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采购流程与操作标准化手册

一、手册适用范围与典型应用场景

本手册适用于各类企业、事业单位及社会组织的采购活动，涵盖办公设备、生产物料、服务外包（如咨询、运维）、工程建设等类型采购。适用于采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关岗位人员，旨在规范采购全流程操作，保证采购合规、高效、透明。典型场景包括：新员工采购培训、日常采购执行指导、采购审计合规核查、跨部门采购协作等。

二、标准化采购操作流程详解

（一）采购需求发起与提报

操作主体：需求部门申请人*

操作内容：

需求部门根据业务发展或工作需要，确定采购需求，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途及到货时间等关键信息。

填写《采购需求申请表》（见表1），附上相关支撑材料（如技术规格书、市场调研报告、立项批复文件等），经部门负责人*审核签字后提交至采购部。

输出文件：《采购需求申请表》及支撑材料

（二）采购需求审批

操作主体：采购部、财务部、分管领导/管理层

操作内容：

采购部收到需求申请后，1个工作日内完成初步审核，重点核查需求必要性、预算合理性、规格参数明确性。

财务部同步审核预算金额是否符合年度预算安排，超预算需求需提交额外说明。

根据采购金额分级审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人+采购部负责人审批；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人+采购部负责人+财务部负责人*审批；

金额＞5万元：增加分管领导*审批，重大采购（如＞20万元）需提交管理层集体决策。

审批通过后，采购部在《采购需求申请表》上签署意见，启动下一流程；审批不通过的，注明原因退回需求部门修改。

输出文件：《采购需求申请表》（审批完成版）

（三）供应商寻源与选择

操作主体：采购专员*、需求部门代表、审计监察部（如需）

操作内容：

供应商信息收集：根据采购需求，通过公开渠道（如采购网、行业电商平台、供应商库）收集至少3家合格供应商信息，优先选择合作良好、资质齐全的供应商。

资质审核：要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、业绩证明等，采购部审核资质真实性及有效性，形成《供应商资质审核表》（见表2）。

询价比价/招标：

金额≤1万元：采用询价方式，向3家及以上供应商发出询价单，对比价格、质量、交期，选择最优供应商；

1万元＜金额≤10万元：采用比价方式，要求供应商提供报价函，采购部组织需求部门共同评审；

金额＞10万元：启动公开招标或竞争性谈判，按《招标投标法》及单位内控规定执行，形成《评标报告》。

确定供应商后，采购部在单位供应商库中记录结果，重大选择需报审计监察部备案。

输出文件：《供应商资质审核表》《询价比价记录表》《评标报告》（如需）

（四）采购合同签订

操作主体：采购部、法务部、供应商

操作内容：

采购部根据谈判结果，拟定采购合同文本，明确标的物名称、规格、数量、价格、付款方式、交货期、质量标准、违约责任、争议解决条款等。

法务部对合同条款进行合规性审核，重点核查法律风险、权利义务对等性，提出修改意见并跟踪落实。

审核通过后，由采购负责人*及法定代表人（或授权代表）签字盖章，供应商同步签字盖章，合同正式生效。

合同一式三份（采购部、财务部、供应商各执一份），原件由采购部归档保存。

输出文件：采购合同（最终版）

（五）采购订单下达与履约跟踪

操作主体：采购专员*、供应商

操作内容：

采购部根据签订的合同，向供应商发出《采购订单》（见表3），明确订单编号、供货详情、交货地点、联系人等信息，要求供应商确认回复。

建立履约跟踪台账，定期（如每周）跟进供应商生产/备货进度，确认是否按计划交付。如遇延期风险，及时与供应商沟通，协调解决方案（如分批交货、调整交期），并报采购部负责人*备案。

供应商发货前，需提供《发货清单》，采购部核对清单内容与订单一致性。

输出文件：《采购订单》、履约跟踪台账

（六）到货验收

操作主体：需求部门、仓库管理员、采购专员

操作内容

货物送达后，采购专员*通知需求部门及仓库共同到场验收，核对货物数量、规格型号是否与订单一致，检查外包装是否完好。

需求部门负责技术参数验收（如设备功能、软件功能等），仓库负责数量及外观验收，填写《到货验收单》（见表4），验收结果分为“合格”“不合格”“让步接收”。

验收不合格的，采购专员需在2个工作日内与供应商沟通处理方案（如退货、换货、折扣），形成《不合格品处理记录》；让步接收的，需需求部门负责人签字确认。

验收合格后，需求部门、仓库、采购部在《到货验收单》上签字确认，货物办理入库手续。

输出文件：《到货验收单》《不合格品处理记录》（如需）

（七）付款结算

操作主体：财务部、采购部、供应商

操作内容：

供应商根据合同约定开具合规发票（增值税专用发票/普通发票），连同《到货验