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工程文件档案整理与管理流程

一、工程文件档案管理的前期准备与规划

在工程项目启动之初，档案管理工作即应同步介入，进行周密的前期规划与准备，这是确保后续工作有序开展的基础。

1.明确管理责任与组织架构：

应在项目管理体系中明确档案管理的责任部门和责任人，建立健全从项目负责人到各部门、各专业工程师，再到具体资料形成人员的档案管理网络。明确各方在文件形成、积累、整理、审核、移交等环节的职责与分工。

2.制定档案管理规章制度与工作标准：

根据国家及行业相关法律法规、规范标准（如《建设工程文件归档规范》等），结合工程项目的具体特点，制定项目专属的档案管理细则。内容应涵盖文件的分类原则、编号规则、格式要求、签署审批流程、质量要求、归档范围、保管期限、移交程序等，确保各项工作有章可循。

3.确定档案归档范围与保管期限：

依据相关规定，结合项目实际，明确哪些文件材料需要归档，以及不同类型文件的保管期限（永久、长期、短期）。这有助于在文件形成过程中就进行有效筛选和重点管理，避免后期整理的盲目性。

4.设计文件分类与编码体系：

科学合理的分类与编码是档案系统化管理的关键。应根据工程性质、规模、专业特点等因素，设计层级清晰、逻辑严密的文件分类方案（如按专业、按阶段、按文件类型等），并制定统一的文件编号规则，确保每份文件都有唯一的“身份标识”，便于识别、检索和管理。

5.准备必要的硬件与软件设施：

配备符合要求的档案库房或临时存放场所，准备必要的档案装具（如文件夹、档案盒、密集架等）、办公设备（计算机、打印机、扫描仪等）以及档案管理软件（如有条件），为档案的形成、整理、存储和利用提供物质保障。

二、工程文件的形成与日常管理

工程文件的质量是档案管理的生命线，其形成与日常管理贯穿于项目建设的全过程，需要持续关注。

1.文件的形成与积累：

各职能部门及相关人员在履行职责过程中，应按照规定的格式和要求，及时、准确、完整地形成各类文件材料，包括但不限于前期审批文件、勘察设计文件、施工技术文件、监理文件、验收文件、物资设备文件、合同协议、财务文件等。同时，应养成随时积累、收集与项目相关的各类文件的习惯，确保不遗漏。

2.文件的质量控制：

*真实性：文件内容必须真实反映工程建设的实际情况，严禁伪造、篡改。

*准确性：数据准确、图表清晰、文字表述规范无误。

*完整性：文件的构成要素（如表头、签署、日期、附件等）应齐全，成套文件应完整无缺。

*规范性：文件格式、用纸规格、书写材料、签署手续等应符合档案管理细则及相关标准的要求。手写文件应字迹工整、清晰可辨。

3.文件的收集与初步整理：

档案管理人员或指定人员应定期（如每周、每月）到各部门收集已形成的文件材料，或由各部门定期移交。收集时应对文件的完整性、规范性进行初步检查。对于接收的文件，可进行初步的分类、排序和登记，为后续的系统整理奠定基础。

4.文件的流转与传递：

建立规范的文件传阅、审批和传递制度，确保文件在流转过程中不丢失、不损坏，并能得到及时处理。重要文件的收发应进行登记。

5.电子文件管理：

随着信息化发展，电子文件日益增多。应明确电子文件的形成、存储格式、元数据要求、备份策略和归档方式。确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件与纸质文件应建立有效的关联。

三、工程文件档案的系统整理与归档

在工程项目竣工前后或按合同约定的节点，需对积累的工程文件进行系统的整理、组卷，并向相关单位（如建设单位、城建档案馆）移交归档。

1.文件材料的收集齐全：

这是整理归档工作的前提。确保所有应归档的文件材料（包括纸质文件、电子文件、声像资料等）均已收集到位，特别是竣工验收阶段形成的各类总结性、审批性文件。

2.分类与组卷：

根据前期确定的分类方案和《建设工程文件归档规范》等要求，将文件材料按其内容、性质或形成阶段进行分类。在分类的基础上，将具有内在联系的文件材料组合成案卷（卷盒或卷夹）。组卷应遵循“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用”的原则。

3.文件的排列：

卷内文件应按照一定的顺序进行排列，通常可按时间顺序、逻辑顺序（如批复在前，请示在后；主件在前，附件在后；正件在前，定稿在后等）或重要程度排列。

4.编目与编号：

*卷内文件编号：对卷内每份文件编写页号（单面书写的文件在右上角编号，双面书写的文件正面在右上角，背面在左上角编号，空白页不编号）。

*填写卷内目录：逐份填写卷内文件的序号、文号、责任者、文件题名、日期、页次、备注等信息。

*填写备考表：说明卷内文件的总份数、总页数，以及在形成、收集、整理、保管过程中需要说明的问题，如缺损、修改、补充等情况，并由整理人、审核人签字。