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固定资产管理维护手册

一、适用范围与应用场景

本手册适用于各类企业、事业单位、机关及社会组织（以下简称“单位”）的固定资产全生命周期管理，涵盖从资产入库、日常使用、维护保养到盘点、报废处置的各个环节。具体应用场景包括：

新增资产入账：单位购置、自制、接受捐赠或调拨的固定资产（如办公设备、生产机械、交通工具、房屋建筑物等）需纳入统一管理时；

日常使用维护：资产在使用过程中需进行定期检查、保养、维修，保证其正常运转时；

定期盘点清查：单位需通过实地盘点核对资产账实一致性，防止资产流失或闲置时；

报废处置管理：资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰需退出使用时。

二、核心操作流程详解

（一）固定资产入库管理流程

需求提报：使用部门根据工作需要提交《固定资产购置申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估金额、用途及预算来源，经部门负责人*签字确认后报审批部门（如行政部、采购部）。

采购验收：采购部门根据审批后的申请执行采购，资产到货后，组织使用部门、资产管理部门（如行政部）共同验收：

核对资产实物与订单信息是否一致（名称、型号、数量、配置等）；

检查资产外观、功能是否完好，附件（如说明书、配件）是否齐全；

填写《固定资产验收单》，验收人（使用部门代表、资产管理部门代表、采购人员*）共同签字确认。

登记入账：资产管理部门根据《固定资产验收单》及合法采购凭证（如发票复印件），在固定资产管理系统中创建资产档案，唯一“资产编号”（规则：部门代码-资产类别-年份-流水号，如“ADMIN-PC-2024-001”），并录入以下信息：

基本信息：名称、规格型号、生产厂家、购置日期、启用日期、预计使用年限、净残值率；

财务信息：原值、资金来源、折旧方法（如平均年限法）；

使用信息：使用部门、责任人、存放地点。

贴标分配：资产管理部门打印“资产标签”（含编号、名称、购置日期），粘贴于资产显眼位置（如电脑主机背面、设备机身），并将资产移交使用部门，同时更新《固定资产台账》。

（二）固定资产日常维护流程

制定维护计划：资产管理部门于每年年初根据资产类型、使用频率及厂家建议，制定《年度固定资产维护计划》，明确：

不同类别资产的维护周期（如办公设备每季度1次、生产设备每月1次、空调设备每半年1次）；

维护内容（如清洁、除尘、检查线路、更换易损件、功能测试等）；

责任分工（内部维修组或外部服务商）。

执行维护操作：

内部维护：由资产管理部门维修组根据计划开展维护，填写《固定资产日常维护记录表》，记录维护时间、内容、执行人、结果（如“正常”“更换配件××”“需送修”等），并经使用部门责任人*签字确认；

外部维保：对于需专业维护的资产（如电梯、空调），资产管理部门联系维保服务商签订合同，按合同约定定期维护，索取《维护报告》并归档。

异常处理：维护中发觉资产存在故障或安全隐患，应立即停止使用，并标识“待修”状态；若需外部维修，由资产管理部门填写《固定资产维修申请单》，经审批后送修，维修完成后验收并更新维护记录。

（三）固定资产盘点管理流程

盘点准备：资产管理部门于每年12月制定《固定资产盘点方案》，明确：

盘点时间（如12月下旬）、范围（全部在用、闲置、待报废资产）；

人员分组（每组至少2人，1人负责清点、1人负责记录，组长由资产管理部门主管*担任）；

资料准备（最新《固定资产台账》、资产标签、盘点表、盘点工具（如扫码枪））。

实地盘点：各组对照《固定资产台账》，对资产逐项清点：

核对资产编号、名称、规格型号与台账是否一致；

检查资产实物状态（在用、闲置、损坏、报废）；

扫描资产标签（若有二维码/条形码）或手动录入盘点信息，填写《固定资产盘点表》，注明“账实相符”“盘盈”“盘亏”或“待调整”。

数据核对与差异处理：

盘点结束后，各组将《固定资产盘点表》汇总至资产管理部门，与系统台账进行交叉核对，《固定资产盘点差异表》；

对盘盈资产（台账无、实物有），需查明来源（如漏录、调入未登记），填写《盘盈资产说明表》，经审批后补录入账；

对盘亏资产（台账有、实物无），需核查原因（如遗失、损坏已报废、调拨未交接），由责任部门出具《盘亏情况说明》，经审批后进行账务核销；

更新《固定资产台账》及系统数据，保证账实一致。

（四）固定资产报废处置流程

鉴定评估：当资产出现以下情况时，使用部门可申请报废：

达到或超过预计使用年限，无法正常使用且维修成本过高；

因技术落后、损坏严重，经专业鉴定无法修复；

因自然灾害、意外等原因毁损，无修复价值。

资产管理部门组织技术部门、财务部门、使用部门共同对资产进行鉴定，填写《固定资产报废鉴定表》，明确报废原因及处理意见。

提交申请：使用部门根据鉴定意见，填写《固定资产报废申请表》，附《固定资产报废鉴定表》、资产实物照片及原始采购凭证复印件，经部门负责