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企业文档保存及管理策略文档

一、策略适用范围与管理目标

（一）适用场景

本策略适用于企业内部各类电子及纸质文档的规范化管理，覆盖以下核心场景：

日常办公文档：包括制度流程、会议纪要、行政通知、工作报告等；

业务运营文档：如合同协议、客户资料、项目方案、销售数据等；

技术研发文档：包含设计图纸、代码说明、测试报告、技术标准等；

人力资源文档：涉及员工档案、劳动合同、培训记录、绩效评估等；

财务法务文档：如财务报表、审计报告、法律合同、合规文件等。

（二）管理目标

安全性：防止文档泄露、丢失或被篡改，保证敏感信息可控；

规范性：统一文档分类、命名及存储标准，提升管理一致性；

高效性：通过标准化流程和工具，降低查找成本，提高协作效率；

合规性：满足法律法规及行业监管要求，规避文档管理风险。

二、文档全生命周期管理流程

（一）文档创建与命名

模板选用：根据文档类型（如制度、报告、合同），从企业模板库中选择对应模板（见“三、核心管理工具模板示例”），保证格式规范、内容完整。

内容填写：明确文档核心要素（如发文部门、适用范围、生效日期），关键数据需经部门负责人审核确认。

命名规则：统一采用“部门代码-文档类型-年份-序号-版本号”格式，例如：“HR-ZD-2024-001-V1.0”（HR：人力资源部；ZD：制度文件；2024：年份；001：序号；V1.0：版本号）。

（二）内容审核与发布

分级审核：

一般文档：由部门负责人审核内容准确性与合规性；

重要文档（如合同、制度）：需经分管领导及法务/财务部门联合审核；

涉密文档：提交企业管理层审批，并标注“机密”等级。

发布与登记：审核通过后，将文档至企业指定文档管理系统（如OA系统、企业网盘），同时在《文档登记表》（见模板1）中记录编号、标题、存储路径、审核人等信息。

（三）存储与权限管理

存储路径规范：

电子文档：按“一级分类/二级分类/年份/部门”路径存储（例：“综合管理/制度流程/2024/行政部”）；

纸质文档：存入指定档案柜，标注分类标签及存放位置，扫描件同步存入电子系统。

权限分级：

超级管理员：系统配置、权限分配、全文档查阅；

部门管理员：本部门文档创建、审核、权限内修改；

普通用户：权限内文档查阅、编辑（仅限本人创建或授权文档）；

只读用户：仅限查阅，无编辑权限（如外部审计人员）。

（四）版本更新与追溯

版本控制：文档修改后，版本号按“V1.1→V1.2”递增，旧版本保留至少3个月，便于追溯。

变更记录：每次修改需在《版本变更记录表》（见模板3）中填写变更日期、变更人、变更内容及原因，保证修改过程可追溯。

（五）归档与销毁

定期归档：每年12月底，由档案管理员对现行文档进行分类整理，区分“现行有效文档”与“历史归档文档”，归档文档移交至企业档案室统一管理。

销毁管理：

超过保存期限的归档文档（如合同保存期满5年），由档案管理员填写《文档销毁申请表》，经部门负责人及分管领导审批后，双人监销并记录销毁信息；

涉密文档销毁需采用粉碎或焚烧方式，保证信息无法恢复。

三、核心管理工具模板示例

模板1：文档登记表

文档编号

文档标题

分类代码

创建人

创建日期

存储路径

当前版本

状态（草稿/生效/归档）

审核人

查阅权限范围

HR-ZD-2024-001

员工考勤管理制度

HR-ZD

2024-03-15

/综合管理/制度流程/2024/HR

V1.0

生效

*

全公司员工

CW-HT-2024-005

采购合同模板

CW-HT

2024-04-20

/财务法务/合同协议/2024/CW

V2.1

生效

赵六*

采购部、财务部

模板2：文档分类表

一级分类代码

一级分类名称

二级分类代码

二级分类名称

包含文档类型示例

负责部门

保存期限

GL

综合管理

GL-ZD

制度流程

行政管理制度、岗位职责说明书

行政部

长期

GL

综合管理

GL-HY

会议纪要

总经理办公会、部门周例会纪要

办公室

5年

YW

业务运营

YW-HT

合同协议

销售合同、服务协议

市场部

合同到期后5年

JS

技术研发

JS-SJ

技术文档

产品设计图、测试报告

技术部

10年

模板3：版本变更记录表

文档编号

文档标题

变更日期

变更人

变更内容简述

旧版本号

新版本号

变更原因

审核人

HR-ZD-2024-001

员工考勤管理制度

2024-06-10

增加“远程考勤”条款

V1.0

V1.1

适应混合办公需求

*

CW-HT-2024-005

采购合同模板

2024-07-15

调整付款条款比例

V2.0

V2.1

优化现金流管理

赵六*

四、执行中的关键控制点

（一）命名与存储规范

严禁随意命名：如“通知2024.docx”“合同最终版.docx”等不规范名称需立即整改，避免查找困难；

禁止本地存储