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项目交付过程文件管理与存档标准模板

一、适用范围与应用场景

二、文件全生命周期管理流程

（一）文件分类与命名规范

文件分类

根据项目阶段和内容，将文件分为以下大类（可根据项目类型调整子类）：

项目启动阶段：项目立项申请书、可行性研究报告、项目章程、干系人登记表等；

需求规划阶段：需求规格说明书、需求变更申请单、用户访谈记录、需求评审报告等；

设计开发阶段：系统设计方案、技术架构文档、数据库设计说明书、接口文档、代码审查记录等；

测试验收阶段：测试计划、测试用例、测试报告（单元测试/集成测试/系统测试）、缺陷跟踪表、用户验收测试（UAT）报告、验收确认单等；

交付维保阶段：用户手册、运维手册、培训记录、项目总结报告、售后服务交接单等；

过程管理文件：项目周报/月报、会议纪要、风险登记册、问题跟踪表、合同补充协议等。

文件命名规范

文件名需统一格式，保证检索便捷：

[项目编号][阶段代码][文件类型][版本号][日期]

示例：PROJ2024001_REQ_需求规格说明书_V2.0docx

项目编号：由公司/项目组统一分配（如PROJ+年份+流水号）；

阶段代码：用英文缩标示（如REQ-需求、DES-设计、TEST-测试、DEL-交付）；

版本号：采用“主版本号.次版本号”（如V1.0、V1.1、V2.0），重大变更升级主版本，minor变更升级次版本；

日期：采用“YYYYMMDD”格式，文件创建或最新修订日期。

（二）文件创建与审核

文件创建

各阶段文件由责任角色牵头创建（如需求规格说明书由需求分析师编写，测试报告由测试负责人编写），内容需真实、准确、完整，符合项目相关标准（如ISO9001、CMMI等）。

文件中需明确标注“编制人”“审核人”“批准人”信息（编制人为直接责任人，审核人为技术/业务负责人，批准人为项目经理或客户方代表）。

文件审核与定稿

初稿完成后，由编制人提交给相关角色审核（如需求规格说明书需经客户代表、开发负责人、测试负责人联合审核）；

审核人需在2个工作日内反馈意见，明确“同意”“需修改”或“不同意”；

若需修改，编制人根据意见修订后重新提交审核，直至所有审核人确认通过；

最终定稿文件需加盖“项目文件章”（或电子签章），标注“最终版本”及生效日期，同步至项目文件管理系统。

（三）文件存储与版本控制

存储方式

线上存储：统一使用公司指定的项目文件管理系统（如SharePoint、Confluence、GitLab等），按项目编号创建独立文件夹，文件夹结构对应文件分类（如“01项目启动”“02需求规划”等）；

线下存储：纸质文件需存入防潮防火文件柜，标注项目名称、文件名称、存储日期，由专人保管；

存储路径需在项目启动时明确，并在项目组内公示，避免随意存放导致文件丢失。

版本控制

文件修订后，版本号需按规则升级，旧版本不得删除，需在文件管理系统中标记“历史版本”，保留修改记录（修订人、修订内容、修订日期）；

关键文件（如需求规格说明书、验收报告）的最终版本需导出为PDF格式（防止内容被篡改），与可编辑格式（如Word、Excel）一同存储；

项目过程中禁止使用“最终版”“最新版”等非规范命名，保证所有文件均有明确版本标识。

（四）文件借阅与传递

内部借阅

项目组成员因工作需要借阅文件，需通过文件管理系统提交“文件借阅申请”，说明借阅用途、预计归还时间，经项目经理审批后可/查阅；

借阅期限不超过3个工作日，到期需及时归还；若需续借，需提前1天重新申请，续借不超过2次。

外部传递

向客户、合作伙伴或监管机构传递文件，需通过加密邮件（或公司指定安全传输工具）发送，并附“文件传递清单”（含文件名称、版本、份数、接收方信息）；

重要文件（如合同、验收报告）传递后，需要求接收方签收回执，扫描件存档至项目文件“外部传递记录”文件夹；

禁止通过个人QQ等非加密渠道传递敏感项目文件。

（五）文件归档与销毁

归档条件

项目完成最终验收且维保期结束后30日内，需完成文件归档：

线上文件：将所有最终版本文件（含PDF版、可编辑版、历史版本压缩包）整理至“项目归档”文件夹，并“项目文件归档清单”；

线下文件：将纸质文件分类装订（每份文件标注归档日期、页码），装入档案盒，盒面粘贴“档案标签”（含项目名称、归档日期、文件清单）。

归档管理

归档文件需移交至公司档案室（或指定档案管理员），办理移交手续，填写“文件归档移交记录表”（含移交人、接收人、移交文件清单、移交日期）；

档案管理员需在档案系统中建立项目档案索引，保证可快速检索。

销毁管理

根据公司档案管理规定及项目文件保存期限（如一般项目文件保存5年，重要项目文件保存10年以上），对超期文件进行销毁；

销毁前需提交“文件销毁申请”，经项目经理、法务部（如需）审批后