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加油站财务收支管理制度

作为在石油零售行业摸爬滚打十余年的“老财务”，我常和同事说：“加油站的财务收支管理，不是简单的‘收钱付钱’，而是关系到企业生存、员工安全的‘生命线’。”从凌晨三点便利店的零钱清点，到月底全盘账目的核对；从加油员手忙脚乱时的应急收款，到百万级油品采购的资金审批——这套制度里的每一个细节，都是无数次经验教训的总结。今天，我就以一线视角，和大家聊聊这套“看似刻板，实则温暖”的财务收支管理制度。

一、制度的“初心”：为什么必须严格管钱？

很多人觉得加油站就是“加油+卖水”，财务工作能有多复杂？但真正干过的人都知道：一个日销量20吨的中型站，单日现金流水可能超10万元，电子支付订单超500笔；便利店商品超2000种，涉及供应商对账、促销返点；还有员工工资、水电杂费、设备维修……这些钱要是管不好，轻则短款罚款，重则涉及职务侵占，甚至影响全站运营。

1.1制度的三大核心目标

保安全：加油站是现金密集型场所，历史上曾发生过因现金保管不当导致的盗窃事件。制度首要目标是通过规范流程，降低资金被挪用、盗窃的风险。比如规定“现金不得在站内过夜”“解款必须双人同行”，这些看似麻烦的要求，其实是给员工和企业资金上的“双保险”。

促规范：一线操作难免有“经验主义”——老员工可能觉得“自己干了十年，不用按流程来”，但新员工没经验就容易出错。制度的存在就是把“老师傅的经验”转化为标准化流程，比如“每笔电子支付必须核对到账短信”“现金收讫后必须在小票上盖‘已收款’章”，让新人有章可循，老人也能避免疏漏。

明责任：财务问题最忌讳“说不清楚”。制度里明确“谁收款谁负责”“谁审批谁签字”，比如员工小张收了100元现金但没验钞，后来发现是假币，责任就明确到小张；站长审批了一笔设备维修费但没核查合同，出问题也要连带追责。责任清晰了，大家才会更谨慎。

1.2必须坚守的四大原则

制度不是拍脑袋定的，而是遵循财务工作的底层逻辑。我们站里墙上贴了一张“四字诀”：“分、清、留、查”——

分：不相容岗位分离。收钱的（加油员、收银员）和管账的（记账员）必须是两个人；保管现金的和核对账目的不能交叉。我见过最离谱的案例：某站为了省人力，让收银员同时管账，结果连续三个月短款3万多，最后发现是收银员自己挪用了。

清：日清日结。每天下班前必须完成“三核对”——现金台账与实际现金核对、电子支付台账与银行流水核对、销售小票与系统订单核对。以前有站觉得“反正月底一起算”，结果拖到月底才发现少了几千块，查监控都过了保存期，根本说不清。

留：全程留痕。每笔收入必须有小票、电子支付截图或银行回单；每笔支出必须有审批单、发票、合同（超过5000元）。我常和新人说：“你现在多拍一张照片、多签一个字，以后出问题就能少掉十斤头发。”

查：定期抽查。站长每周至少抽查2天的账目，财务部门每月全盘检查一次，集团每季度飞检。有次我们站被飞检时，发现某夜班加油员漏登了3笔电子支付，虽然金额只有200多，但立刻通报批评，还组织全站学习——小错不纠，必成大患。

二、收支管理全流程：从“收钱”到“付钱”的每一步

明白了制度的“初心”，接下来要具体看怎么操作。我们把财务收支分成“收入管理”和“支出管理”两大块，每块又拆成更细的环节，像拧螺丝一样，每一步都要“紧到位”。

2.1收入管理：把每一分钱“安全收进账”

收入是加油站的“血液”，但也是最容易出问题的环节。每天从早8点到次日早8点的24小时里，收入可能来自现金、微信/支付宝、加油卡、POS机刷卡……每笔都要“对得上、留得住、交得清”。

2.1.1现金收取：验钞、登记、封存“三步曲”

加油员收现金时，必须当面验钞（我们站配了两台验钞机，一台备用），尤其是100元大钞——曾有不法分子用“拼凑币”骗钱，验钞机过两遍才能确认。验完后，要在小票上写明“现金已收”并签名，然后立刻把现金放进随身携带的“收款包”（带密码锁的帆布包），不能随手放桌上或衣兜里。

每天交接班时，前一班的加油员要把收款包交给下一班的组长，双方一起清点现金，并在《现金交接登记表》上签字，表格里要写清楚“面值100元X张、50元X张……合计金额XXX元”。特别提醒：夜班（22点到次日6点）的现金必须每2小时封包一次，因为这段时间人员少、风险高。

2.1.2电子支付：“三核对”防漏单

现在电子支付占比超过70%，但漏单、重复扣款的问题也不少。我们的办法是“实时核对+日终复盘”：

实时核对：加油员输入金额后，必须等顾客完成支付并看到“支付成功”界面（或听到收款提示音），才能提枪加油。遇到信号不好时，要让顾客打开“支付凭证”截图，确认到账后再操作——有次顾客说“付了”但实际没到账，加油员没核对就加了油，最后自己赔了300块。

日终核对：每天18点（中班下班前）和24点（夜班接班前），记账员要导出