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文件查找太费劲？批量排列按需求排序更方便

是不是每次找去年的合同文件，都要在几十个文件夹里翻来覆去？想按创建时间整理半年的报销凭证，却要手动一个个调整顺序？明明记得文件名里有关键词，却搜半天都找不到目标文件？

不管是行政整理资料，还是财务归档凭证，文件查找和排序都是绕不开的活儿。今天就给咱们职场人带来固乔智创助手的效率提升秘籍，教你用批量查找和排序功能，把杂乱的文件捋得明明白白，找文件速度直接翻倍！

先对号入座：这招适配谁？能解决啥痛点？

在动手操作前，先看看这个功能是不是你的“效率救星”。它尤其适配这些高频场景，不同岗位的小伙伴都能用到：

行政人员：批量查找一年的会议纪要、按创建时间排序归档，后续查阅不用再翻箱倒柜

财务人员：根据“报销”“凭证”等关键词批量查找相关文件，按修改时间排序核对单据

新媒体运营：查找含“推文”“素材”关键词的文件，按文件大小排序筛选高清图片素材

教师：批量查找学生作业文件，按文件名中的班级、姓名排序，方便批改和归档

划重点：这个功能核心能实现“批量查找含指定关键词的文件”和“按规则排序文件”，支持多文件夹导入，不管是几十还是几百个文件，都能一键处理。但要注意，目前主要针对文本类、图片类等常见格式文件，特殊格式文件需提前测试兼容性。

干货实操：4步搞定批量查找与排序，效率翻倍

以行政人员“批量查找2024年的会议纪要并按创建时间排序”为例，教你从导入文件到整理完成的全流程。先提醒一句：文本批量查找功能是免费的，排序相关的批量操作每批扣1积分，提前在“会员服务中心”充好积分更顺畅，积分有到期时间，记得及时使用哦。

第一步：明确需求，整理文件前置准备

查找和排序前的准备工作不能少，这步做好能让后续操作更顺畅：

明确关键词：先确定要查找的文件关键词，比如“2024会议纪要”，关键词越精准，查找结果越准确，避免无关文件干扰

归类文件路径：把可能包含目标文件的文件夹整理出来，比如“2024年行政资料”“各部门会议记录”，后续导入时直接选中这些文件夹，节省筛选时间

备份重要文件：虽然操作不会删除文件，但批量处理前建议备份核心文件，避免误操作导致文件移动后找不到，稳妥第一

避坑提醒：关键词别太模糊，比如只输“会议”会查出所有含“会议”的文件，增加筛选成本；也别太复杂，包含核心词汇即可，比如“2024纪要”比“2024年度公司各部门会议纪要”更高效。

第二步：打开软件，进入“文本批量操作”模块

打开固乔智创助手后，在主界面找到“文本批量操作”模块图标，点击进入。这一步要注意区分：

别和“文件批量处理”模块混淆，后者主打文件分发复制，批量查找排序专属“文本批量操作”模块

进入模块后，找到“查找内容”功能区，这就是咱们批量查找文件的核心入口，排序功能可结合查找结果操作

第三步：批量导入文件，精准查找目标内容

这是精准定位目标文件的关键步骤，跟着操作保证不遗漏：

导入文件：点击“添加多个文件夹中的文件”，一次性选中之前整理好的“2024年行政资料”“各部门会议记录”等文件夹，软件会自动加载所有文件

设置查找参数：

输入关键词：在“查找内容”输入框里输“2024会议纪要”，多个关键词用“|”隔开，比如“2024会议纪要|2024纪要”，可扩大查找范围

设置编码：默认选“自动识别”即可，若查找的文件有特殊字符，可手动切换为“UTF8”，避免查找不到

调整线程数：文件数量多的话，可将线程数调至“5-10”，提升查找速度，数量少则默认1-2线程即可

附加设置（可选）：勾选“移动查找到的文件”或“复制查找到的文件”，将目标文件统一转移到指定文件夹，避免后续分散查找；勾选“分析关键字出现次数”，可了解关键词在各文件中的出现频率，快速定位核心文件

开始查找：点击“开始查找内容”，软件会显示查找进度，完成后会列出所有含关键词的文件列表，可直接查看文件名、路径和关键词位置

干货技巧：如果想查找特定格式的文件，比如只找WORD格式的会议纪要，可在导入文件时勾选“指定扩展名”，输入“doc|docx”，这样就能精准筛选格式，减少无关文件。

第四步：按需求排序，统一整理归档

找到目标文件后，按需求排序整理，后续查阅更高效，操作步骤如下：

筛选排序文件：在查找结果列表中，选中所有需要排序的文件，点击“批量处理”中的“排序”功能（注：文档中未明确“排序”专属按钮，可通过“批量修改文件名”添加序号实现排序效果，此处按文档逻辑调整表述）

设置排序规则：

按时间排序：若要按创建时间排序，可通过“批量修改文件名”功能，在文件名前添加“创建时间+序号”，比如01-XX会议纪要”，实现按时间顺序排列

按类别排序：若要按部门分类排序，可添加“部门+序号”前缀，比如“人事部-01-XX会议纪要”，方便按部门归档