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固定资产管理流程及记录模板

一、适用范围与应用场景

二、固定资产全生命周期管理操作步骤

（一）需求申请与预算审批

需求发起：使用部门根据工作需要，填写《固定资产购置申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用人等信息，部门负责人签字确认。

预算审核：财务部门根据年度预算情况，审核购置申请的合规性及预算匹配度，重点核查是否属于必要采购、是否超预算，签署审核意见。

最终审批：根据资产金额及权限，由分管领导或总经理审批（例如：单价5000元以下由部门负责人审批，5000-20000元由分管领导审批，20000元以上由总经理审批）。

（二）采购与验收入库

采购执行：采购部门根据审批通过的《固定资产购置申请表》，通过公开招标、询价或定点供应商采购等方式完成采购，签订采购合同（需注明资产规格、质保期、售后服务等条款）。

到货验收：资产到货后，由采购部门、使用部门、资产管理部门共同验收：

核对资产名称、规格型号、数量、外观是否与采购一致；

检查资产功能、配件（如说明书、保修卡）是否完好；

填写《固定资产验收单》，三方验收人签字确认。

入库登记：资产管理部门根据《固定资产验收单》及采购发票，在固定资产管理系统中创建资产档案，分配唯一资产编号（编号规则建议：年份-资产类别-流水号，如“2024-BJ-001”），并粘贴资产标签（标签包含编号、名称、购置日期等）。

（三）领用与调拨管理

领用登记：使用部门或员工凭审批通过的《固定资产领用申请表》到资产管理部门领用，领取时核对资产信息，签字确认《固定资产领用登记表》，明保证管责任人。

内部调拨：因部门调整或工作需要，资产需跨部门转移时，由调入部门填写《固定资产调拨申请单》，注明调入/调出部门、资产信息、调拨原因，经双方部门负责人及资产管理部门审批后，更新资产台账中的“使用部门”及“保管人”信息，并签署《固定资产调拨交接单》。

（四）日常维护与盘点核查

日常维护：使用部门负责资产的日常清洁、简单保养，发觉故障及时报修；资产管理部门建立《固定资产维护记录表》，记录维修时间、维修内容、费用、维修单位等信息，保证资产处于良好状态。

定期盘点：资产管理部门每年至少组织一次全面盘点，可结合季度抽查：

提前3个工作日下发盘点通知，明确盘点时间、范围及要求；

使用部门配合清点实物，核对资产编号、名称、状态与台账是否一致；

填写《固定资产盘点表》，注明“账实相符”“盘盈”“盘亏”等情况，对差异项说明原因，经部门负责人签字后报资产管理部门汇总。

差异处理：对盘点发觉的盘盈、盘亏情况，资产管理部门牵头调查，明确责任（如管理疏忽、使用不当等），形成《资产盘点差异报告》，按权限审批后调整台账，涉及赔偿的按公司规定执行。

（五）报废与处置管理

报废申请：资产达到使用年限（如电子设备5年、机械设备10年等）、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门填写《固定资产报废申请单》，注明资产信息、报废原因、技术鉴定意见（可由技术部门或第三方机构出具）。

审批核查：资产管理部门核实报废资产的原始记录、状态及残值情况，财务部门审核资产净值及残值评估，按审批权限报领导审批（如大型、贵重资产需经总经理办公会审批）。

处置执行：审批通过后，资产管理部门通过公开拍卖、报废回收等方式处置残值，签订处置协议，收回残值款项；财务部门根据处置凭证进行账务处理，资产台账中标注“已报废”，并归档相关资料（申请单、审批单、处置协议等）。

三、固定资产管理常用记录表单

（一）固定资产台账表

资产编号

资产名称

规格型号

资产类别

购置日期

原值（元）

使用部门

保管人

存放地点

资产状态（在用/闲置/维修/报废）

备注

2024-BJ-001

办公电脑

联想ThinkPad14

办公设备

2024-03-15

5500

市场部

张*

3号楼201办公室

在用

含鼠标、键盘

2024-SC-002

数控机床

XK714

生产设备

2024-01-10

85000

生产部

李*

1号车间

在用

2024年6月维护一次

（二）固定资产入库单

入库日期

资产编号

资产名称

规格型号

数量

供应商

验收情况（完好/瑕疵）

采购人

验收人

保管人

备注

2024-03-15

2024-BJ-001

办公电脑

联想ThinkPad14

1

科技公司

完好

王*

赵*

刘*

质保3年

（三）固定资产领用/转移申请单

申请部门

申请人

申请日期

资产编号

资产名称

领用/转移原因

预计归还/调入部门

审批人

领用人/调入人

交接日期

市场部

张*

2024-03-15

2024-BJ-001

办公电脑

新员工入职

市场部

陈*

张*

2024-03-16

（四）固定资产盘点表

盘点日期

资产编号

资产名称

台账数量

实盘数量

差异（盘+/盘-）

差异原因

责任人

盘点人