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房地产公司合同管理流程规范

前言

在房地产行业的运营中，合同作为连接各方权利义务的纽带，其管理水平直接关系到企业的经营风险、成本控制乃至核心竞争力。一份规范、严谨的合同管理流程，不仅是企业合规经营的基础，更是防范法律风险、保障项目顺利推进、实现商业目标的关键。本规范旨在通过明确合同管理各环节的操作标准与职责分工，提升公司合同管理的专业化、系统化水平，确保每一份合同都能在可控、有序的框架内履行，为公司的稳健发展保驾护航。

一、总则

1.1目的与依据

为规范公司合同行为，加强合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合公司实际情况，制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司及所属各部门、各项目公司在经营管理活动中对外签订的各类合同、协议、补充协议、备忘录等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。内部管理类文件不适用本规范。

1.3基本原则

合同管理应遵循以下原则：

*合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规及行业规范。

*风险控制原则：以风险防范为核心，对合同各环节进行有效管控，降低履约风险。

*效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同条款的商业合理性，保障公司经济效益最大化。

*权责对等原则：明确各部门及相关人员在合同管理中的职责与权限，确保责任落实到人。

*全程管理原则：对合同从发起、谈判、起草、评审、签署、履行、变更、终止至归档的全生命周期进行系统管理。

二、合同管理组织架构与职责

2.1组织架构

公司合同管理实行统一领导、分级负责的管理体制。

*公司领导层：负责审批重大合同、合同管理战略及制度的审定。

*法务部门/合同管理部门（以下统称“合同管理部门”）：作为合同管理的归口部门，负责合同管理制度的制定与修订、合同标准文本的拟定与推广、合同评审的组织与协调、合同履行的监督与检查、合同纠纷的处理指导以及合同档案的统一管理。

*业务部门：作为合同的发起部门和主要履行部门，负责合同的初步策划、商务谈判、需求提报、合同文本的初步拟定（或对接起草）、合同履行过程中的具体执行、履约信息的反馈以及合同相关资料的收集。

*财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关内容进行审核，参与合同评审，并根据合同约定办理收付款业务。

*其他相关部门：根据合同内容及部门职责，参与相应的合同评审工作，提供专业意见。

2.2主要职责

*合同管理部门：

*建立和完善公司合同管理体系及相关制度。

*组织编制和修订公司常用合同标准示范文本。

*对各业务部门合同管理工作进行指导和培训。

*组织或参与重大合同的谈判与评审。

*负责合同用印的审核与管理（或监督用印流程）。

*监督检查合同的履行情况，预警合同风险。

*协助处理合同纠纷，提供法律支持。

*负责合同档案的接收、整理、保管、查阅和销毁。

*业务部门：

*根据业务需求发起合同立项或申请。

*进行合同相对方的背景调查与资信评估。

*牵头组织合同谈判，明确合同主要商务条款。

*负责合同文本的初步拟定（如使用标准文本）或根据谈判结果与对方协商起草，并确保合同内容的真实性、准确性和完整性。

*按规定发起合同评审流程，并对评审意见进行落实和反馈。

*负责合同的履行，跟踪对方履约情况，及时上报履约中出现的问题。

*收集、整理和提交合同履行过程中的相关单据、凭证和文件。

*财务部门：

*对合同的经济性、付款安排、税务影响等进行审核。

*确保合同款项支付符合公司财务制度和合同约定。

*参与涉及重大资金支出合同的评审。

三、合同全生命周期管理

3.1合同发起与策划

合同发起是管理的起点，业务部门应在充分论证业务需求的基础上，明确合同的标的、数量、质量、价款、履行期限、合作方选择等核心要素。对于重大或复杂合同，建议进行专项的合同策划，评估潜在风险，制定应对策略。业务部门应填写合同发起审批单，说明合同背景、必要性、主要条款设想及相对方基本情况，并附相关支撑材料。

3.2合同谈判与起草

合同谈判应遵循平等互利、协商一致的原则。业务部门应根据经批准的合同发起申请，与潜在合作方进行充分沟通和谈判。谈判过程中应注意留存相关记录。合同文本的起草应优先采用公司发布的标准示范文本。如无标准文本或需对标准文本进行重大修改，或由对方起草合同文本时，业务部门应会同合同管理部门（必要时）共同完成，确保合同条款的严谨性和对公司的保护性。起草或修改合同，应特别关注标的描述、权利义务划分、价格与支付、交付标准、验收条款、违约责任、争议解决方式等核心内