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企业费用审批与成本控制表格集使用指南

一、应用场景说明

本工具集适用于各类企业日常运营中的费用管理与成本控制场景，具体包括：日常办公费用（如文具采购、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿）、业务招待费用、采购费用、培训费用等。通过标准化表格与流程，可规范费用申请、审批、核算全环节，实现费用支出的透明化管理，同时为企业成本分析、预算调整提供数据支持，尤其适合需要强化内部管控、提升资源使用效率的中型企业。

二、操作流程详解

步骤1：费用申请发起

申请人根据实际业务需求，填写《费用申请表》，明确费用类型、用途、金额、预算归属部门等信息，并附相关业务说明（如会议通知、采购需求单等），提交至部门负责人审核。

步骤2：部门初审

部门负责人*对申请的合理性、必要性进行审核，重点核查费用是否符合部门年度预算、是否超出常规标准，审核通过后流转至财务部门；若不通过，需注明理由并退回申请人修改。

步骤3：财务复核

财务专员*对《费用申请表》进行合规性复核，包括：金额计算是否准确、费用类别是否匹配会计科目、预算余额是否充足、附件是否齐全。复核通过后，按审批权限提交至对应层级领导；若发觉预算超支或附件缺失，需与申请人沟通调整。

步骤4：分级审批

根据企业费用授权制度，由不同层级领导审批：

单笔费用在5000元以下：由部门负责人与财务主管联合审批；

单笔费用5000-20000元：需分管副总*审批；

单笔费用20000元以上：提交总经理*审批。

审批人需在《费用审批表》中明确签署“同意”“补充说明”或“不同意”意见，若“不同意”，需注明理由。

步骤5：费用执行与报销

审批通过后，申请人凭《费用审批表》执行支出（如预订机票、采购物资），支出完成后整理原始凭证（如行程单、收据），填写《费用报销单》，附审批通过的《费用申请表》及原始凭证，提交财务部门审核报销。

步骤6：成本分析与归档

财务部门每月汇总费用数据，填写《月度成本分析表》，按部门、费用类型分析实际支出与预算差异，形成成本分析报告，为管理层提供成本控制优化建议；所有审批流程表单、报销凭证统一归档保存，保存期限不少于3年。

三、核心模板设计

模板1：费用申请表

申请部门

申请日期

年月日

申请人

联系方式

费用类型

□办公费用□差旅费用□业务招待□采购费用□培训费用□其他

预算归属部门

费用用途及明细（可附页）

估算金额（元）

大写：

￥

附件清单

□业务需求说明□报价单□会议通知□其他

部门负责人审核意见

签字：

日期：

模板2：费用审批表

申请部门

申请日期

年月日

费用类型

申请金额（元）

部门审核意见

签字：

日期：

财务复核意见

签字：

日期：

分管副总审批意见（如涉及）

签字：

日期：

总经理审批意见（如涉及）

签字：

日期：

模板3：月度成本分析表

费用部门

费用类型

预算金额（元）

实际支出（元）

差异金额（元）

差异率

主要原因分析

合计

成本控制建议

财务主管签字：

日期：

四、使用要点提示

填写规范性：所有表格需用黑色签字笔或电子文档填写，字迹清晰、信息完整，不得涂改；金额需同时填写大小写，大小写须一致。

审批时效：部门负责人需在收到申请后2个工作日内完成初审，财务复核不超过1个工作日，各级审批需在3个工作日内完成，避免因审批延迟影响业务进度。

预算控制：严格执行预算管理，若遇特殊情况需超预算支出，需在《费用申请表》中说明原因，并提交更高层级领导审批。

数据保密：费用数据涉及企业敏感信息，相关人员需严格遵守保密制度，不得泄露非工作需要的费用详情。

流程优化：企业可根据自身规模调整审批权限与流程，建议每半年对表格模板及流程进行复盘优化，保证适配业务发展需求。