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会议管理与记录模板

一、适用场景与价值

二、全流程操作指南

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目的与议题

根据团队当前工作需求（如项目节点复盘、资源协调、问题解决等），确定会议核心目标（例如：“明确Q3产品迭代优先级”“解决*项目跨部门协作卡点”）。

围绕核心目标拆解具体议题，建议每个议题聚焦单一问题，避免议题过多导致讨论散漫（如议题1：模块开发进度延迟原因分析；议题2：模块资源调配方案）。

确定会议基本信息

设定会议时长（常规会议建议控制在60-90分钟，重要决策会可适当延长）、时间（优先选择团队成员工作高效时段，避开临近下班或周一/周五疲劳期）、地点（线下会议室或线上会议平台，提前测试设备）。

明确主持人（负责控场、引导讨论）、记录人（负责记录关键信息，建议由非核心决策人员担任）。

通知参会人员

提前1-3天通过团队沟通工具（如企业钉钉）发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点/、议题、会前准备材料（如项目进度表、数据报表、待讨论方案文档）。

确认参会人员是否可出席，无法参会者需提前说明原因，必要时安排替代人员。

准备会议物资

线下会议：准备白板、马克笔、投影仪、会议签到表、纸质模板等；线上会议：提前共享会议，测试麦克风、屏幕共享功能，保证参会人员熟悉操作。

（二）会中执行：聚焦目标，高效讨论

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人开场，重申会议目标、时长及各议题预计讨论时间，提醒参会人员围绕议题发言，避免跑题。

记录人宣读上次会议待办事项完成情况（如有），快速同步进展。

按议题逐项讨论（核心环节，40-60分钟）

主持人引导每个议题的讨论，保证每位参会人员均有发言机会，优先邀请直接关联人发表意见（如“*模块负责人，请先同步当前进度”）。

讨论中聚焦“问题-原因-方案-行动”逻辑：明确现状→分析根因→提出解决方案→评估方案可行性→初步达成共识。

记录人实时记录关键信息：讨论要点（不同观点的核心论据）、分歧点（未达成一致的争议内容）、初步共识（多数人认可的方向）。

形成决议与待办事项（10-15分钟）

对每个议题的讨论结果进行总结，主持人确认决议内容（需明确、可执行，避免“尽快研究”“后续考虑”等模糊表述）。

明确待办事项：任务内容（具体要做什么）、负责人（明确到人，避免“相关负责人”等模糊表述）、截止时间（具体到日期，如“2024年8月15日前完成”）、所需资源/支持（如需其他部门配合需注明）。

参会人员现场确认待办事项无异议，避免后续推诿。

会议总结与收尾（5分钟）

主持人简要总结会议成果（决议数量、待办事项总数），强调关键行动节点。

记录人收集补充信息（如遗漏的发言要点、需会后补充的资料），确认会议记录初稿将在会后24小时内分发。

（三）会后跟进：保证成果落地

整理会议记录（会后24小时内完成）

记录人根据会议笔记，整理正式会议记录，内容包括：会议基本信息、参会人员、各议题讨论摘要、决议内容、待办事项清单（需包含负责人、截止时间）。

记录需客观准确，避免主观评价，重点突出“做什么、谁来做、何时完成”，复杂决议可附简要说明或示意图。

分发与确认记录

将会议记录通过邮件或团队工具发送给所有参会人员，抄送相关领导，注明“请确认记录内容，如有异议请在24小时内反馈”。

收到反馈后及时修订记录，最终版经主持人确认后存档（建议按“会议日期-主题”命名文件，如产品迭代推进会-会议记录”）。

跟踪待办事项落实

记录人或指定专人作为“跟进人”，在待办事项截止日前1-2天提醒负责人，同步进度至团队群。

待办事项完成后，负责人需在会议记录中标注“已完成”并附简要成果（如“*需求文档已定稿，：[内部文档地址]”），保证闭环管理。

三、会议记录模板（标准版）

会议基本信息

会议主题

（例：Q3产品迭代优先级评审会）

会议时间

年月日时分至时分

会议地点/线上

（例：公司3楼会议室A/腾讯会议：123-456-789）

主持人

*经理

记录人

*助理

应参会人员

总监、组长、工程师、设计师（共X人）

实参会人员

（勾选或列出实际出席人员，例：总监、组长、*工程师）

缺席人员及原因

（例：*设计师，因客户临时需求评审无法参会）

会前材料

（例：产品迭代需求清单、用户调研数据报告）

会议议程与讨论记录

议程1：明确Q3产品迭代核心目标（15:00-15:20）

讨论要点：

-*总监：Q3核心目标是提升用户活跃度，优先聚焦“首页改版”和“个人中心功能优化”两个模块。

-*组长：建议结合用户调研数据，首页改版需优化信息流推荐算法，个人中心需增加“成长体系”。

分歧点：

-*工程师：算法优化开发周期预计4周，可能影响其他模块迭代，建议优先级后置。

共识：

-确认Q3核心目标为“提升用户活跃度”，首页改版