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企业行政管理规范手册及

前言

本手册旨在规范企业日常行政管理流程，明确各环节操作标准，提升行政工作效率与服务质量，保障企业运营有序进行。手册适用于企业各部门及全体员工，涵盖办公环境、会议、档案、办公用品、车辆、接待、印章及安全应急管理八大核心模块，各环节需严格遵循规范要求，保证行政工作标准化、规范化。

一、办公环境管理规范

适用范围与场景

本模块适用于企业总部及各分支机构的办公区域（包括办公室、会议室、走廊、茶水间、卫生间等公共区域）的环境维护与管理，旨在营造整洁、有序、安全的办公环境，提升员工工作舒适度。

规范操作流程

环境标准制定

行政部牵头制定《办公环境管理标准》，明确各区域清洁标准（如地面无杂物、桌面整洁、文件归档有序）、物品摆放规范（如办公桌椅间距、绿植摆放位置）及安全要求（如消防通道畅通、用电安全），经总经理审批后发布。

日常维护责任划分

员工个人：负责本人办公桌面及周边1米范围内的清洁整理，下班前关闭个人电脑、照明设备电源。

部门负责人：监督本部门办公区域环境，每周组织一次部门内部自查。

行政部：每日安排保洁人员对公共区域（走廊、茶水间、卫生间等）进行清洁，每周五组织全公司办公环境联合检查。

定期检查与整改

行政部每周五下午开展办公环境检查，对照《办公环境管理标准》评分（满分100分，80分以下为不合格），检查结果在内部公告栏公示。对不合格部门，下达《环境整改通知单》，明确整改内容及时限（一般不超过3个工作日），整改完成后行政部复查确认。

配套

表1：办公环境检查评分表

检查区域

检查项目

评分标准（10分制）

得分

备注

办公室

桌面整洁度

物品摆放有序，无杂物

文件归档情况

分类清晰，无随意堆放

电源关闭情况

下班前关闭所有设备

公共区域（走廊）

地面清洁度

无纸屑、污渍

消防通道畅通

无障碍物阻挡

茶水间

台面整洁度

无水渍、食物残渣

微波炉/冰箱清洁

无异味、污渍

检查人

部门负责人签字

检查日期

总分：

关键执行要点

清洁工具需定点存放，严禁随意丢弃；茶水间使用后及时清理个人使用区域。

严禁在办公区域吸烟、堆放与工作无关的物品（如个人行李箱、大件生活用品）。

季节性环境调整（如夏季空调温度设置不低于26℃、冬季不高于20℃）需符合节能要求。

二、会议管理规范

适用范围与场景

本模块适用于企业各类会议（包括部门例会、项目研讨会、客户洽谈会、股东大会等）的筹备、召开、纪要整理及后续跟进，旨在提升会议效率，保证会议目标明确、结论落地。

规范操作流程

会议申请与准备

会议发起人需提前2个工作日通过OA系统提交《会议申请单》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、白板、会议资料）。

行政部根据申请内容协调会议室（优先使用视频会议室，跨区域参会需提前测试设备），并提前30分钟完成会场布置（调试设备、摆放座椅、准备茶水等）。

会议召开过程管理

参会人员需提前5分钟入场，会议开始后关闭手机或调至静音模式，未经主持人允许不得中途离场。

主持人需严格控制会议时间，严格按照议程推进，避免讨论与主题无关内容。指定专人记录会议要点（包括讨论内容、决议事项、责任部门/人及完成时限）。

会议纪要与落实跟进

会议结束后2个工作日内，由会议记录人整理《会议纪要》，经会议发起人及部门负责人*审核后，通过OA系统发送至所有参会人员及相关部门。

决议事项的责任部门需在纪要要求的时限内完成工作，并在下次部门例会上汇报进展；行政部每月对决议事项落实情况进行统计，形成《会议决议跟踪表》报总经理审阅。

配套

表2：会议申请单

会议主题

会议时间

年月日时分

会议地点

□总部会议室□分支机构会议室□线上会议

参会人员

会议议程

1.2.3.

所需物料

□投影仪□白板□资料□其他

发起部门

申请人签字

行政部审核意见

审核人签字

表3：会议纪要模板

会议名称

会议时间

年月日时分

会议地点

主持人

参会人员

记录人

会议议程及讨论内容

1.议题一：-讨论要点：-结论：2.议题二：-讨论要点：-结论：

决议事项

序号

决议内容

责任部门/人

1

2

附件

（如有会议资料，在此列明）

关键执行要点

会议室使用遵循“先申请先使用”原则，如需取消会议，需提前1个工作日告知行政部。

涉密会议需在指定保密会议室召开，参会人员不得携带手机等电子设备，会议资料不得随意复制。

线上会议需提前测试网络及设备，保证音视频清晰，会议结束后及时关闭共享内容。

三、档案管理规范

适用范围与场景

本模块适用于企业在运营过程中形成的各类档案（包括文书档案、合同档案、项目档案、人事档案、财务档案等）的收集、整理、保管、借阅及销毁，旨在保证档案的完整性、安全性和可追溯性。

规范操作流程

档案分类与归档

档案按年度-类别-