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企业内外沟通信息模板系统使用指南
一、系统概述与适用场景
企业内外沟通信息模板系统是针对企业日常运营中高频沟通场景设计的标准化工具集，旨在通过规范模板格式、明确沟通要素，提升信息传递效率、减少沟通成本，同时保证跨部门、跨主体协作的一致性与专业性。
适用场景
内部沟通：
跨部门项目协作启动与进度同步（如市场部与产品部联合推广项目）
跨层级工作汇报与指令传达（如员工向直属上级提交月度总结，管理层向全员发布通知）
内部资源协调与需求对接（如行政部收集各部门办公用品需求，IT部响应员工系统使用问题）
外部沟通：
客户需求确认与方案对接（如销售部向客户提交定制化方案报价）
供应商合作洽谈与履约跟进（如采购部向供应商下达订单并确认交付周期）
合作伙伴协同与信息同步（如企业联合举办行业活动，与主办方沟通流程细节）
二、系统操作流程详解
（一）登录与权限管理
登录入口：通过企业内部OA系统/协同平台首页，“沟通模板系统”模块，使用工号与密码登录（首次登录需修改初始密码）。
权限说明：
管理员：负责模板新建、编辑、审核、下线及用户权限分配；
普通用户：可根据权限查看、使用模板，提交模板申请（如需新增自定义模板）；
审批人：负责对自定义模板或特殊场景模板进行审批。
（二）模板选择与调用
场景分类筛选：登录后进入模板中心，按“内部沟通-外部沟通”两大维度，再细分为“项目协作”“工作汇报”“客户对接”“供应商管理”等子类，快速定位目标场景。
模板详情查看：模板名称，查看模板说明（适用范围、必填字段、示例）、字段定义及填写规范，确认符合需求后“使用模板”。
（三）信息填写与校验
基础信息录入：
内部沟通：填写发起人、接收部门/人员、沟通主题、优先级（高/中/低）、抄送人（可选）；
外部沟通：填写对接企业名称、联系人、职位、联系方式（仅限企业内部备案的公开方式）、沟通主题。
核心内容填写：根据模板字段要求，逐项填写关键信息（如项目背景、需求描述、时间节点、责任分工等），系统对必填字段（标*）进行实时校验，未填写完整无法提交。
附件：如需补充支撑材料（如项目方案、合同草案、数据报表），“添加附件”，格式仅支持PDF/Word/Excel（单文件不超过10MB）。
（四）审批流程（如涉及）
触发条件：使用“自定义模板”或“特殊场景模板”（如涉及重大决策、外部合同沟通）时，需进入审批流程。
审批路径：
普通用户提交后，系统自动流转至部门负责人审批；
涉及跨部门协作的，需增加协作部门会签环节；
外部沟通模板（如客户报价单），需经法务部或业务负责人终审。
审批状态跟踪：可在“我的申请”中查看审批进度（待审批/审批中/已通过/已驳回），驳回后需根据修改意见调整内容后重新提交。
（五）发送与归档
发送方式：
内部沟通：通过系统站内信发送至接收人，同时抄送相关人员，系统自动记录发送时间与阅读状态；
外部沟通：支持“导出为PDF”后通过企业官方邮箱发送（需使用企业邮箱签名档），或通过第三方工具（如企业）发送。
归档管理：发送成功后，系统自动将沟通记录（含模板内容、附件、审批日志）归档至“沟通历史库”，支持按时间、主题、参与人关键词检索，保存期限不少于3年（法律另有规定的除外）。
三、核心模板示例与填写指南
（一）内部沟通模板：跨部门项目协作函
字段名称
填写规范
示例
项目名称
统一使用公司立项批复的正式名称，简明扼要
“2024年Q3新品线上推广项目”
发起部门
填写部门全称
“市场营销部”
协作部门
按需填写至少1个协作部门，多个部门用“、”分隔
“产品研发部、销售部、客户服务部”
目标与背景
说明项目启动目的、当前进展及协作必要性，控制在200字内
“为提升新品上市首月销量，需产品部提供产品核心卖点，销售部同步制定区域推广策略，客服部准备售后话术。”
协作内容与时间节点
分点列明各协作部门需完成的具体任务及截止日期（格式：任务描述-负责人-截止日期）
1.提交产品核心卖点文档-王-2024.07.15；2.制定区域推广策略-李-2024.07.20
责任人
发起部门对接人姓名（用*号代替）
“张*”
联系方式
企业内部座机或企业号
“座机：8888-”
备注
其他需补充说明的事项（如紧急程度、特殊要求）
“请各协作部门于7月10日前反馈初步意见，以便协调资源。”
（二）外部沟通模板：客户需求确认函
字段名称
填写规范
示例
客户名称
填写客户企业全称（与合同一致）
“科技有限公司”
对接人信息
姓名+职位+企业备案联系方式（电话/邮箱）
“联系人：刘*；职位：采购经理；电话：1385678”
需求背景
简述客户提出需求的起因、业务场景及目标
“因客户业务扩张，需新增一套客户关系管理系统（CRM），用于提升销售跟进效率。”
具体需求
分模块详细描述功能、功能、交付
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