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- 2026-01-05 发布于广东
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工作人员外出报备单据设计规范
1.总则
1.1目的
为确保工作人员外出情况得到及时、准确的管理，规范外出报备流程，提高工作效率，特制定本规范。
1.2适用范围
本规范适用于公司所有需要外出工作人员的报备管理。
1.3依据
本规范依据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》及相关公司管理规定制定。
2.单据基本要素
2.1单据编号
每张单据应有唯一编号，格式为：年份+部门编号+序号（如：2023-IT-001）。
编号应连续，不可重复或跳号。
2.2报备日期
填写报备提交的日期，格式为：YYYY-MM-DD。
2.3外出人员信息
姓名、部门、职位、员工编号（如有）。
2.4外出事由
简明扼要地说明外出事由，如：商务拜访、客户会议、培训学习等。
2.5外出时间
开始时间：YYYY-MM-DDHH:MM。
结束时间：YYYY-MM-DDHH:MM。
如为长期外出，应注明预计返回时间。
2.6出去地点
详细填写外出地点，包括城市、区县、具体地址等。
2.7联系方式
外出期间手机号码、紧急联系人及电话。
2.8部门审批
部门负责人审批意见及签字。
2.9主管审批
直线主管或分管领导审批意见及签字。
2.10其他审批（如有）
根据公司规定，可能需要其他部门或级别的审批。
3.单据格式设计
3.1表格设计
采用表格形式，各项目分类清晰，排列有序。
表格应包含以下基本栏目：
项目
内容
单据编号
报备日期
姓名
部门
职位
员工编号
外出事由
开始时间
结束时间
外出地点
联系方式
部门审批意见
部门审批签字
主管审批意见
主管审批签字
其他审批意见（如有）
其他审批签字（如有）
3.2字体及字号
标题：黑体，二号。
正文：宋体，三号。
数字和日期：TimesNewRoman，四号。
3.3边框和间距
表格使用细线边框，标题与内容之间应有适当的间距。
每个审批栏应独立成行，方便签字和备注。
3.4辅助说明
在单据上方或下方可添加辅助说明，如填写说明、审批流程等。
必要时可在表格中添加备注栏，用于记录额外信息。
4.报备流程
4.1自行报备
工作人员需在出发前填写《工作人员外出报备单据》，并根据规定流程逐级审批。
4.2审批权限
部门负责人审批：所有外出报备需经部门负责人签字确认。
主管审批：根据外出时间和事由，由直线主管或分管领导进行审批。
其他审批：如涉及公司重大事项或跨部门合作，需additional部门或领导审批。
4.3补充说明
外出时间超过一定期限（如24小时），需特别说明并可能需要额外审批。
紧急外出情况，可先口头报备，事后再补填单据。
5.单据管理
5.1单据保存
报备单据应妥善保管，电子版存档于公司指定系统，纸质版存档于部门文件柜。
保存期限根据公司规定执行，一般建议保存至少一年。
5.2单据查阅
需要查阅历史报备记录时，应向部门文员或指定人员申请。
5.3单据销毁
保存期满的单据，应按照公司档案管理规定进行销毁。
6.附则
6.1解释权
本规范由公司人力资源部负责解释。
6.2生效日期
本规范自发布之日起生效。
工作人员外出报备单据设计规范（1）
一、概述
本规范旨在明确工作人员外出报备单据的格式、内容要求和填写流程，以确保报备信息的准确性和完整性，便于上级领导和相关部门及时了解工作人员的外出情况，以便做出相应的安排和决策。
二、单据名称
工作人员外出报备单
三、单据格式
1.页眉
标题
必填
说明
姓名
填报人姓名
报备人的姓名，与系统中的人员信息一致
部门
所属部门
报告人所在的部门
职务
职务
报告人的职务
联系电话
联系电话
报告人的联系电话
日期
报备日期
报备单填写的日期
2.正文
报备事项
必填
说明
外出目的
外出目的
报告人外出活动的具体目的
外出时间
开始时间
报告人外出开始的时间
外出地点
地点
报告人外出的具体地点
陪同人员
陪同人员
是否有陪同人员，如有请填写陪同人员的姓名和部门
备注
备注
其他需要说明的详细情况
3.页脚
审批人
必填
说明
审批日期
审批日期
审批人审核的日期
备注
备注
关于审批的任何意见或备注
四、填写要求
所有信息应如实填写，不得有虚假记载或误导性内容。
报告人应确保部门、职务等信息的准确性。
外出目的应明确具体，如参加会议、出差、调研等。
外出地点应详细到具体地址或场所。
如有陪同人员，请务必填写陪同人员的姓名和部门。
如有特殊情况或需要特别说明的事项，请在备注栏中进行说明。
工作人员外出报备单据设计规范（2）
一、总则
1.1目的
为规范工作人员外出活动报备流程，确保外出信息准确、及时传达，提高管理效率，特制定本规范。
1.2适用范围
本规范适用于公司全体工作人员的外出报
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