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供应链合作伙伴管理手册示例文件

一、手册编制说明

（一）编制目的

为规范供应链合作伙伴全生命周期管理，明确合作各环节权责，保障供应链高效稳定运行，降低合作风险，实现与合作伙伴的长期共赢关系，特编制本手册。本手册可作为企业供应链管理部门、业务部门及合作伙伴开展合作活动的指导性文件。

（二）适用范围

本手册适用于企业所有供应链合作伙伴的管理活动，包括但不限于供应商、物流服务商、分销商、服务商（如质检、仓储、信息技术支持等）的准入、评估、合作及终止全流程。企业各部门在开展与合作伙伴相关的业务时，均需参照本手册执行。

（三）基本原则

合规性：合作方需符合国家法律法规及行业标准，具备合法经营资质。

公平性：合作伙伴筛选、评估过程公开透明，避免歧视性条款。

风险可控：建立风险识别与应对机制，保证合作过程风险可控。

持续改进：通过定期评估与反馈，推动合作伙伴能力提升，实现共同优化。

二、合作伙伴类型划分及定义

根据供应链环节及合作深度，合作伙伴分为以下四类，明确各类合作方的业务范围与核心职责：

类型

定义

核心业务范围

供应商

为企业提供原材料、零部件、半成品等物料资源的合作方

物料研发、生产、质量管控、交付保障、售后支持

物流服务商

负责企业产品仓储、运输、配送、通关等物流环节的合作方

仓储管理、运输方案设计、在途跟踪、末端配送、物流异常处理

分销商

在特定区域或渠道销售企业产品，承担市场拓展与客户维护职责的合作方

渠道开发、终端销售、库存管理、市场推广、客户服务

服务商

为企业提供专业支持服务的合作方（非核心业务外包）

质量检测、信息技术系统运维、设备维护、临时用工支持等

三、合作伙伴准入管理流程

（一）需求提出与信息收集

需求发起：业务部门（如采购部、生产部、销售部）根据业务发展需要，填写《合作伙伴合作需求申请表》，明确合作类型、服务内容、资质要求、交付标准等关键信息，经部门负责人审批后提交至供应链管理部。

信息收集：供应链管理部通过公开招标、行业推荐、自主寻源等渠道收集潜在合作伙伴信息，要求合作方提供以下基础资料：

营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001、食品生产许可证等，根据行业要求提供）；

公司简介、组织架构、股权结构；

过往合作案例（需提供合同关键页复印件或客户评价）；

财务报表（近三年）及银行资信证明；

质量管理体系、安全生产体系等文件（如适用）。

（二）资质审核与初步筛选

资质初审：供应链管理部对收集的资料进行合规性审查，重点核查：

营业执照有效期与经营范围是否匹配；

行业资质证书是否在有效期内且符合业务要求；

财务状况是否稳健（无重大负债、无失信记录）。

初步筛选：根据资质审核结果，剔除不符合要求的合作方，形成《潜在合作伙伴名单》，进入下一环节。

（三）实地考察与综合评估

实地考察：由供应链管理部牵头，组织业务部门、质量部门、财务部门组成考察小组，对潜在合作伙伴进行现场考察，重点评估：

生产/服务能力（设备配置、技术水平、产能等）；

质量管控流程（检验标准、不合格品处理机制等）；

交付保障能力（库存水平、物流配送时效、应急方案等）；

企业信誉与管理团队稳定性（员工评价、管理层从业经验等）。

综合评估：考察小组根据《合作伙伴综合评估表》（见模板1）进行打分（满分100分），评分维度包括：资质能力（30分）、服务质量（25分）、交付能力（20分）、财务状况（15分）、合作意愿（10分）。评分≥80分者进入候选名单，＜80分者淘汰。

（四）合同签订与档案建立

商务谈判：供应链管理部与候选合作伙伴就合作细节（价格、交付周期、付款方式、违约责任等）进行谈判，达成一致后拟定《供应链合作协议》。

合同审批：协议经法务部门审核、总经理审批后，双方法定代表人或授权代表签字盖章生效。

档案建立：供应链管理部为合作方建立专属档案，收录合作需求申请表、资质资料、考察报告、评估表、协议文本等文件，保证资料完整可追溯。

四、合作伙伴日常运营管理

（一）沟通机制建立

定期沟通：供应链管理部与合作伙伴建立月度/季度沟通机制，通过会议、邮件或系统对接等方式同步合作进展，解决存在问题。

异常沟通：出现交付延迟、质量异常、服务投诉等突发情况时，业务部门需在2小时内通知供应链管理部，合作方需在24小时内提交书面整改方案，双方协同解决。

（二）信息更新与维护

信息变更报备：合作方发生以下重大变更时，需提前10个工作日书面通知企业：

公司名称、注册地址、法定代表人变更；

资质证书到期或升级；

生产设备、技术工艺、服务流程重大调整；

股权结构变更或重大资产重组。

档案动态更新：供应链管理部收到变更信息后，3个工作日内完成档案更新，保证合作方信息与实际情况一致。

（三）风险监控与应对

风险识别：定期对合作伙伴的经营风险（财务风险、履约风险、合规风险等）、供应链风