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行政工作标准化执行手册与操作指南

一、会议组织与管理标准化流程

适用范围与情境

本流程适用于公司各类内部会议的筹备、执行及后续管理，包括但不限于部门例会、项目启动会、跨部门协调会、年度总结会等，旨在规范会议组织全流程，提升会议效率与决策落地效果。

标准化操作流程

步骤1：明确会议需求与目标

责任主体：会议发起部门负责人（如经理）

操作说明：

确定会议主题（如“Q3销售目标分解研讨会”）、核心议题（需解决的问题清单）、预期成果（如明确各部门Q3销售指标）；

初步判断会议类型（决策类、沟通类、汇报类）及规模（参会人数、是否需线上接入）；

评估会议必要性（可合并的会议不单独召开，可邮件同步的事项不召开会议）。

步骤2：确定会议基本信息

责任主体：会议发起部门行政对接人（如助理）

操作说明：

根据会议目标确定时间（避开公司高峰期如周一上午、周五下午，时长控制在1-2小时）、地点（优先使用内部会议室，外部场地需提前3个工作日申请）；

梳理参会人员（核心决策者、议题相关执行人、记录人），提前确认关键参会人availability；

明确会议角色（主持人、记录人、材料准备人），主持人需提前熟悉议题，记录人需准备会议纪要模板。

步骤3：发布会议通知

责任主体：会议发起部门行政对接人

操作说明：

提前2-3个工作日通过企业OA/邮件发布正式通知，包含以下要素：

会议主题、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（线上会议需附及密码）；

参会人员名单（标注“必须出席”或“可选出席”）；

议程及议题说明（每项议题预估时长，提前发送背景材料）；

会议要求（如“请携带XX数据报表”“提前阅读附件1”）；

联系人及联系方式（行政对接人助理，分机号XXX）。

对未确认参会的人员进行电话/提醒，保证关键人员出席。

步骤4：准备会议材料与设备

责任主体：会议发起部门材料准备人、行政部场地对接人（如专员）

操作说明：

材料准备：提前1个工作日完成会议材料（PPT、数据报表、议案草案等）终稿，按“议题顺序+参会人”打印纸质版（每人1套），电子版至共享文件夹；

设备检查：提前1小时检查会议室设备（投影仪、麦克风、音响、视频会议系统），保证正常运行；调试室温（22-26℃）、灯光、座椅摆放（U型/课桌式根据需求调整）；

物料准备：摆放会议桌签（按“职位+姓名”格式，如“市场部-经理”）、矿泉水（每人1瓶）、会议签到表（纸质+电子版）。

步骤5：组织会议签到与记录

责任主体：行政部现场支持人员（如文员）、会议记录人

操作说明：

签到：会议开始前15分钟开放签到，引导参会人员签到（电子签到通过OA扫码，纸质签到表由行政人员代签）；

会议开始：主持人准时宣布会议开始，重申会议目标、议程及时长要求；

记录：记录人需同步记录“议题讨论要点、分歧意见、决议事项、行动项（含责任人和完成时间）”，重点标注“待办事项”（如“市场部-主管，9月15日前提交竞品分析报告”）。

步骤6：会后资料整理与归档

责任主体：会议记录人、会议发起部门行政对接人

操作说明：

纪要撰写：会后2个工作日内完成会议纪要，内容包括“会议基本信息、议程执行情况、决议事项、行动项（责任人+时间节点）”，经主持人审核无误后发送至参会人员及相关部门；

资料归档：将会议通知、签到表、会议纪要、参会材料等整理为“会议档案”（命名规则：“YYYY-MM-DD+会议主题+版本号”），至公司OA系统“会议管理”模块，保存期限不少于3年；

行动项跟踪：会议发起部门负责跟踪行动项进展，每周更新进度，未按时完成的需及时反馈原因。

配套表单模板

表1：会议通知模板

会议主题

Q3销售目标分解研讨会

会议时间

2023年8月10日（周四）14:00-16:00

会议地点

总部大楼3楼第一会议室（线上会议：XXX，密码：XXX）

参会人员

销售部全体、市场部-经理、财务部-主管（必须出席）；总经理办公室-助理（可选出席）

会议议程

1.销售部汇报Q2业绩及市场反馈（30分钟）2.市场部分析Q3行业趋势与竞品动态（20分钟）3.财务部解读Q3预算分配政策（15分钟）4.自由讨论与目标分解（40分钟）5.总经理总结（15分钟）

会议准备

1.销售部：8月8日前提交Q2业绩报表及Q3目标建议2.市场部：8月9日前竞品分析报告至共享文件夹3.所有参会人员提前阅读附件1-3

联系人

行政部-助理，分机号：888，：XXX

表2：会议签到表

序号

部门

姓名

职位

签到时间

备注（迟到/早退）

1

销售部

经理

部门经理

13:55

-

2

市场部

专员

市场专员

14:02

迟到2分钟

3

财务部

主管

财务主管

13:50

-

…

…

…

…

…

…

表3：会议纪要模板

会议基本信息

主题：Q3销售目标分解研讨会

时间：2023年8月1