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2025/12/29

汇报人：WPS

员工借款管理制度

CONTENTS

目录

01

制度目的与范围

02

借款流程

03

借款额度与期限

04

还款管理

05

监督与处罚

06

制度修订与解释

制度目的与范围

01

制定目的

规范借款流程，防范资金风险

某科技公司曾因借款审批混乱，导致3名员工长期占用公款超50万元未归还，制定制度可明确审批权限与还款时限，避免类似问题。

保障公司资金安全，提高资金使用效率

通过制度规定借款需说明用途，如市场部员工借款用于展会筹备，需提供预算表，确保每笔资金都有明确去向和合理规划。

适用范围

正式员工借款场景

公司全体签订劳动合同的正式员工，因公务产生的差旅费、采购款等借款需求，如市场部员工出差前申请差旅备用金。

临时员工特定借款情形

经部门负责人审批的项目制临时员工，在参与重大项目时可申请专项借款，如某科技公司外包程序员参与系统开发时的设备采购借款。

适用范围

实习生借款限制

实习生原则上不允许借款，确因项目紧急需垫付费用的，单笔金额不得超过500元且需直属领导担保，如某互联网公司实习生垫付小额办公用品费用。

外部人员借款排除

与公司无劳动关系的外部人员，包括客户、供应商等，均不得申请员工借款，例如合作方代表因个人原因提出的借款请求一律不予受理。

借款流程

02

借款申请

提交借款申请单

员工需填写借款事由、金额、预计还款时间等信息，如市场部小王因出差预借差旅费5000元，需注明出差地点和天数。

部门负责人审批

部门经理需核实借款真实性与必要性，例如销售部经理对业务员老张的客户拜访借款申请进行审批签字。

提交财务初审

财务人员检查申请单填写完整性，如借款金额是否符合公司规定，附件是否齐全，像技术部小李的设备采购借款需附采购合同。

审批流程

部门负责人审批

员工提交借款申请后，部门负责人需在1个工作日内审核借款事由与金额合理性，如销售部王某因客户拜访申请2000元借款即在此环节审批。

财务部门复核

财务人员对审批通过的借款单进行复核，重点检查手续完整性及预算匹配度，如核对是否附采购合同等支撑材料后签字确认。

款项发放

审批通过确认

财务部门在接收到审批通过的借款申请后，需在1个工作日内与申请人确认借款金额、到账账户等信息，如某互联网公司要求通过企业微信发送确认通知。

资金支付操作

财务人员依据确认信息，通过公司网银系统进行转账，大额借款（如超过5万元）需双人复核，某制造企业规定单笔超10万需财务经理审批支付。

款项发放

发放结果反馈

款项到账后，财务需在借款管理系统中标记“已发放”状态，并短信通知申请人，如某快消企业通过SAP系统自动触发通知流程。

发放凭证归档

财务部门将银行转账回单、申请人确认记录等凭证扫描存档，保存期限不少于3年，某国企要求纸质凭证与电子档案双备份。

借款额度与期限

03

额度标准

规范借款流程，防范财务风险

某科技公司曾因员工借款审批混乱，出现多笔长期挂账，制定制度后借款回收期缩短至15天内，减少坏账风险。

保障公司资金安全，提高资金使用效率

某制造企业通过明确借款额度和用途，2023年非必要借款同比下降30%，资金周转率提升15%。

期限规定

部门负责人审批

员工提交借款申请后，部门负责人需在1个工作日内审核借款事由与金额合理性，如市场部小王因出差申请5000元借款即在此环节审批。

财务总监终审

部门审批通过后，财务总监对大额借款（如单笔超2万元）进行复核，确认资金预算匹配，例如销售部年度展会备用金10万元需此环节终审。

特殊情况处理

提交借款申请单

员工需填写包含借款事由、金额、预计还款日期的申请单，如市场部小王因出差预借差旅费5000元，需注明出差地点和天数。

部门负责人审批

部门经理对申请单真实性和必要性审核，如技术部张经理对小李参加行业会议的2000元借款申请，1个工作日内完成审批。

提交财务初审

财务人员核对申请单填写完整性，像北京分公司财务部对未注明还款来源的申请，会退回要求补充说明。

还款管理

04

还款方式

发放审批复核

财务部门需对审批通过的借款单进行二次复核，如某科技公司要求双人核对借款金额与收款人信息，确保无误后签字确认。

支付方式选择

根据借款金额与员工需求选择支付方式，金额≤5000元可现金支付，5000元需通过公司对公账户转账至员工工资卡，如某制造企业规定。

还款方式

发放时效管理

借款审批通过后，财务应在1-3个工作日内完成放款，紧急借款（如差旅备用金）需当天处理，某互联网公司为此设立绿色通道。

发放凭证留存

款项发放后，需由员工签署借款收据，财务部门将电子转账凭证与收据一同归档，保存期限不少于3年，符合《会