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文件审核管理规范制度建立完善化工作流程手册

一、适用范围与工作目标

（一）适用范围

本手册适用于公司各部门、子公司及分支机构在内部管理制度、业务流程规范、操作指引等文件的制定、修订、废止全流程管理，涵盖从需求提出到最终发布的各环节审核工作。

（二）工作目标

规范文件审核流程，保证文件内容合法合规、逻辑严谨、职责清晰；

提升文件制定效率，避免因流程混乱导致的重复劳动或遗漏；

强化跨部门协同，保证文件内容与实际业务需求匹配；

建立文件动态管理机制，保障文件的时效性与适用性。

二、制度建立与完善工作流程详解

（一）前期准备阶段

明确文件需求

责任主体：业务部门负责人或文件发起人

工作内容：

根据业务发展、政策变化或管理优化需求，提出文件制定/修订申请；

填写《文件需求申请表》（见附件1），明确文件名称、目的、适用范围、核心需求及预期效果；

提交至公司综合管理部（或指定归口管理部门）备案。

组建文件编制小组

责任主体：综合管理部

工作内容：

根据文件需求，确定编制小组组长（通常为业务部门负责人或资深管理人员）；

小组成员应包含业务骨干、法务合规人员（如需）、行政人员等，保证专业性与代表性；

明确各成员职责（如内容撰写、合规审核、文字校对等）。

收集基础资料

责任主体：编制小组

工作内容：

收集与文件相关的法律法规、行业政策、公司现有制度、业务流程等资料；

梳理当前管理中存在的问题或痛点，保证文件内容针对性。

（二）框架设计与内容撰写阶段

搭建文件框架

责任主体：编制小组组长

工作内容：

根据文件类型（如管理制度、操作指引等），设计标准框架（通常包含总则、职责分工、具体内容、附则等章节）；

明确各章节的核心要点及逻辑关系，保证结构清晰、层次分明。

撰制文件初稿

责任主体：编制小组成员（按分工）

工作要求：

内容符合法律法规及公司战略要求，避免与现有制度冲突；

条款明确、语言规范，避免歧义或模糊表述（如“原则上”“尽量”等）；

涉及跨部门职责的，需提前沟通确认，保证责任划分清晰。

（三）内部审核阶段

部门内初审

责任主体：编制小组组长

审核重点：

文件内容是否满足需求申请中的核心目标；

框架是否完整、逻辑是否连贯；

文字表达是否准确、格式是否规范（如字体、标题层级、页码等）。

输出结果：形成《部门内初审意见表》（见附件2），对初审发觉的问题标注修改意见并反馈至撰写人。

跨部门复审

责任主体：综合管理部（组织）、各相关部门负责人

审核流程：

综合管理部将初审后的文件及《跨部门意见反馈表》（见附件3）发送至各相关部门；

各相关部门在3个工作日内反馈意见，重点关注职责分工、流程衔接、资源保障等内容；

综合管理部汇总各部门意见，组织编制小组与相关部门召开沟通会（如需），对争议问题达成一致。

合规性审查

责任主体：法务合规部门（或指定合规专员）

审核重点：

文件内容是否符合国家法律法规、行业监管要求及公司内部章程；

是否存在法律风险（如权责不对等、程序违规等）；

涉及员工权益的条款是否符合劳动法规规定。

输出结果：出具《合规性审查意见书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论。

（四）终审与定稿阶段

管理层终审

责任主体：公司分管领导/总经理办公会

审核重点：

文件是否符合公司战略发展方向；

重大条款调整是否必要且合理；

对公司运营可能产生的影响及应对措施。

审议流程：

综合管理部将合规审查通过后的文件及全部审核资料提交管理层；

管理层召开终审会议，对文件进行审议并形成决议；

对审议通过的意见，由综合管理部整理形成《终审会议纪要》。

文件定稿与编号

责任主体：综合管理部

工作内容：

根据终审意见修改文件，形成最终版本；

按公司《文件编码管理规定》为文件分配唯一编号（如“QG/ZD-X-202X”）；

在文件首页标注“生效日期”“版本号”（如V1.0）及“发布部门”。

（五）发布与培训阶段

正式发布

责任主体：综合管理部

工作要求：

将定稿文件通过公司内部系统（如OA、钉钉等）发布，明确文件查阅权限；

同步更新公司《文件清单台账》（见附件4），记录文件编号、名称、生效日期、存放路径等信息。

宣贯培训

责任主体：文件归口部门+综合管理部

工作内容：

归口部门组织文件适用范围内的员工开展培训，解读文件核心内容、操作流程及注意事项；

培训后收集员工反馈，对理解偏差的内容进行补充说明；

保留培训记录（如签到表、培训照片）存档备查。

（六）动态优化阶段

定期评估

责任主体：综合管理部（牵头）、各归口部门

工作要求：

每年年底组织一次文件全面评估，检查文件执行情况、适用性及与最新政策法规的匹配度；

对不再适用或存在明显缺陷的文件，启动修订或废止流程。

及时修订

触发条件：

国家法律法规或行业政策发生重大变化；

公司组织架构、业务流程调整；

员工在执行过程