会议纪要记录表标准化格式.docVIP

适用场景说明

本标准化会议纪要记录表适用于各类正式会议场景，包括但不限于：企业内部战略研讨会、项目阶段性推进会、跨部门协调会、客户需求沟通会、月度/季度工作例会以及临时专项会议等。通过统一格式，保证会议信息传递的准确性与完整性，便于后续工作追溯、任务落实及经验总结。

标准化操作流程

一、会前准备阶段

明确会议核心信息：提前获取会议通知，确认会议主题、时间、地点、主持人、参会人员范围及议程，保证记录方向与会议目标一致。

准备记录工具：根据会议重要性选择记录方式（电子文档或纸质表格），提前打开标准化模板，熟悉表单结构；重要会议可准备录音设备（需提前告知参会人员），辅助记录关键内容。

梳理背景资料：若会议涉及特定议题，提前查阅相关背景文件（如项目方案、上次会议纪要等），避免记录时因信息不足出现遗漏。

二、会中记录阶段

填写基础信息：会议开始后，第一时间在模板中填写会议名称、具体时间（精确到上/下午及分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人姓名（用代替，如记录人），以及参会人员名单（全称或部门+姓名，如市场部、研发组）。

按议程逐项记录：

讨论内容：围绕每个议题，记录核心发言要点（避免逐字记录，提炼关键词和结论），标注不同参会人员的观点差异或共识（如“提出需优化流程，表示赞同，建议增加环节”）；

决议事项：对会议达成的明确结论，需记录“决议编号”（如“JY-2024-001”）、具体决议内容、依据的讨论依据；

待办事项：区分“任务”与“待办”，明确任务描述、负责人（用代替，如负责人）、计划完成时间（具体日期或阶段，如“2024年X月X日前”“下季度末前”），以及优先级（高/中/低）。

重点信息标注：对争议点、未决事项、需后续跟进的问题单独标注“★”，会后及时与主持人或相关人确认。

三、会后整理阶段

核对与补充：会议结束后2个工作日内，根据记录内容及录音（如有）补充遗漏信息，重点核对决议事项、待办任务的负责人及时间是否准确，保证与会议结果一致。

审核与定稿：将整理后的纪要提交主持人审核，根据反馈修改完善后定稿；涉及敏感信息（如未公开数据、客户隐私）需脱敏处理。

分发与归档：定稿后按需分发给参会人员及相关方（抄送范围需明确），同时通过企业内部系统或指定文件夹存档，存档文件命名格式为“会议纪要-YYYYMMDD-会议名称”。

会议纪要记录表模板

会议基本信息

会议名称

会议时间

年月日上/下午时分—时分

会议地点

（线下：会议室；线上：平台，会议号：X-X-X）

主持人

*

记录人

*

参会人员

（列出全称或部门+姓名，如：市场部、技术组、客服部*等）

缺席人员及原因

（如：（病假）、（因项目冲突））

会议议程与记录

序号

议题名称

1

2

3

其他事项

（如：下次会议安排、临时动议等）

附件清单

（如有：1.《项目方案V2.0》；2.会议PPT）

分发范围

（如：全体参会人员、公司领导、项目组存档）

使用规范与提示

内容客观性：记录需忠实于会议原意，不添加个人主观评价，对争议性内容需同时标注多方观点，避免片面表述。

任务可追溯性：待办任务需明确“负责人”而非部门，避免出现“相关部门负责”等模糊表述；完成时间需具体，避免“尽快”“适时”等不确定性词汇。

及时性要求：会后整理需在2个工作日内完成，保证决议和任务信息及时落地，避免因延迟导致执行偏差。

保密管理：涉密会议纪要需标注“内部资料”或“保密”字样，按企业保密制度限定分发范围，电子版需加密存储。

格式统一性：使用模板时不得随意删减栏目，如需增加字段（如“列席人员”“会议费用”等），需经行政部门备案后统一调整。