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会议纪要标准化撰写与执行规范

一、适用范围与会议类型

本规范适用于各类企业内部会议的纪要撰写与执行管理，涵盖但不限于以下场景：

常规例会：部门周会、月度总结会、季度规划会等周期性工作会议；

专项会议：项目启动会、问题研讨会、流程优化会、跨部门协调会等目标型会议；

决策会议：管理层会议、预算审批会、方案评审会等需形成明确决议的会议；

临时会议：突发问题处理会、紧急事项部署会等非计划性会议。

无论会议规模大小（5人以下小型沟通会或30人以上大型部署会），均需通过标准化纪要保证信息传递准确、责任分工明确、执行过程可追溯。

二、标准化操作流程

会议纪要撰写需遵循“会前准备—会中记录—会后整理—分发执行—跟踪闭环”全流程管理，保证每个环节规范高效。

1.会前准备：明确夯实基础

明确会议目标与议程：会议发起人需提前1-2天发布会议通知，明确会议主题、目标、核心议题、时间安排及预期成果，同步发送会议材料（如项目方案、数据报表等），便于参会人员提前准备。

指定记录人：根据会议重要性，由会议组织者指定1名专职记录人（建议为熟悉业务流程的部门助理或项目专员），提前与记录人沟通会议重点，明确需记录的关键信息（如决策点、待办事项、责任人等）。

准备记录工具：记录人需提前调试会议设备（如录音笔、投影仪），准备标准化纪要模板（见第三部分），或使用协作工具（如企业钉钉文档）实时记录，保证信息同步。

2.会中记录：抓取关键，客观准确

聚焦核心信息：记录需围绕“议题-讨论-决议-待办”主线，重点捕捉：

各议题的讨论要点（不同参会人员的核心观点，避免冗长描述，提炼关键词）；

明确的决议结论（需清晰标注“通过”“否决”“需进一步调研”等结果）；

待办事项（任务描述、负责人、完成时限，避免“尽快”“适时”等模糊表述）。

区分事实与观点：客观记录发言内容，不添加个人主观判断，如需标注分歧，可写“部门提出方案，部门认为需补充成本测算，未达成一致”。

实时同步确认：对关键决议（如责任分工、截止日期），可在会议结束前与主持人或相关责任人简要核对，保证信息无遗漏、无歧义。

3.会后整理：规范格式，完善细节

初稿撰写：会议结束后2个工作日内，记录人需根据会中记录整理初稿，严格遵循纪要模板（见第三部分），保证：

基本信息完整（会议名称、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因、记录人）；

议题与讨论内容按议程顺序排列，逻辑清晰；

决议事项和待办事项单独成栏，标注“决议”“待办”标识，突出重点。

审核与修订：初稿完成后，提交会议主持人审核（重点核对决议准确性、待办事项明确性），涉及跨部门的待办需同步发送相关部门负责人确认；审核通过后，如需修改，由记录人1个工作日内完成修订。

定稿与签发：最终版纪需经主持人签字（或电子签章）确认，标注“定稿日期”后，按公司规定范围分发（通常同步至参会人员、相关部门负责人及上级管理层）。

4.分发执行：明确责任，同步信息

分发时限与范围：定稿后1个工作日内，通过企业内部通讯工具（如邮件、OA系统、协作平台）发送至所有相关方，抄送需知晓的部门或人员，避免信息滞后。

待办事项标注：在纪要中用“【待办】”标识需执行的任务，示例：“【待办】部门于X月X日前完成方案初稿，提交经理审核（负责人：*专员，截止日期：YYYY-MM-DD）”。

执行说明：纪要需明确“本纪要为后续执行依据，相关责任人需按计划推进，执行过程中遇问题及时反馈会议组织者”。

5.跟踪闭环：监督进度，保证落地

建立跟踪机制：会议组织者或指定专人（如项目助理）负责跟踪待办事项执行进度，每周/每月在相关会议中通报进展，对逾期未完成的任务及时提醒。

闭环确认：待办事项完成后，负责人需在纪要中标注“已完成”，并同步完成成果（如报告、方案等），会议组织者需核对成果是否符合决议要求，形成“计划-执行-反馈-闭环”的管理链条。

三、会议纪要模板示例

会议基本信息

会议名称

项目月度推进会

会议时间

YYYY年MM月DD日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：X）

参会人员

经理（主持人）、主管（部门）、专员（部门）、助理（记录人）

缺席人员及原因

主管（部门，因外出培训请假）

会议主题

总结项目Q3进展，明确Q4目标及关键任务

会议议程与讨论内容

议题一：Q3项目进展汇报

专员汇报：Q3已完成需求调研、原型设计，开发进度完成80%，测试阶段发觉3个bug，已修复2个，剩余1个预计MM月DD日前解决。讨论：主管提出需增加用户反馈收集环节，经理同意安排专员协同*部门同步推进。

议题二：Q4目标拆解

经理提议：Q4需完成系统上线、用户培训及首批数据迁移。讨论：部门提出数据迁移需IT部支持，经理现场协调主管牵头对接，明确需求清单。

决议事项

1.系统上线时间确定为MM月D