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企业标准化费用报销流程指南

一、适用范围与常见应用场景

本流程适用于企业内部所有部门员工因公产生的各项费用报销，涵盖日常办公、业务出差、客户招待、物料采购、市场活动等常见场景。具体包括但不限于：

日常办公费用：办公用品采购、通讯费、快递费、打印复印费等；

差旅费用：交通费（机票、高铁、市内交通）、住宿费、餐补、市内交通补贴等；

业务招待费用：客户用餐、礼品赠送、活动接待等；

其他合规费用：培训费、市场推广费、维修费等，需符合公司费用预算及管理制度规定。

二、标准化报销流程操作步骤详解

步骤一：费用发生与原始凭证收集

操作说明：

员工因公发生费用时，需保证费用真实、合规，且与公司业务相关。

及时取得合法有效的原始凭证，包括但不限于：

发票：增值税专用发票（需提供完整购买方信息：名称、税号、地址电话、开户行及账号）或增值税普通发票（需注明公司名称及税号）；

行程单：出差人员需提供往返交通行程单（机票/高铁票），注明出发地、目的地、日期及金额；

明细清单：如物料采购需提供供应商明细清单，注明品名、规格、数量、单价；

审批单：大额费用（如单笔超过5000元）或特殊费用（如招待费、礼品费）需提前填写《费用预支审批单》，经部门负责人及财务部审批后方可发生。

原始凭证需保持清晰、完整，无涂改、破损，且需加盖出具单位发票专用章或财务章。

步骤二：填写费用报销单

操作说明：

登录企业财务系统或使用纸质版《费用报销单》（模板详见第三章），按以下规范填写：

基本信息：报销人姓名（*）、所属部门、报销日期、费用归属项目（如“市场部-推广活动”）；

费用明细：按费用类别分项填写，每项需注明“日期”“费用事由”“类别”“金额”“附件张数”，例如：

日期

费用事由

类别

金额（元）

附件张数

2023-10-08

北京-上海差旅交通费

差旅费

1,280.00

2

2023-10-08

上海酒店住宿费

差旅费

680.00

1

合计金额：填写所有费用项的合计金额（大小写一致），如：人民币（大写）：壹仟玖佰陆拾元整，￥1,960.00；

备注：填写其他需说明事项，如“预支冲抵”“费用分摊”等。

电子报销单需通过系统原始凭证扫描件（PDF格式，每张附件单独命名）；纸质报销单需将原始凭证按顺序粘贴在《费用报销单》后，左上角对齐，避免遮挡凭证内容。

步骤三：部门负责人审核

操作说明：

报销人填写完整后，将报销单及附件提交至部门负责人（*）处进行审核。

部门负责人需重点审核以下内容：

费用是否与部门业务相关，是否符合年度/月度预算；

费用事由是否真实、合理，是否存在虚报、冒领情况；

报销单填写是否规范，附件是否齐全、合规；

大额费用是否已履行提前审批手续。

审核通过后，部门负责人在报销单“部门审核”栏签字（或通过系统电子审批），并注明审核日期；审核不通过需注明原因并退回报销人修改。

步骤四：财务部审核

操作说明：

部门审核通过后，报销单流转至财务部（对接人：*），由财务专员进行合规性审核。

财务部审核要点：

凭证合规性：发票真伪（通过“全国增值税发票查验平台”核验）、抬头税号是否正确、发票内容是否符合费用类别（如“差旅费”不得开具办公用品类发票）；

金额准确性：报销单金额与发票、行程单等附件金额是否一致，计算是否无误；

制度符合性：费用标准是否符合公司《费用管理制度》（如：住宿费标准为一线城市400元/晚，二线城市300元/晚；餐补标准为100元/人/天）；

附件完整性：是否按要求提供所有必要附件，如《费用预支审批单》是否齐全。

审核通过后，财务专员在“财务审核”栏签字（或系统审批）；审核不通过需注明原因（如“发票税号错误”“超标准金额需部门说明”），并退回报销人补充或修正。

步骤五：分级审批

操作说明：

根据费用金额及类别，按以下权限进行最终审批：

小额费用（单笔金额≤5,000元）：由财务负责人（*）审批；

大额费用（5,000元＜单笔金额≤20,000元）：由财务负责人审批后，提交至总经理（*）审批；

重大费用（单笔金额＞20,000元）：需经总经理审批后，提交至董事长（*）最终审批。

审批人需在“领导审批”栏签字（或系统审批），确认费用符合公司利益及制度规定。

步骤六：报销款项发放

操作说明：

审批完成后，财务部在3个工作日内完成付款：

电子报销：通过银行转账将报销款项发放至员工绑定的工资卡账户，备注“报销-员工姓名-费用类别”；

纸质报销：出纳（*）通知报销人领取现金或转账回单，报销人需在“出纳签字”栏签字确认。

如涉及预支冲抵，需在报销单中注明“预支金额”及“实付金额”，多退少补。

步骤七：凭证归档

操作说明：

财务部每月对已报销凭证进行整理，按月份及部门分类，装订成册，标注“2023年10月费用凭证-部门”；

电子凭证同步至企业档案管理系统，保存期限不