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企业日常运营管理工具箱

一、会议管理类工具

适用会议类型

部门例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等需记录会议内容并明确行动项的场景。

规范操作流程

会前准备：会议组织者提前明确会议主题、时间、地点及参会人员，并发送会议通知。

会中记录：指定记录人实时捕捉会议核心内容，包括议题讨论要点、决议事项及负责人、完成时限。

会后整理：会议结束后2个工作日内，记录人汇总会议纪要，经会议主持人审核无误后分发给参会人员及相关方。

行动跟踪：各负责人按纪要要求推进工作，记录人定期（如每周）更新行动项完成情况，并在下次会议中同步。

会议纪要模板

会议名称

会议时间

会议地点

主持人

参会人员

记录人

缺席人员及原因

议题一

讨论内容

决议事项

负责人

议题二

讨论内容

决议事项

负责人

其他事项

使用要点提醒

会议纪要需客观反映讨论内容，避免主观表述；

决议事项需明确“谁负责、何时完成”，避免模糊描述；

涉及多部门协作的事项，需抄送部门负责人保证知晓。

二、人事管理类工具

适用场景

新员工入职、员工信息变更、岗位异动等需规范人事档案管理的场景。

规范操作流程

信息收集：员工或HR提供完整个人信息（含证件号码、学历证明等复印件，需注明“仅供公司使用”）。

资料核对：HR核对信息与原件一致性，保证无遗漏或错误。

档案建立：将资料分类存入员工电子及纸质档案，更新《员工花名册》。

信息同步：将关键信息（如部门、岗位、联系方式）同步至行政、财务等相关对接人。

员工入职登记表模板

基本信息

姓名

性别

出生日期

证件号码号

联系方式

紧急联系人及电话

教育背景

最高学历

毕业院校

专业

工作经历

前任职单位

担任职务

在职时间

合同信息

劳动合同期限

岗位

转正日期

备注

使用要点提醒

证件号码、学历证明等复印件需员工本人签字确认；

员工信息变更时（如联系方式、住址），需在3个工作日内更新档案；

档案资料需保密，仅HR及相关授权人员可查阅。

三、项目管理类工具

适用场景

新项目启动、项目阶段验收、项目复盘等需明确项目目标、资源及进度的场景。

规范操作流程

立项申请：项目负责人填写《项目立项申请表》，明确项目目标、范围、预算及时间计划。

审批评估：部门负责人审核项目必要性，提交至管理层审批（重大项目需附可行性分析报告）。

执行跟踪：项目启动后，每周更新《项目进度表》，记录关键节点完成情况及风险问题。

结项总结：项目完成后，提交结项报告，包含成果、成本、经验教训及改进建议。

项目立项申请表模板

项目名称

项目编号

申请部门

负责人

项目起止时间

预算金额

关键节点

项目目标

（需量化，如“3个月内完成系统开发并上线”）

资源需求

人力

设备

其他

风险预估

应对措施

责任人

审批意见

部门负责人

管理层

使用要点提醒

项目目标需遵循SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性）；

预算需详细列明各项费用，避免超支；

进度表需每周五下班前更新，同步给项目干系人。

四、行政办公类工具

适用场景

办公用品申领、会议室预订、固定资产领用等需规范行政资源管理的场景。

规范操作流程

需求提报：员工通过OA系统或线下表单提交《办公用品申领单》，注明物品名称、数量及用途。

审核发放：行政专员核对库存，按“按需申领、避免浪费”原则审批，确认后发放并登记。

归还登记：领用固定资产（如电脑、投影仪）时，需签署《固定资产领用协议》，离职时归还并检查完好性。

库存盘点：每月底行政专员核对库存，更新《办公用品库存表》，补充常用物资。

办公用品申领单模板

申领部门

申领人

申领日期

用途

物品清单

规格型号

数量

领取人签字

审批人

行政专员

发放日期

使用要点提醒

申领非消耗品（如U盘、计算器）需注明“长期使用”，避免重复申领；

会议室需提前1个工作日预订，使用后及时清理；

固定资产损坏需及时报备，人为损坏需按公司规定赔偿。

五、客户沟通类工具

适用场景

客户需求对接、投诉处理、合作跟进等需记录客户信息及沟通内容的场景。

规范操作流程

信息记录：首次沟通时，记录客户基本信息（公司名称、联系人、需求背景等）。

需求确认：与客户明确需求细节，形成《客户需求确认单》，由双方签字（或邮件）确认。

跟进反馈：按约定时间向客户反馈进展，记录客户意见并调整方案。

归档总结：合作结束后，整理沟通记录、合同及成果，存入客户档案。

客户沟通记录表模板

客户名称

联系人

沟通时间

沟通方式

沟通内容

需求/问题

客户反馈

解决方案

跟进计划

负责人

下次沟通时间

备注

使用要点提醒

沟通内容需客观，避免承诺公司无法实现的事项；

需求变更时，需重新确认并更新《客户需求确认单》；

客户投诉需24小时内响应，3个工作日内提出解决方案。