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项目合同管理模板与审核标准

一、适用范围

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同准备阶段

需求明确：项目发起部门（如项目部）根据项目目标，梳理合作需求（如服务内容、交付标准、时间节点、预算范围等），形成《项目合作需求说明书》，经部门负责人*审批通过后，作为合同起草的基础依据。

合作方筛选：通过市场调研、资质审查（如营业执照、行业许可证、过往业绩等）等方式确定合作方，保证其具备履约能力。必要时可要求合作方提供《履约能力承诺函》。

资料收集：收集合作方主体资格证明文件（加盖公章的复印件）、法定代表人证件号码明、授权委托书（若由代理人签署）及项目相关背景资料（如技术方案、招标文件等），保证资料真实有效。

（二）合同起草阶段

模板选择：根据项目类型（如技术开发类、服务采购类）选择对应的合同模板（参考本章第三节“项目合同核心模板”），若为特殊项目，可在标准模板基础上补充个性化条款。

条款填写：

基础信息：准确填写合同编号（规则：年份-部门代码-项目编号-序号，如“2024-PM-001-01”）、合同双方全称（与营业执照一致）、签约地址、日期等；

核心内容：明确项目名称、合作范围、技术标准（可引用附件）、交付成果及验收标准、合同金额（含大写）及支付方式（如预付款、进度款、尾款比例及触发条件）、履行期限（起止日期、关键节点）、双方权利义务（如合作方需提供的技术支持、企业方需配合的资料提供）、违约责任（违约情形、赔偿计算方式）、争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）等；

附件清单：列明所有附件名称（如《技术协议》《验收标准》《报价明细》），保证附件与主文一致。

内部审核（初稿）：起草部门负责人*对合同内容进行初审，重点核对需求匹配度、金额准确性及流程完整性，形成《合同起草审核记录表》。

（三）合同审核阶段

法务合规审核：法务专员*重点审核以下内容：

合同主体合法性（合作方是否具备相应资质、是否超越经营范围）；

条款合法性（是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规，是否存在无效条款）；

权利义务对等性（双方责任、风险分担是否均衡，违约责任是否明确）；

争议解决条款（是否约定明确的管辖地、仲裁机构/法院）；

知识产权、保密等特殊条款（如涉及技术合作，需明确知识产权归属及保密义务）。

法务审核需在2个工作日内完成，出具《法务审核意见书》，对存在问题的条款标注修改建议。

业务部门审核：项目执行部门重点审核：

合作范围与需求说明书的一致性；

交付标准、验收流程的可操作性；

履行期限与项目进度的匹配性；

合作方过往业绩与项目要求的适配性。

业务审核需在1个工作日内完成，签署《业务审核意见》。

财务部门审核：财务专员*重点审核：

合同金额与预算的一致性，是否超预算（如超预算需附预算调整审批单）；

支付方式、节点与企业财务制度的匹配性（如预付款比例是否符合规定）；

发票类型（如增值税专用发票）、开票时间及税率约定是否清晰；

涉及保证金、质保金的条款是否合理。

财务审核需在1个工作日内完成，出具《财务审核意见书》。

最终审批：法务、业务、财务审核通过后，合同文本提交至企业分管领导及总经理（根据合同金额分级审批）签署审批意见，重大合同（如金额超500万元）需提交总经理办公会审议。

（四）合同签署阶段

文本定稿：根据各审核意见修改完善合同文本，最终版本由法务专员*核对无误后，打印一式三份（或按合作方需求份数），保证每份合同骑缝章、页码完整。

签署仪式：双方法定代表人或授权代理人（需提供授权委托书原件）在合同指定签字处签字，并加盖合同专用章（或公章）。禁止仅盖章不签字，或由非授权人员签署。

分发与存档：签署完成后，企业执留2份（原件1份+复印件1份），合作方执留1份原件；同时将扫描件同步至企业OA系统及档案管理部门，1个工作日内完成《合同登记台账》更新（记录合同编号、名称、签约方、金额、期限、存档位置等信息）。

（五）合同履行阶段

履行跟踪：项目执行部门指定专人（如项目经理*）作为合同履行负责人，跟踪合作方履约进度（如交付节点、质量达标情况），每月填写《合同履行跟踪表》，同步至法务及财务部门。

验收确认：合作方交付成果后，项目执行部门按合同约定的验收标准组织验收（可邀请技术、质量部门参与），出具《项目验收报告》，由双方签字确认。验收不合格的，需书面通知合作方整改，明确整改期限。

付款申请：财务部门根据验收报告及合同约定的支付节点，履行付款审批流程（附合同复印件、验收报告、发票等），通过银行转账方式付款，备注“合同编号+款项性质”。

变更与解除：履行过程中需变更合同内容的（如范围、金额、期限），双方应签订《补充协议》，履行原审批流程；若因不可抗力或违约需解除合同，需书面通知对方，明确解除依据及责任划分，协商一致后签署《合同解除协议》。

（六）合同归档阶段

资料整