力（占比20%）、服务（占比10%）、资质（占比10%），填写《供应商评估表》。

谈判：根据评估结果，与候选供应商进行价格谈判、条款确认，确定最终供应商及报价。

名录管理：将合格供应商纳入《合格供应商名录》，定期（每半年）对其绩效（交货准时率、合格率、配合度等）进行复评，不合格供应商予以清退。

输出文档：《供应商评估表》《合格供应商名录》

（四）合同签订与交底

责任部门：采购部、法务部、供应商

关键动作：

采购部根据谈判结果，起草《采购合同》，明确双方权利义务，包括：物料名称、规格型号、数量、单价、总价、交付时间与地点、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等。

法务部对合同条款进行合规性审核，重点核查法律风险、违约责任界定等，审核通过后，由采购部与供应商签字盖章（电子合同需符合《电子签名法》规定）。

采购部组织合同交底会，向需求部门、仓库、财务部等传递合同关键信息（如交付日期、验收标准），保证各方协同执行。

输出文档：《采购合同》（法务部审核版、双方签字盖章版）

（五）订单执行与交付

责任部门：采购部、供应商、仓库

关键动作：

采购部根据合同签订结果，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物料信息、交付时间、收货地址、联系人等，要求供应商按订单履约。

供应商按订单要求组织生产/备货，提前3个工作日向采购部发送《发货通知单》（含物流信息、物料清单）。

仓库根据订单信息准备收货，核对供应商《发货通知单》与实际到货物料名称、规格、数量是否一致，无误后签收并填写《物料入库单》，同步反馈至采购部。

输出文档：《采购订单》《发货通知单》《物料入库单》（仓库签字版）

（六）验收与质量确认

责任部门：仓库、需求部门、质检部

关键动作：

外观与数量验收：仓库核对到货物料外包装是否完好，数量与《物料入库单》一致，确认无误后入库。

质量验收：

常规物料：由仓库按《物料检验规范》进行抽检或全检，填写《物料验收记录》；

定制化/关键物料：由质检部或需求部门联合验收，必要时送第三方检测机构检测，出具《质量检测报告》。

验收合格：需求部门、仓库、质检部在《物料验收单》上签字确认；验收不合格，由采购部联系供应商处理（退货、换货或索赔），并填写《不合格品处理记录》。

输出文档：《物料验收单》《质量检测报告》（若有）、《不合格品处理记录》（若有）

（七）付款结算与财务处理

责任部门：财务部、采购部

关键动作：

采购部收集付款所需单据：合同复印件、《物料入库单》《物料验收单》《发票》（增值税专用发票/普通发票），核对单据信息一致后，填写《付款申请单》。

财务部审核单据：核查发票真伪、金额与合同/订单是否一致、验收是否合格、是否符合