合同履行跟进和验收文档整合工具.docVIP

合同履行跟进和验收文档整合工具使用指南

一、应用场景与适用对象

本工具适用于企业内外部合同履约过程中的全流程管理，尤其适合以下场景：

供应商合作管理：采购方与供应商签订的货物供应、服务外包等合同，需跟踪交付进度、质量验收及售后履约情况；

项目委托执行：委托方与承接方（如设计、施工、研发团队）签订的项目合同，需监控里程碑节点、成果交付及验收确认；

长期服务合同：如年度运维、咨询服务等，需定期跟踪服务响应、成果输出及续约评估；

跨部门协作：企业内部各部门间（如市场部与技术部）的资源协作合同，需明确责任分工与交付成果验收。

适用对象包括企业法务、项目经理、采购专员、合同管理员及相关业务负责人，可系统化整合履约过程中的动态信息与文档，避免信息分散、遗漏风险。

二、操作流程与步骤详解

（一）前期准备：合同信息初始化

梳理合同核心要素

提取合同关键信息：合同编号、签订日期、甲乙双方（甲方：A公司；乙方：*供应商/团队）、合同类型（如采购、服务、研发）、合同金额、履约周期、核心交付物清单、验收标准（含技术参数、交付时间、质量要求等）、违约条款等。

明确履约节点：将合同拆解为可跟踪的关键阶段（如“预付款支付→首批物料交付→中期调试→最终验收→质保期启动”），标注各阶段起止时间及责任人。

初始化工具模板

基于梳理的信息，填写《合同基础信息表》（见模板1），同步建立履约跟踪台账，设置进度提醒节点（如交付日前3天、验收日前5天）。

（二）履约跟踪：动态监控与问题处理

定期更新履约进度

责任人（如项目经理/采购专员）按履约节点，每周/每两周更新《履行进度跟踪表》（见模板2），记录各阶段实际进展、已完成工作（如“首批100台设备已完成生产，质检合格”）、未完成工作及原因（如“原材料延迟到货，影响交付进度3天”）。

关联交付物：每阶段完成后，同步相关证明材料（如生产记录、检测报告、阶段性成果文档），材料命名规范为“合同编号+阶段名称+材料名称”（如“HT-202405001-首批交付-质检报告.pdf”）。

异常问题记录与闭环

履约过程中出现延迟、质量问题或争议时，立即填写《履约问题处理表》（见模板3），详细描述问题现象、影响范围（如“导致下游项目延期2天”）、责任方初步判定、沟通记录（如与乙方*经理电话沟通纪要）及处理方案（如“要求乙方7天内补货，扣除合同金额5%违约金”）。

问题处理后，更新问题状态（“处理中→已解决→已验证”），并同步更新进度跟踪表，保证问题可追溯。

（三）验收准备：材料整合与标准核对

验收材料清单梳理

根据合同约定的验收标准，整理《验收材料清单表》（见模板4），明确需提交的材料类型（如交付物清单、质量检测报告、使用手册、培训记录、付款凭证等）、材料来源（乙方提供/甲方自备）、提交截止时间及审核人。

对照清单逐项核查材料完整性，缺失材料及时联系乙方补充，并记录沟通结果（如“乙方已承诺3个工作日内补充培训视频”）。

验收标准核对

组织内部验收小组（技术、业务、法务人员），对照合同中的技术参数、交付数量、时间要求等，逐项核对验收材料，形成《验收标准核对表》（可作为模板4附表），标注符合项（“√”）、不符合项（“×”）及需现场验证的项目（如“设备运行稳定性需现场测试24小时”）。

（四）验收执行：流程确认与结果归档

开展验收工作

现场验收/远程验收：根据合同约定，组织乙方参与验收（如设备现场调试、成果演示），验收小组依据《验收标准核对表》逐项验证，记录验收过程（拍照、会议纪要），双方确认无争议后，签署《现场验收确认单》（见模板5附表）。

异议处理：若验收中发觉不符合项，当场向乙方提出，明确整改要求（如“功能模块C需优化响应速度，要求5个工作日内完成复测”），乙方确认整改时间后，暂停验收流程，待整改完成后重新验证。

出具验收结果

验收通过：填写《验收结果确认表》（见模板5），明确验收结论（“合格”）、验收日期、参与人员（甲方：总监、工程师；乙方：经理、技术员），双方签字盖章（电子签/纸质签）后，同步更新合同状态为“已验收”。

验收不通过：详细说明不符合项及整改要求，乙方完成整改后，重复验收流程，直至通过为止。

文档归档

将验收相关材料（含验收清单、核对表、确认单、问题整改记录、双方沟通函等）与前期履约跟踪材料（进度表、问题处理表等）合并，按“合同编号+履约阶段”分类归档，保证同一合同的全流程文档集中管理，便于后续查阅或审计。

三、核心工具模板清单

模板1：合同基础信息表

合同编号

签订日期

合同类型

合同金额（元）

履约周期

HT-202405001

2024-05-10

货物采购

500,000

2024-05-10至2024-08-10

甲方信息

乙方信息

核心交付物

验收标准

关键节点

A公司（采购部）

*供应商（生产部）

一批办公设