采购申请与审批流程表简化采购流程.docVIP

适用场景与采购类型

本流程表适用于企业内部各类采购需求的规范化管理，覆盖办公用品、生产设备、原材料、服务外包等多元采购类型。无论是行政部门日常文具采购、生产部门急需的原材料补充，还是项目组专用设备购置，均可通过此流程实现需求提报、审批、执行的全流程管控，保证采购行为合规、高效，同时避免资源浪费与流程冗余。

流程步骤详解

一、需求提报与申请单填写

发起人：由采购需求部门（如行政部、生产部、项目部）指定人员担任申请人，填写《采购申请审批表》。

填写内容：

基础信息：申请部门、申请人*、联系方式、申请日期；

采购明细：物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价（需提供市场询价依据）、预估总价；

需求说明：详细描述采购用途（如“生产部A项目需采购型号钢材10吨，用于零件加工”）、紧急程度（普通/紧急，紧急需标注“加急”并说明原因）。

附件要求：若采购物品有技术参数、质量标准或供应商初步报价单，需一并作为附件提交，保证审批人全面知晓需求。

二、部门初审与需求核验

审核人：需求部门负责人（如生产部经理、行政部主管）担任初审人。

审核重点：

采购必要性：核对需求是否与部门工作计划匹配，是否存在重复采购或可替代方案（如现有设备维修是否能满足需求，避免盲目购置新设备）；

预算合理性：检查预估总价是否在部门年度预算额度内，超预算需说明资金来源；

规格准确性：确认物品规格型号是否符合实际使用需求，避免因规格不符导致闲置或浪费。

输出结果：初审通过，在审批表“部门审核”栏签字并注明“同意”；初审不通过，注明原因并退回申请人修改。

三、财务复核与预算管控

审核人：财务部门指定人员（如财务主管*）担任复核人。

审核重点：

预算合规性：对照公司预算管理制度，确认采购项目是否纳入预算、预算额度是否充足；

价格合理性：对比历史采购价格或市场价格询价记录，判断预估单价是否合理，防止虚报价格；

资金安排：若涉及大额支出或跨期预算，需确认资金支付计划是否可行。

输出结果：复核通过，在“财务审核”栏签字并注明“同意”；复核不通过，注明具体问题（如“超预算元，需补充预算说明”）并反馈至需求部门。

四、分级审批与权限确认

根据采购金额划分审批权限，保证审批效率与风险管控平衡：

小额采购（预估总价≤5000元）：由需求部门负责人审批，无需提交更高层级；

中额采购（5000元＜预估总价≤50000元）：在部门初审、财务复核后，提交至分管副总*审批；

大额采购（预估总价＞50000元）：需经分管副总初审后，提交至总经理*最终审批。

审批人需在对应审批栏签署意见，明确“同意”或“不同意”，并注明理由（如“同意采购，但需选择3家供应商比价”）。

五、采购执行与供应商对接

执行人：采购部门（或指定采购专员*）根据审批通过的《采购申请审批表》实施采购。

操作要求：

小额采购：可从公司合格供应商名录中选择合作过的供应商，优先选择性价比高、服务稳定的供应商；

中大额采购：需进行供应商比价（至少3家），形成《比价报告》作为附件，报审批人确认后签订采购合同；

紧急采购：若需紧急采购，可先电话请示审批人同意后执行，事后2个工作日内补全审批手续。

进度反馈：采购过程中，需及时向申请人反馈供应商交期、物流信息，保证采购物品按时到位。

六、入库验收与确认

验收人：需求部门指定人员（如生产部仓库管理员*）与采购部门共同验收。

验收标准：

核对物品名称、规格型号、数量是否与采购申请一致；

检查物品质量是否符合技术参数要求（如设备需通电测试、原材料需抽检）；

确认包装完好、无破损或缺失。

输出结果：验收合格，双方在《采购申请审批表》“入库验收”栏签字确认；验收不合格，及时联系供应商退换货，并记录问题原因。

七、付款结算与资料归档

结算人：财务部门根据审批通过的《采购申请审批表》、入库验收单、供应商发票（合规票据）办理付款。

操作要求：

付款前核对审批流程是否完整、票据是否齐全（发票抬头、税号等信息需与公司一致）；

按合同约定付款方式（如预付30%、到货付70%）办理转账，保留付款凭证；

采购结束后，将《采购申请审批表》、比价报告、合同、验收单、发票等资料整理归档，保存期限不少于3年。

采购申请审批表模板

采购申请单号

申请部门

申请人*

联系方式

申请日期

紧急程度

□普通□紧急

采购物品明细

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

附件清单

□技术参数□比价报告□供应商报价单□其他：________________

审批流程

审核人

签字

日期

审核意见

部门审核

财务复核

分级审批（根据金额选填）

分管副总*

总经理*

入库验收

需求部门：*

采购部门：*

备注

使用关键提示

信息真实完整：申请人需如实填写采购明细，不得虚报数量或价格，紧急采购需明确说明原因，避免滥用“加急