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企业会议纪要编写规范与格式

一、适用场景与核心价值

会议纪要作为企业会议成果的书面载体，适用于各类正式会议场景，包括但不限于：

常规经营会议：如周例会、月度/季度工作总结会，用于同步进展、部署任务；

专项工作会议：如项目启动会、问题研讨会，用于明确方案、协调资源；

决策类会议：如董事会、管理层评审会，用于固化决议、追溯责任；

跨部门协调会：用于打破信息壁垒，明确协作分工。

其核心价值在于：信息留存与传递（避免信息衰减）、任务落地与跟踪（责任到人）、决策追溯与复盘（依据可查），是企业高效运转的重要管理工具。

二、标准化编写流程

会议纪要的编写需遵循“会前准备—会中记录—会后整理—审核发布”四步流程，保证信息完整、逻辑清晰、责任明确。

1.会前准备：明确预判重点

确认会议基础信息：提前获取会议主题、时间、地点、参会人员（主持人、记录人、核心发言者）、议程，知晓会议目标（如“审议Q3营销方案”“解决供应链断供问题”）。

梳理背景资料：收集与会议相关的上期纪要、数据报表、提案文档等，熟悉议题背景，预判讨论重点（如财务会议需关注预算执行率，项目会议需关注里程碑风险）。

准备记录工具：采用“结构化记录模板”（见第三部分）辅助记录，或使用会议纪要软件（如飞书、钉钉文档），保证实时同步、便于整理。

2.会中记录：抓取关键，客观准确

聚焦核心内容：重点记录“讨论结论”“争议点”“决策事项”“任务分配”，而非逐字记录发言。例如：

错误记录：“*经理认为我们上个月的推广活动效果不好，因为渠道投放太分散。”

正确记录：“*经理指出：上月推广活动效果未达预期，主要问题为‘渠道投放分散’（核心结论）。”

标注责任主体与时间节点：对任务类内容，需明确“负责人”“完成时间”“交付标准”。例如：“市场部*负责于9月30日前完成竞品分析报告初稿，需包含3家竞品的价格策略对比。”

区分事实与观点：对发言中的个人观点需标注（如“*建议：”），对决议事项需标注“一致通过”“多数同意”“暂缓执行”等结论。

使用简写与符号：为提高记录效率，可采用“→”（表示结论）、“！”（表示重点）、“？”（表示待确认）等符号，会后及时整理为规范文字。

3.会后整理：补全信息，规范结构

24小时内完成初稿：趁记忆清晰时整理记录，补全会中遗漏的关键信息（如未明确的任务细节、数据来源），保证“5W1H”（Who、What、When、Where、Why、How）要素完整。

逻辑化梳理内容：按“会议基本信息—议程回顾—讨论要点—决议事项—任务清单—后续计划”结构组织内容，避免信息堆砌。例如：

“议程1：Q3销售目标拆解”下，分“当前进展”“问题反馈”“调整方案”子项，每项下列出核心结论和数据。

语言简洁专业：避免口语化表达（如“差不多”“可能”），用“基本完成”“预计”等中性词汇；统一术语（如全公司统一用“客户转化率”而非“转化率”“客户成交率”）。

4.审核与发布：多方确认，归档留存

内部审核：初稿完成后，提交主持人（或会议发起人）审核，重点确认决议准确性、任务责任无遗漏；涉及跨部门的任务，需同步给部门负责人确认可行性。

正式发布：审核通过后，在24小时内通过企业内部渠道（如OA系统、邮件、协作平台）发布，抄送所有参会人员及相关方，并标注“请查阅如有异议请在2个工作日内反馈”。

归档管理：将最终版会议纪要（含审核意见记录）按“年份-月份-会议类型”分类归档（如“2024-08-月度经营会”），保存期限不少于3年（决策类会议建议保存5年以上）。

三、会议纪要标准模板

模块

内容项

填写说明

示例

会议基本信息

会议主题

简洁概括核心议题，避免冗长

“关于解决A项目测试阶段数据延迟问题的专题会议”

会议时间

精确到分钟（如“2024年8月15日14:00-16:30”）

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会议地点/形式

线上需注明平台（如“腾讯会议”），线下注明会议室

“线上会议（腾讯会议ID：56）”

主持人

填写姓名及职务

“技术部*经理”

记录人

填写姓名及职务

“行政部*助理”

参会人员

按部门/职务列出，注明“缺席人员及原因”

“参会：技术部、市场部、运营部；缺席：财务部（出差）”

会议议程回顾

议程1

按会议议程顺序填写，简要说明每项议题目标

“1.A项目测试数据延迟问题现状汇报；2.原因分析及解决方案讨论；3.任务分工”

议程2

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讨论要点

议题1：[具体议题]

分点记录关键观点、争议点及数据支撑

“*（测试组长）：数据延迟主要因服务器负载过高，近7天峰值CPU占用率95%”

争议点

记录不同意见及结论（如“经讨论，决定采用方案二”）

“（开发主管）：建议增加服务器节点；（运维主管）：优先优化现有代码，成本更低”

议题2：[具体议题]

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决议事项

决议1

明确结论，需与后续任务清单关联