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采购管理物资采购申请审批流程规范模板

一、适用范围与场景

二、采购申请审批全流程操作指引

（一）申请发起：需求部门提交申请

责任主体：需求部门申请人（如*某某，部门专员）

操作内容：

确认采购必要性：申请人需核对部门库存及现有物资，避免重复采购；明确物资用途（如“用于项目日常办公”“生产车间设备维护”等）。

填写申请信息：通过企业采购管理系统或OA系统，登录“物资采购申请”模块，准确填写以下信息：

物资基本信息：名称（需规范，如“A4复印纸”而非“纸”）、规格型号（如“80g/包，500张/包”）、单位（个/台/套等）、数量（需注明最小采购单位，如“10包”）、预估单价（含运费，参考历史采购价或市场价）、总价（数量×预估单价）；

需求说明：简述采购原因、使用场景及预计到货时间（如“需于月日前到货，保证项目启动”）；

预算信息：关联对应预算科目（如“办公费-文具”“生产成本-辅料”），注明预算金额及是否超预算（如“预算内”或“超预算元，需说明原因”）。

附件：如涉及特殊物资（如定制化配件），需技术参数要求、图纸或供应商报价单；如为超预算采购，需附《预算调整申请表》及部门负责人签字说明。

提交审批：确认信息无误后，提交至部门负责人审核。

（二）部门审核：需求部门负责人把关

责任主体：需求部门负责人（如*某某，部门经理）

操作内容：

审核必要性：确认申请物资是否为部门业务必需，避免非必要采购；核对数量是否合理（如办公物资是否超过3个月用量，生产物资是否与生产计划匹配）。

审核合规性：检查申请信息是否完整（名称、规格、数量等关键字段是否填写规范），预算科目是否正确，超预算申请是否有充分理由。

审批意见：通过系统勾选“同意”或“驳回”，并填写审核意见（如“同意采购，数量调整为8包，避免库存积压”“驳回，理由：该物资为闲置设备可替代，请先内部调剂”）。

流转审批：审核通过后，提交至采购部门；驳回后，系统自动退回申请人，注明修改要求。

（三）采购部门审核：合规性与可行性核验

责任主体：采购专员/采购部门负责人（如*某某，采购主管）

操作内容：

合规性审核：

检查采购流程是否符合企业《采购管理办法》（如是否属于集中采购目录内物资，是否需招标或询比价）；

核对采购金额是否在部门审批权限内（如1万元以下由采购部门负责人审批，1-5万元需分管领导审批，5万元以上需总经理审批）。

可行性审核：

核查物资规格型号是否符合企业标准，是否有替代品（如可采购兼容耗材降低成本）；

确认预估单价合理性，通过历史采购数据、市场询价（至少2家供应商报价）进行比对，如预估单价偏离市场价超10%，需要求申请人调整或说明原因。

审批意见：

合规且合理：勾选“同意”，备注“按流程执行采购”；

需调整：勾选“需修改”，注明调整要求（如“预估单价偏高，请补充供应商报价”）；

不合规：勾选“驳回”，说明理由（如“该物资未在采购目录内，需走特殊采购流程”）。

流转至下一环节：审核通过后，根据金额提交至财务部门或分管领导审批。

（四）财务部门审核：预算与资金核验

责任主体：财务专员/财务部门负责人（如*某某，财务经理）

操作内容：

预算核验：

检查申请物资是否在部门年度预算范围内，预算科目使用是否准确；

超预算采购需确认《预算调整申请表》是否已履行审批流程（如需财务总监或总经理审批的调整申请是否完成）。

资金核验：

核查当前部门可用资金是否足够覆盖采购金额，避免因资金不足导致采购延误；

大额采购（如10万元以上）需确认是否已纳入月度资金计划。

审批意见：

预算及资金均合规：勾选“同意”，备注“预算充足，可执行采购”；

预算不足或资金未落实：勾选“驳回”，说明理由（如“部门预算已用尽，需下月再申请”）。

流转至领导审批：审核通过后，提交至分管领导或总经理进行最终审批。

（五）领导审批：权限内最终决策

责任主体：分管领导/总经理（如*某某，分管副总/总经理）

操作内容：

根据采购金额履行审批权限：

1万元以下：由采购部门负责人审批（已在前环节完成）；

1-5万元：由分管领导审批；

5万元以上：由总经理审批。

审核重点：

重大采购（如5万元以上）需关注采购的必要性、成本效益及对企业整体运营的影响；

特殊物资（如进口物资、定制化设备）需确认技术参数及供应商资质是否经过评估。

审批意见：

同意：勾选“同意”，备注“按流程执行”；

不同意：勾选“驳回”，说明理由（如“建议暂缓采购，待市场降价后再申请”）。

（六）结果反馈与采购执行

责任主体：采购专员、申请人

操作内容：

结果反馈：

审批通过：采购专员在系统中标记“审批完成”，通过OA或邮件通知申请人，告知“采购申请已获批，预计X个工作日内启动采购”；

审批驳回：系统自动通知申请人，注明驳回环节及原因（如“部门审核驳回，需调整数量”），申请人修改