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企业费用申请及审批标准化模板流程规范透明化

一、规范目的与核心价值

为规范企业费用管理行为，统一申请与审批标准，保证费用支出的合规性、合理性及透明度，降低运营成本，提高工作效率，特制定本标准化流程及模板。本规范适用于企业各部门、各层级的费用申请与审批场景，旨在实现“流程清晰、责任明确、全程留痕、有据可查”的管理目标。

二、适用范围与典型场景

（一）适用范围

本规范涵盖企业运营过程中各类费用的申请与审批，包括但不限于：

日常办公费用：办公用品采购、通讯费、快递费、打印复印费等；

差旅费用：员工出差产生的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补助费等；

业务招待费用：客户接待、商务洽谈等发生的餐饮费、礼品费等；

市场推广费用：广告宣传、展会参展、物料制作等；

培训与会议费用：外部培训、内部会议场地租赁、讲师费等；

其他专项费用：固定资产采购（小额）、维修费等。

（二）典型场景

员工差旅费申请：销售部*因客户拜访需前往上海，提前3天提交差旅费申请，包含往返机票、预计住宿及伙食补助；

部门办公用品采购：行政部*每月汇总各部门办公用品需求，统一提交采购申请，注明品名、数量、预算金额；

业务招待费申请：市场部*为接待重要客户，需申请餐饮招待费，附客户单位、洽谈事由及预计费用明细；

紧急维修费申请：生产部*设备突发故障需紧急维修，提交维修费申请，附故障说明及维修方报价单。

三、标准化操作流程详解

（一）第一步：申请发起与模板获取

发起主体：费用申请人（需为部门在职员工，具备明确的业务需求）；

发起时机：

常规费用：需提前2-3个工作日提交，预留审批时间；

紧急费用（如突发维修、紧急差旅）：需在发生后24小时内补申请，并注明“紧急”字样，由部门负责人优先审批；

模板获取：申请人通过企业OA系统“费用管理”模块或行政部*领取《企业费用申请审批表》（标准模板，见第四部分）。

（二）第二步：费用申请信息填写规范

申请人需完整、准确填写模板中的以下核心信息，保证“不漏填、不误填”：

基础信息：申请编号（系统自动或按规则填写）、申请人姓名*、所属部门、申请日期、联系电话（内部短号）；

费用明细：

费用类型（勾选对应分类，如“差旅费”“办公费”）；

费用项目（具体说明，如“上海差旅往返机票”“A4打印纸”）；

预算金额（参考公司《费用报销标准》填写，需注明币种）；

用途说明（清晰描述费用发生原因、业务背景，如“拜访上海客户，洽谈Q4合作方案”）；

发生时间（预计或实际发生日期，如“2023年10月15日-10月17日”）；

关联客户/项目（如涉及外部客户或内部项目，需填写客户名称/项目编号）。

（三）第三步：附件材料准备与提交

附件要求：根据费用类型，需同步提交以下证明材料（复印件需加盖部门章）：

差旅费：出差审批单（如需）、行程单（机票/车票）、酒店预订单（如提前预订）；

业务招待费：客户邀请函、洽谈会议纪要（简要版）、菜单（如预计金额较高）；

采购类费用：供应商报价单（至少2家比价，紧急采购除外）、采购清单；

维修/服务类费用：故障说明报告、维修方资质文件、服务合同。

提交方式：

线上提交：通过OA系统模板扫描件及附件电子版，审批流程线上流转；

线下提交：打印填写完整的模板（需签字），连同附件一并提交至部门负责人*处。

（四）第四步：部门负责人初审

审核职责：部门负责人*需在收到申请后1个工作日内完成初审，重点审核：

费用申请与部门业务计划的关联性（是否符合部门年度/月度预算）；

费用金额的合理性（是否超标准、是否存在浪费）；

附件材料的完整性（是否齐全、是否与申请内容匹配）；

申请人的业务需求真实性（是否为实际工作必需）。

审核结果处理：

审核通过：在模板“部门负责人审批”栏签字，并流转至下一审批环节；

审核不通过：注明退回原因（如“超预算”“附件不全”），反馈给申请人修改后重新提交。

（五）第五步：跨部门会签（如需）

若费用涉及跨部门协作或资源占用，需由相关部门会签，例如：

市场推广费用：需市场部负责人及品牌管理部会签，确认推广方案合规性；

固定资产采购：需行政部及IT部（如涉及设备）会签，确认资产配置必要性。

会签部门需在1个工作日内完成意见反馈，逾期视为默认同意。

（六）第六步：财务部门合规性审核

审核主体：财务部*指定专人（费用会计）；

审核内容：

预算匹配性：申请费用是否在部门年度/月度预算额度内，超预算费用需附《超预算说明》并经分管领导*审批；

标准合规性：费用金额、报销标准是否符合《企业费用管理制度》（如差旅住宿标准、招待费限额）；

附件规范性：发票类型（如增值税专票/普票）、抬头、开户信息等是否符合财务要求；

计算准确性：预算金额、合计金额是否计算无误。

审核结果：

合规通过：签字确认，流转至分级审批环节；

不合规：注明问题（如“发票抬头