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车辆维修档案管理规范范本

一、总则

1.1目的与依据

为规范车辆维修档案的管理工作，确保维修信息的真实、完整、准确与安全，提升维修服务质量，保障车辆运行安全，同时为车辆的后续维护、故障分析、质量追溯及相关决策提供可靠依据，特制定本规范。本规范依据国家相关法律法规及行业管理要求，并结合实际维修业务特点制定。

1.2适用范围

本规范适用于本单位所有在用车辆（包括自有车辆、租赁车辆及客户委托维修车辆等）的维修档案管理工作。凡涉及车辆维修、保养、检测、改装等活动所形成的各类文件、记录、数据及相关资料，均属本规范管理范畴。

1.3基本原则

车辆维修档案管理应遵循以下原则：

*真实性原则：档案内容必须真实反映车辆维修的实际情况，不得虚构、篡改或隐瞒。

*完整性原则：档案应包含车辆维修全过程的关键信息，确保信息链条的完整。

*规范性原则：档案的建立、填写、整理、归档、保管、查阅等环节均应符合本规范要求，做到标准化、制度化。

*安全性原则：采取有效措施确保档案信息的安全，防止丢失、损坏、泄露或被不当使用。

*可追溯性原则：档案信息应清晰、准确，能够对车辆维修历史进行有效追溯。

二、管理职责

2.1维修业务部门

*负责在车辆维修作业完成后，及时、准确、完整地收集本次维修相关的所有原始记录和资料，如维修工单、派工单、检验单、配件更换清单、结算单等。

*指定专人（通常为业务接待员或维修班组长）负责将收集到的维修信息按要求录入档案管理系统或整理成纸质档案，并确保信息的准确性。

*配合档案管理部门进行档案的核对与补充工作。

2.2档案管理部门（或指定专人）

*负责车辆维修档案的统一接收、分类、编号、登记、整理、装订、保管、统计和利用工作。

*建立健全档案管理台账，对档案的入库、出库、借阅、归还等情况进行详细记录。

*负责档案库房（或存储设备）的日常管理，确保档案存放环境符合要求（如温湿度适宜、防火、防潮、防虫、防盗、防磁等）。

*按照规定期限保管档案，并负责到期档案的鉴定与处置工作（如销毁、移交等）。

*负责档案管理系统的日常维护与数据备份，确保电子档案的安全与可用。

2.3技术质量部门

*负责对维修档案中涉及的技术参数、维修工艺、质量检验标准等内容的合规性进行监督与审核。

*定期对维修档案的完整性和规范性进行抽查，提出改进意见。

2.4相关人员

*所有接触和使用维修档案的人员，均有责任爱护档案，遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、伪造、损毁或带出规定范围。

三、档案的建立与内容

3.1档案的建立

*新车/初次建档车辆：应在车辆首次进行维修或保养时建立档案。档案应以车辆唯一标识（如车牌号、VIN码）为基础进行建立。

*转入车辆：对于转入本单位维修的车辆，应尽可能索取其历史维修档案；如无法获取，则从接收车辆开始建立新档案，并注明车辆来源及历史情况（如有）。

3.2档案内容

车辆维修档案应包含以下基本内容：

3.2.1车辆基本信息

*车辆档案编号（由档案管理部门统一编制）

*车牌号、VIN码（车辆识别代号）、发动机号、车架号

*车辆类型、品牌型号、年款、颜色

*初次登记日期、使用性质（如营运、非营运、公务等）

*车主/单位名称、联系方式、地址

*发动机型号、排量、变速箱类型

*购车日期、上次过户日期（如适用）

3.2.2维修历史记录（每次维修单独成册或在系统中单独记录）

*维修日期、进厂里程

*送修人、联系电话、送修单位（如适用）

*故障现象描述、客户报修内容

*维修工单编号、派工单号

*维修类别（如日常保养、小修、大修、专项维修、事故修复等）

*诊断结果、维修方案

*维修项目明细（含工时费）

*更换配件清单：配件名称、规格型号、品牌、数量、供应商（如重要）、更换原因、配件编码、单价、金额

*维修人员、质检员、主修班组

*维修过程中使用的技术资料、图纸、标准等（可注明出处或附复印件）

*维修前后的车辆状况照片或视频资料（针对重要维修项目或事故车辆）

*竣工检验记录、路试记录（如适用）

*维修结算单、发票复印件

*出厂日期、出厂里程

*保修期限及范围说明（如适用）

*其他需要说明的事项

3.2.3其他相关资料

*车辆保养计划及执行记录

*重要改装、加装记录及相关审批文件（如适用）

*车辆年检、环保检测相关记录（如与维修相关）

*车辆保险理赔相关维修记录（如适用）

*客户投诉及处理记录（如与维修质量相关）

*与车辆维修相关的技术通报、召回通知及执行记录

四、