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正式通知函写作格式与常用模板

在商务往来与事务处理中，正式通知函扮演着传递重要信息、规范流程、明确权责的关键角色。一份结构完整、表述清晰、措辞得体的通知函，不仅能确保信息的准确传达，更能体现发函方的专业素养与严谨态度。本文将详细阐述正式通知函的标准写作格式、核心要素及常用模板，以期为相关实务操作提供有益参考。

一、正式通知函的核心要素与写作原则

正式通知函的写作，应遵循“目的明确、内容清晰、语气得体、格式规范”的基本原则。其核心要素通常包括：

1.标题：简明扼要，准确概括通知的核心内容。

2.主送机关/称谓：明确通知的接收对象，可以是单位、部门或个人。

3.正文：详细阐述通知的事项、依据、要求、时间、地点及其他相关信息。

4.落款：包括发函单位全称（并加盖公章）及成文日期。

5.抄送机关（如需要）：指除主送机关外，需要知晓通知内容的其他单位或部门。

二、正式通知函的标准写作格式详解

（一）标题

标题应置于函件首行居中位置，字体略大于正文。通常由“发文单位+事由+文种”或“事由+文种”构成。力求简洁明了，避免模糊不清或过于冗长。

*规范示例：

*《[公司名称]关于召开[会议名称]的通知》

*《关于[具体事项]的通知》

*《关于任免[姓名]同志职务的通知》

（二）主送机关/称谓

顶格书写，后加冒号。主送机关应使用全称或规范化简称。若是发给个人，则使用其职务或尊称。

*规范示例：

*“各部门、各子公司：”

*“[某某]公司：”

*“[某某]先生/女士：”

（三）正文

正文是通知函的核心部分，应层次分明、逻辑清晰。一般可分为以下几个层次：

1.引言/依据：简要说明发此通知的原因、背景或法律/政策依据。常用“为……”、“根据……”、“鉴于……”等句式开头。

*示例：“为进一步规范公司财务管理，根据国家最新颁布的《[相关法规名称]》及公司《[内部管理制度名称]》的相关规定，现就有关事项通知如下：”

2.主体事项：详细列出通知的具体内容、要求、安排等。这部分是通知的核心，需条理清晰，可分点阐述（使用“一、二、三、”或“（一）、（二）、（三）、”等序号），确保接收方能够准确理解并执行。

*示例：“一、会议时间：[年]年[月]日（星期[X]）上/下午[时]分。二、会议地点：公司[会议室名称]。三、参会人员：公司领导、各部门负责人……”

3.结语：通常以“特此通知”、“请遵照执行”、“请周知”、“请认真贯彻落实”等惯用语结束。

*示例：“请各相关单位高度重视，认真组织落实，并于[日期]前将落实情况书面反馈至我部。特此通知。”

（四）落款

1.发文单位：位于正文右下方，使用单位全称。若是以个人名义发出的通知（如某些特定场合的邀请函），则署个人姓名及职务。

2.成文日期：位于发文单位下方，使用中文大写或阿拉伯数字书写均可（根据单位规范），年、月、日应写全。

*规范示例：

*[公司全称]（公章）

*[年]年[月]日

*或

*[年]年[月]日

*[公司全称]（公章）

（五）抄送机关（如适用）

如需抄送其他单位或部门，应在落款之后、版记之前，注明“抄送：[单位名称1]，[单位名称2]……”。

三、常用正式通知函模板示例

模板一：会议通知

标题：关于召开[会议主题]会议的通知

主送机关/称谓：各相关部门/参会人员：

为[阐述会议目的，例如：有效推进XX项目进展/传达XX重要精神/协调解决XX问题]，经研究决定，召开[会议主题]会议。现将有关事项通知如下：

一、会议时间：[年]年[月]日（星期[X]）上/下午[时]分，会期[时长，如：半天/一天]。

二、会议地点：[具体地点，如：公司XX会议室/XX酒店XX会议厅]。

三、参会人员：[具体名单或范围，如：公司领导、各部门经理、项目组成员等]。

四、会议主要内容：

1.[议题一]；

2.[议题二]；

3.[议题三]。

五、其他事项：

1.请参会人员提前安排好工作，准时参会，原则上不得请假。确需请假者，请于[年]年[月]日[时]前向[请假受理部门/人员]书面请假。

2.请准备[相关材料，如：XX报告初稿/XX数据报表]的参会人员提前做好准备，并于会前[时间，如：一天]将电子版材料发送至[指定邮箱]。

3.联系人：[姓名]，联系电话：[电话号码]。

特此通知。

[发文单位全称]（公章）

[年]年[月]日

模板二：人事任免/聘用通知

标题：关于[姓名]等同志职务任免的通知/关于聘用[姓名]同志的通知

主送机关/称谓：公司各部门、全体员工：

根据工作需要和公司发展战略，经公司研究决定：

一、任命[姓名]同志为[部门名称][职务名称]，免去其原担