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合同审核及签署流程工具箱

一、适用场景与参与角色

本工具箱适用于企业对外合作中各类合同的规范管理，包括但不限于购销合同、服务合同、合作协议、保密协议等。涉及以下核心角色：

业务发起人：提出合同需求，提供基础业务材料；

法务专员：审核合同合法性、合规性及关键条款；

部门负责人：审核合同业务必要性、资源匹配度；

分管领导：审批合同金额、合作条款的战略合规性；

财务专员：审核合同金额、付款方式、税务条款的财务风险；

签署代表：按授权完成合同签署（含法定代表人或授权代表）。

二、合同审核及签署全流程操作说明

（一）合同发起与材料准备

需求提出：业务发起人根据合作需求，填写《合同审批流程表》（模板见第三部分），明确合同对方主体、合作内容、金额、期限等核心信息。

材料收集：同步收集以下材料，保证完整性与准确性：

对方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明）；

合作背景说明（如项目立项书、沟通纪要）；

技术附件（如技术规格书、服务标准）；

历史合作记录（如有，需附履约评价）。

内部初审：业务发起人核对材料与合同内容的一致性，保证无遗漏或矛盾后，提交至部门负责人。

（二）合同审核（法务与业务交叉审核）

业务部门审核：

部门负责人重点审核：合作内容是否符合业务规划、资源（人力/物力/财力）是否可匹配、履约风险是否可控；

审核通过后，在《合同审批流程表》“部门负责人意见”栏签字确认，注明“同意”及修改建议（如有），流转至法务专员。

法务部门审核：

法务专员重点审核：

主体资格：对方是否具备履约能力（如经营范围、资质证书），授权代表是否签署有效授权委托书；

条款合法性：是否存在法律禁止性条款、显失公平条款，违约责任、争议解决方式是否明确；

风险提示：识别潜在法律风险（如知识产权归属、不可抗力范围），并提出修改意见。

审核时限：收到材料后3个工作日内完成，审核通过则签字确认；不通过则书面说明原因，退回业务部门修改。

（三）合同审批（多层级决策）

财务审核：

财务专员审核合同金额是否符合预算、付款方式（如预付款/进度款/尾款比例）是否合理、税费条款是否合规，并在《合同审批流程表》“财务审核意见”栏签字。

分管领导审批：

根据合同金额及重要性，分级审批（例如：10万元以下由部门负责人审批；10-50万元由分管领导审批；50万元以上提交总经理办公会审批）；

审批重点：合作条款是否符合公司战略、成本收益是否合理、重大风险是否已规避，审批通过后在《合同审批流程表》“分管领导意见”栏签字。

（四）合同修改与确认

意见反馈：若审核环节提出修改意见，业务发起人需组织对接，与对方协商调整合同内容，并记录修改原因。

内部确认：修改后的合同需再次提交至各审核环节（法务、财务、部门负责人等），确认无异议后，在《合同关键条款修改记录表》（模板见第三部分）中记录修改点、修改人及确认人，形成最终版本。

（五）合同签署（规范签署行为）

签署方式选择：

电子签署：通过合规电子签约平台（如e签宝、法大大），保证签署人身份真实、合同内容不可篡改，签署完成后电子合同正本；

纸质签署：打印最终版合同一式X份（根据份数需求确定），我方签署人需签字并加盖公司公章（骑缝章），对方签署人需签字并加盖其公章。

签署规范：

签署人需核对合同内容与最终版本一致，避免签署空白合同；

纸质签署需保证公章清晰、骑缝章完整，签署日期与实际签署日期一致；

电子签署需保存签署日志，包括签署时间、IP地址、证书信息等。

（六）合同归档与管理

材料归档：签署完成后3个工作日内，业务发起人将以下材料统一提交至档案管理部门：

合同正本（纸质或电子）；

《合同审批流程表》《合同关键条款修改记录表》；

对方主体资格证明、授权委托书等附件；

履约过程中的补充协议、验收报告等后续文件。

台账登记：档案管理部门在《合同签署登记表》（模板见第三部分）中记录合同编号、名称、签署方、归档日期等信息，保证可追溯。

三、常用模板表格

表1：合同审批流程表

合同名称

合同编号

合同类型（如购销/服务）

对方主体名称

合同金额（元）

签订日期

业务发起人

联系方式

发起日期

审核流程

部门负责人意见

签字：_________日期：______

审核要点：业务必要性、资源匹配度

法务专员意见

签字：_________日期：______

审核要点：合法性、条款完整性、风险提示

财务专员意见

签字：_________日期：______

审核要点：金额、付款方式、税务合规

分管领导意见

签字：_________日期：______

审核要点：战略合规性、重大风险

审批状态

□待审核□已通过□驳回□已签署

备注

表2：合同关键条款修改记录表

合同编号

修改条款编号/名称

修改前内容摘要

修改后内容摘要

修改原因

□对方要求□内部审