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商务合同标准化签订流程合同内容审查与风险控制工具指南

一、适用业务场景与对象

本工具适用于各类企业开展日常业务合作时的商务合同签订流程，涵盖采购合同、服务合同、销售合同、合作开发合同、租赁合同等常见类型。涉及参与主体包括业务部门（发起合作需求）、法务部门（合同审查与风险把控）、财务部门（财务条款与资金风险审核）、管理层（最终审批决策）及相关合作方（合同签署主体）。特别适用于需规范合同管理、防范法律与商业风险的企业场景，尤其适用于跨部门协作的合同签订流程管控。

二、标准化操作流程与步骤详解

步骤1：合同需求发起与草案准备

操作内容：

业务部门根据合作意向，填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同标的（货物/服务/项目内容）、合作期限、核心商务条款（如预估金额、付款方式、交付/验收标准）及特殊需求（如保密要求、知识产权归属）。

业务部门与合作方沟通后，起草合同草案，参照企业《合同示范文本库》（如有）或行业标准模板，保证框架条款完整（如双方权利义务、违约责任、争议解决方式等）。

输出成果：《合同需求申请表》《合同草案（初稿）》。

步骤2：合同主体资格审查

操作内容：

法务部门牵头，业务部门配合，对合作方主体资格进行全面审查，重点核实：

①主体合法性：核查合作方《营业执照》（是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同标的）、特殊行业资质（如食品经营许可证、建筑业企业资质等，根据合同类型确定）；

②履约能力：通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询合作方信用记录（是否有失信被执行、行政处罚等），必要时要求提供近两年财务报表、同类项目业绩证明；

③授权代表权限：若合同由合作方授权代表签署，需核查《授权委托书》（载明授权范围、权限期限及是否有转委托权），避免无权代理风险。

审查结果形成《合同主体资格审查表》，对存在主体瑕疵（如超范围经营、信用不良）或资质不足的合作方，业务部门需重新评估合作必要性或要求其补正。

输出成果：《合同主体资格审查表》（审查结论为“合格”方可进入下一步）。

步骤3：合同内容合规性与商务条款审查

操作内容：

法务部门审查：重点审查合同条款的合法性、完整性与严谨性，包括：

①标的描述是否清晰（避免“优质产品”“良好服务”等模糊表述，需明确规格、型号、技术参数等）；

②双方权利义务是否对等（如付款条件与交付义务是否匹配，违约责任是否双向约定）；

③违约责任是否明确（违约金计算方式、损失赔偿范围，避免“承担相应责任”等笼统条款）；

④争议解决方式是否约定明确（优先约定企业所在地法院管辖或仲裁机构，避免“由双方协商解决”的无效条款）；

⑤是否存在法律禁止性条款（如“合同签订后无论何种情况均不得解除”）。

业务部门审查：核对商务条款与需求一致性，包括标的数量、质量标准、履行期限、交付/验收流程、售后服务承诺等，保证与前期沟通内容无偏差。

审查发觉问题，法务部门出具《合同审查意见书》，列明修改建议，业务部门与合作方沟通修订后重新提交审查，直至条款合规合理。

输出成果：《合同审查意见书》《合同草案（修订稿）》。

步骤4：财务条款与资金风险审核

操作内容：

财务部门审查合同中的财务条款，重点关注：

①付款方式与节点（如预付款比例、进度款支付条件、尾款结算时间，避免“货到付款”等无明确期限的约定）；

②税费承担（明确增值税、印花税等税费的缴纳主体，避免约定不明导致企业额外支出）；

③价格条款（价格是否包含运费、保险费等附加费用，价格调整机制是否合理（如按市场波动约定调价公式））；

④违约金与赔偿金的财务影响（评估过高违约金对企业现金流的影响，建议设置合理上限）。

财务部门签署《财务条款审核意见》，确认资金风险可控后，方可进入审批流程。

输出成果：《财务条款审核意见》。

步骤5：内部审批流程执行

操作内容：

根据合同金额、风险等级及企业《合同管理办法》，确定审批层级：

①小额/低风险合同（如金额≤10万元，标的明确、履约风险低）：由业务部门负责人、法务专员、财务主管联合审批；

②大额/中等风险合同（如10万元＜金额≤50万元，或涉及核心业务）：在上述审批基础上，增加分管副总*审批；

③重大/高风险合同（如金额＞50万元，或涉及对外投资、知识产权转让等）：需提交总经理*及董事会（如有）审批。

审批人需在《合同审批流程表》中签署明确意见（“同意”“修改后同意”“不同意”并说明理由），审批流程未完成前，不得启动签署程序。

输出成果：《合同审批流程表》（所有审批环节签署完毕）。

步骤6：合同签署与归档管理

操作内容：

业务部门核对最终审批通过的合同文本，保证与合作方版本一致，双方签字盖章页完整（自然人合同需签字+按手印，企业合同需盖公章+法定代表人/授权代表