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采购申请与审批全流程管理模板

适用场景说明

全流程操作步骤详解

第一步：采购需求发起与申请单填写

责任主体：需求部门（申请人：**）

操作内容：

需求部门根据实际工作需要（如部门新增人员、设备更换、项目物资需求等），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间等基本信息。

申请人填写《采购申请单》（详见模板表格1），附上相关支撑材料，如市场调研报价（3家以上供应商对比，若为单一来源采购需说明理由）、技术参数说明、项目立项批复（如涉及项目采购）等。

申请单需经需求部门负责人（部门经理）签字确认，保证需求符合部门工作计划和预算要求。

关键节点：需求描述清晰、附件材料齐全，避免因信息模糊导致后续审批延误。

第二步：部门初审与预算审核

责任主体：需求部门负责人（部门经理）、财务部门（预算专员）

操作内容：

需求部门负责人审核采购需求的必要性、合理性及与部门职能的匹配度，重点检查是否存在重复采购、可替代方案等情况。

财务部门根据企业年度预算及月度预算执行情况，审核采购申请的预算科目是否准确、金额是否在预算范围内。

若超预算，需求部门需提交《超预算说明》，详细阐述超预算原因及资金来源（如预算调整、专项审批等），由财务负责人（财务经理）签字确认后，进入下一步审批。

若预算不足或无预算，申请暂退回需求部门调整。

关键节点：预算审核需与实际采购需求严格挂钩，避免预算执行偏差。

第三步：跨部门会签（如涉及）

责任主体：技术部门（技术工程师）、法务部门（法务专员）、仓储部门（仓库管理员）

操作内容：

技术审核：若采购物品涉及专业技术参数（如生产设备、IT硬件等），由技术部门审核规格型号、技术标准是否符合企业使用要求，必要时组织技术论证。

法务审核：若采购金额较大或涉及长期服务合同，由法务部门审核合同条款（如付款方式、违约责任、知识产权等）的合规性，避免法律风险。

仓储审核：若采购物品为库存物资，由仓储部门核对现有库存数量，确认是否需采购或可从库存调拨，避免重复采购。

关键节点：会签部门需在1-2个工作日内完成审核，逾期未反馈视为默认通过。

第四步：分级审批与权限确认

责任主体：根据采购金额划分审批权限（示例）

采购金额（元）

审批人

≤5,000

需求部门负责人

5,001-50,000

分管副总（副总A）

50,001-200,000

总经理（总经理）

＞200,000

董事长（董事长）

操作内容：

采购申请单及会签意见根据金额对应权限逐级提交审批，审批人需在1个工作日内完成审批，重点审核采购的合规性、经济性及必要性。

审批通过后，申请单流转至采购部门；审批不通过，由采购部门反馈至需求部门修改后重新发起。

关键节点：审批权限需明确划分，严禁越权审批或化整为零规避审批。

第五步：采购执行与供应商管理

责任主体：采购部门（采购专员）

操作内容：

采购部门根据审批通过的《采购申请单》，按照企业采购制度选择采购方式（如公开招标、询价比价、单一来源采购等）。

组织供应商谈判或招标，确定最终供应商、采购价格、交付时间及付款条件，签订《采购合同》（需经法务部门审核通过）。

向供应商下达采购订单，明确物品名称、规格、数量、交付地址及联系人（采购对接人）。

关键节点：采购过程需公开透明，优先选择合格供应商名录内的合作方，保证价格合理。

第六步：到货验收与入库管理

责任主体：需求部门（使用人）、采购部门（采购专员）、仓储部门（仓库管理员）

操作内容：

供应商送货到指定地点后，由需求部门、采购部门共同进行验收，对照采购订单核对物品名称、规格、数量、质量（如试用、检测报告等），填写《采购验收单》（详见模板表格3）。

验收合格后，仓储部门办理入库手续，登记库存台账；验收不合格，由采购部门联系供应商退换货或协商解决方案，并记录不合格原因。

需求部门领用物品时，需办理领用手续，明确使用责任人。

关键节点：验收需多方参与，保证物品与需求一致，避免不合格产品流入使用环节。

第七步：付款结算与财务处理

责任主体：财务部门（会计）、采购部门（采购专员）

操作内容：

采购部门凭《采购申请单》《采购合同》《采购验收单》《供应商发票》等资料，向财务部门申请付款。

财务部门审核单据的完整性、合规性及与合同的匹配性，按照付款条款办理转账或支票支付，同步登记应付账款台账。

付款完成后，将相关单据整理归档，更新采购台账。

关键节点：发票信息需与合同、验收单一致，保证税务合规，避免重复付款。

第八步：资料归档与流程复盘

责任主体：采购部门（采购主管）、档案管理部门（档案管理员）

操作内容：

采购部门将采购全流程资料（申请单、审批意见、合同、验收单、付款凭证等）整理成册，每月移交档案管理部门归档，保存期限不少于3年（重要合同保存期限不少于10年）。

定期对采购流程进行复盘，分析采购效率