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企业办公行政管理模板集

一、高效协同：会议管理全流程指引

适用场景

适用于企业内部部门例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等各类正式会议的组织与管理，旨在规范会议流程、提升会议效率、保证会议成果落地。

操作流程

（一）会议发起与审批

明确会议需求：发起人（如部门负责人或项目负责人）根据工作需要确定会议主题、目标、预计参会人员、时长及时间范围（如“2024年Q3销售目标推进会，时长1.5小时，建议时间9:00-10:30”）。

提交会议申请：通过办公系统或《会议申请表》提交信息，包括会议名称、类型、时间、地点（线上需填写会议/账号密码）、参会人员名单、会议议程及预期成果，提交至部门负责人*审批。

审批与协调：部门负责人审核会议必要性及资源占用情况（如会议室冲突、关键人员时间冲突），审批通过后，由行政部协调会议室（或线上会议工具），若涉及跨部门人员，需提前同步至相关部门负责人*确认。

（二）会议准备与通知

材料准备：发起人提前1天完成会议材料（如PPT、数据报表、议题背景资料）准备，并通过邮件或办公系统发送至参会人员，标注“请提前查阅，会上需讨论重点”。

设备与环境确认：行政部*提前30分钟检查会议室设备（投影仪、麦克风、空调、灯光等），保证正常使用；线上会议需提前测试音视频效果，发送会议至参会人员。

正式通知：审批通过后，行政部*或发起人通过邮件/企业发送《会议通知》，包含会议基本信息、议程、材料、参会要求（如“携带笔记本记录”“提前5分钟进入会议室”）。

（三）会议召开与记录

开场与议程确认：主持人（通常为发起人或指定人员*）准时开场，确认参会人员到齐情况（迟到10分钟以上需说明原因），简要重申会议目标及议程，明确时间分配（如“议题1（30分钟）、议题2（40分钟、总结（10分钟）”）。

议题讨论与决策：按议程逐项讨论，主持人引导发言，避免跑题，关键信息需记录（如“市场部提出：Q3重点开拓华东区域，需增加预算10万”；决议：“同意增加预算，由财务部3日内完成审批”）。

指定记录人：记录人（通常为会议发起人或指定人员）实时记录《会议纪要》，内容包括：会议时间、地点、参会人员、缺席人员（及原因）、讨论要点、决议事项、责任分工（负责人、完成时限）、下一步行动计划。

（四）会议纪要与归档

整理与分发：会议结束后24小时内，记录人完成《会议纪要》初稿，经主持人（部门负责人）审核无误后，1个工作日内发送至所有参会人员及相关部门抄送人（如公司管理层），并标注“如有异议，请于2小时内反馈，逾期视为确认”。

决议跟踪：发起人/责任部门根据会议纪要中的分工及时限，推进任务落实，行政部每周汇总决议执行情况，纳入周报跟进。

资料归档：会议材料（PPT、纪要、签到表等）由行政部*统一分类归档（电子文档存于“共享文件夹-会议记录-2024年-部门”，纸质文档按年度装订存档），保存期限不少于2年。

表格示例

表1：会议申请表

申请部门

申请人

申请日期

会议名称

会议类型（例会/项目会/专题会）

市场部

*

2024-08-01

Q3销售目标推进会

项目会

会议时间

会议地点

参会人员（部门+姓名）

预计时长

会议目标

2024-08-0509:00-10:30

301会议室

市场部、销售部、财务部*

1.5小时

明确Q3销售目标及区域策略，协调资源支持

会议议程

需准备材料

部门负责人审批意见

行政部协调意见

1.Q2销售数据复盘（市场部，20分钟）；2.Q3目标分解（销售部，30分钟）；3.资源需求讨论（各部门，30分钟）

PPT、Q2销售数据表、Q3目标草案

同意，按计划推进

会议室已预订，线上会议备用已发送

表2：会议纪要模板

会议名称：Q3销售目标推进会

会议时间：2024年8月5日09:00-10:30

会议地点：301会议室

主持人：市场部*

记录人：行政部*

参会人员：市场部、销售部、财务部、运营部

缺席人员：无

一、讨论要点

Q2销售数据复盘：市场部*展示Q2销售额完成率85%，华东区域未达标（原因：竞品价格战、渠道渗透不足）。

Q3目标分解：销售部*提出Q3目标同比增长20%，需重点突破华南、华东区域，建议增加华东区域推广预算10万元。

资源需求：运营部提出需新增2名地推人员（9月到位），财务部需同步审批预算。

二、决议事项

同意Q3销售目标同比增长20%，由销售部*8月8日前细化区域分解方案。

增加10万元华东区域推广预算，由财务部8月7日前完成审批，市场部8月10日前启动推广计划。

运营部*8月15日前完成2名地推人员招聘，保证9月1日到岗。

三、下一步行动计划

任务内容

责任人

完成时限

细化Q3销售区域分解方案

销售部*

2024-08-08

完成华东区域推广预算审批

财务部*

2024-08-07

启动华东区域