跨部门协作沟通会议记录模板（会议纪要及后续跟进）.docVIP

跨部门协作沟通会议记录模板（会议纪要及后续跟进）

一、适用情境与价值

在跨部门协作场景中，如新产品联合研发、跨部门流程优化、紧急问题协同解决、年度目标对齐等情况下，会议记录是保证信息同步、责任明确、进度可控的核心工具。一份规范的会议记录能避免“会而不议、议而不决、决而不行”的问题，让各部门清晰知晓共识、待办事项及时间节点，推动协作高效落地，同时为后续复盘追溯提供依据。

二、会议记录全流程操作指南

（一）会前准备：明确框架，聚焦目标

确定会议核心目标

与发起部门确认会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线排期”“解决供应链与生产部门的物料对接卡点”），避免目标模糊导致讨论发散。

提前将目标告知参会人员，让大家带着方案或问题参会。

梳理参会人员与分工

必邀人员：相关部门负责人（如产品、研发、市场、运营）、决策人（如部门总监）、执行层（如具体项目接口人）；

可选人员：需同步信息的支持部门（如行政、法务），提前确认是否需要参会。

明确会议记录人（建议由协作中立的部门人员担任，如项目管理办公室PMO）。

制定会议议程与时间分配

按逻辑顺序设计议程（如“背景同步→问题讨论→方案共识→待办确认”），每个环节预留具体时长（如“背景介绍10分钟，问题讨论30分钟”），避免超时。

提前1-2天将议程、会议目标、相关材料（如项目背景文档、数据报表）通过企业/钉钉同步给参会人员。

准备会议工具与场地

线上会议：提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom），确认共享权限、录制功能；

线下会议：预订会议室（保证容纳人数、设备齐全），摆放席卡（标注部门+姓名）、会议材料、纸笔。

（二）会中记录：抓关键，留痕迹

会议记录需聚焦“讨论结论、明确决议、待办事项”，避免逐字记录，重点捕捉以下信息：

会议基本信息（记录页眉）

会议名称（如“Q3新产品上线跨部门协调会”）、会议编号（如“PM-2024-0815-001”）、日期、时间、地点（线上会议需写平台+会议号）；

主持人、记录人、参会人员（按部门列示，如“产品部：经理；研发部：主管、*工程师”）；

缺席人员及原因（如“市场部*经理因客户拜访缺席，已提前提交反馈意见”）。

议程要点与讨论过程

按议程顺序记录，每个议题标注“核心讨论点”（如“议题1：研发资源分配争议”）；

简要记录不同部门观点（避免口语化，提炼关键论据，如“研发部提出：当前人力仅支持2个并行开发，需优先保障核心功能A”）；

重点标注“分歧点”与“共识点”（如“分歧：市场部希望提前上线推广活动；共识：优先完成核心功能A，推广活动延期至9月10日”）。

决议事项与待办清单

决议：用“明确”“确定”“同意”等词记录最终结论（如“决议：确定产品上线时间为9月15日，同步完成应用商店上架”）；

待办：采用“任务+负责人+部门+截止时间+交付标准”五要素记录（如“待办1：完成应用商店资质材料准备，负责人：*专员，市场部，截止时间：8月25日，交付标准：资质齐全且无审核风险”）。

其他事项

需后续跟进的临时动议（如“临时动议：邀请法务部参与下次合同条款评审”）；

会议附件（如“附件1：产品上线排期表；附件2：研发资源评估报告”）。

（三）会后整理：及时同步，闭环跟进

24小时内完成初稿

根据会议记录整理《会议纪要》，保证信息准确（特别是待办负责人、截止时间），语言简洁（避免冗余描述），格式统一（建议采用模板表格）。

对存疑信息（如未明确的交付标准）及时与主持人或相关人员确认，避免模糊表述。

审核与分发

提交初稿给主持人审核（重点检查决议、待办是否准确），根据反馈修改后定稿；

定稿后1个工作日内分发：抄送所有参会人员、相关部门负责人、需同步的高层领导（如总监级别）；

分发渠道：企业/钉钉群公告+邮件（邮件标题注明“【会议纪要】+会议名称+日期”，附纪要文档及附件）。

建立待办跟踪表

从会议纪要中提取待办事项，单独制作《跨部门协作待办跟踪表》（模板见下文），更新“当前状态”（如“待启动/进行中/已完成/已延期”）；

每周通过周报或短会同步待办进度，对延期事项及时预警（如“研发部*负责的接口开发延期2天，需协调资源”）。

归档与复盘

会议纪要、待办跟踪表、相关材料统一归档至共享文件夹（按“年份-月份-会议主题”分类），保存期限至少1年；

项目结束后，结合会议纪要复盘协作中的问题（如“跨部门信息同步不及时”），优化后续协作流程。

三、会议纪要标准化模板

（一）跨部门协作会议纪要

会议基本信息

会议名称

Q3新产品上线跨部门协调会

会议编号

日期

2024年8月15日（周四）

时间

地点

公司3楼会议室A（线上同步：腾讯会议，会议号123-456-789）

主持人

记录人

项目管理办公室*专员

参会人员

缺席人员

市场部经理（客户拜访）、法务部律师（外部会议）

附件

议程与