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早教机构教务管理提升计划

作为从业八年的早教机构教务主管，我每天的工作像在弹钢琴——左手要协调20多位教师的排课调课，右手要跟进百余个家庭的课程反馈，还要盯着教室设备、教材库存、活动衔接这些“琴键”。去年年底家长满意度调研中，“排课混乱”“反馈滞后”“信息不同步”成了高频词，有位奶奶拉着我说：“上周说这节是感统课，结果老师临时换成了音乐课，孩子哭着不肯进教室，咱们能不能靠谱点？”这句话像根针，扎得我整晚睡不着。痛定思痛，我整理了近三年的教务问题台账，结合行业先进经验，制定本提升计划，目标只有一个：让教务从“救火队”变成“稳定器”，让每个孩子和家长都能安心说一句“你们这儿，靠谱”。

一、现状复盘：找准“痛在哪儿”

要治病得先号脉。我翻出近100份家长投诉记录、30本教师排课本、15次教学研讨会纪要，梳理出四大核心问题：

1.1排课管理：靠“人脑+Excel”的粗放模式

以前排课全靠教务员手动用Excel拉表格，教师的“黄金时段”（比如张老师周二上午专注力课效果最好）、教室的特殊要求（感统教室需要防滑垫，音乐教室要隔音）、学员的年龄分层（2-3岁和3-4岁课程不能混班）全靠人脑记。去年9月秋季班就出过3次冲突：周六上午201教室同时排了奥尔夫音乐课和蒙氏数学，家长带着孩子在教室门口“撞课”；王老师的排课表漏标了她每周三下午要去参加资质培训，结果那天她的课没人上，家长等了半小时才接到通知。

1.2教师-教务协同：信息传递“跑冒滴漏”

教师和教务的沟通基本靠工作群“吼一嗓子”，但群消息24小时刷屏，重要通知常被刷到后面。比如上个月李老师在群里说“下周三要调课”，但教务员当天忙招生没看群，结果排课表没改，家长按原课表带孩子来，教室却空着。教学反馈也滞后——教师上完课要隔1-2天才能填反馈表，等教务汇总给家长时，孩子的课堂表现细节都模糊了，有位妈妈说：“你们的反馈像‘标准答案’，我家宝宝那天明明哭了半小时，怎么只写‘情绪稳定’？”

1.3家校沟通：需求收集“大海捞针”

家长的需求基本靠前台登记或课后闲聊，没有系统收集渠道。去年春季班有10多位家长想加“亲子烘焙课”，但分散在不同班级，教务没及时汇总，结果课程表上没安排，家长转去了竞品机构。课后反馈虽然每周发，但模板固定，只写“参与度高”“配合度好”，家长说：“我想知道孩子是主动和小朋友分享玩具了，还是抢玩具了，这些细节你们没写。”

1.4档案管理：纸质与电子“两张皮”

学员档案既有纸质版（报名单、请假条），又有电子版（课程进度表、测评报告），但分类混乱。有次家长来查半年前的请假记录，纸质档案在仓库堆了半人高，翻了1小时才找到；电子档案存在公共盘里，谁都能改，有次把乐乐的“语言发育迟缓”备注误删了，教师上课没注意，差点引发误会。

二、提升目标：明确“要去哪儿”

针对现状，我们提出“三降三升”核心目标（见下表说明）：

排课冲突率：从目前的20%（每月平均4-5次）降至5%以内（每月不超过1次）；

教师反馈滞后率：从60%（反馈延迟超24小时）降至10%（反馈需在课后2小时内提交）；

家长需求遗漏率：从40%（未及时响应的需求）降至5%（所有需求48小时内给予反馈）；

教务信息同步率：从70%（教师/家长知晓重要通知）提升至100%（通过系统推送+电话确认）；

家长满意度：从80分（满分100）提升至95分以上；

档案查询效率：从平均30分钟/次缩短至5分钟/次。

这些目标不是拍脑袋定的，我专门请教了3家头部早教机构的教务负责人，他们的经验是：当排课冲突率低于5%、反馈及时率高于90%时，家长投诉会减少80%。

三、具体措施：细化“怎么走”

3.1排课管理：从“人治”到“系统+规则”双驱动

（1）引入专业教务系统：月底前完成“校宝”教务系统的采购与培训，系统自带排课模块，能自动规避三大冲突：教师时间冲突（同步教师个人日程表）、教室资源冲突（实时显示教室使用状态）、学员年龄冲突（按报名时登记的年龄自动匹配班级）。比如张老师周三下午要培训，系统会自动标注她的“不可用时段”，排课时直接跳过。

（2）建立排课规则清单：整理出12条排课“铁规”，比如“感统课必须安排在配备防滑垫的202教室”“新教师首月课程不超过每周8节（避免经验不足影响质量）”“2-3岁宝宝的课程时长不超过30分钟（专注力极限）”。规则录入系统后，排课时会弹出提示，防止人为失误。

（3）推行“三级审核制”：排课初稿由教务员完成→任课教师核对（确认时间、教室是否合适）→教学组长审核（检查课程类型与教师擅长领域匹配度）→教务主管终审（统筹全局）。上周试排秋季班课表时，王老师核对发现自己周二上午排了2节连堂，她平时有低血糖，连堂容易体力不支，审核时及时调整成单节，教师满意度明显提高。

（4）调课流程标准化：教师调课需提前48小时在系