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采购流程透明化与成本控制指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企业（含制造业、零售业、服务业、及事业单位等）的采购管理部门及相关岗位，旨在通过标准化流程实现采购全过程的透明化管理，同时有效控制采购成本。典型应用场景包括：

企业常规生产物料、办公用品、服务类项目的采购；

新供应商引入及现有供应商绩效评估；

大额采购或跨部门协作采购项目的成本管控；

采购流程合规性审计与风险排查。

二、采购全流程透明化与成本控制操作步骤

（一）需求提出与预算核定阶段

目标：保证采购需求真实、必要，预算编制科学合理，从源头避免不必要的成本支出。

需求提报

各需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（详见模板1），明确物品/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间等核心信息，并附必要的技术参数或需求说明。

需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交采购部门。

预算审核

采购部门对接财务部门，审核需求申请中的预算金额是否符合公司年度预算及成本控制标准。

对于超预算需求，需求部门需提交《预算调整说明》，详细说明调整原因（如市场价格波动、业务量增加等），经分管领导及财务总监审批后方可推进。

需求确认

采购部门与需求部门共同确认采购需求细节，避免因需求模糊导致的采购偏差（如规格不符、数量过剩等）。

（二）供应商选择与管理阶段

目标：建立公开、公平的供应商准入机制，通过多维度评估筛选优质供应商，保证采购性价比。

供应商信息收集

采购部门通过公开招标、行业推荐、自主寻源等渠道收集供应商信息，建立《供应商信息库》，记录供应商名称、主营业务、资质文件、联系方式、过往合作案例等。

资质审核

对候选供应商进行资质审查，重点核查营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、特种设备维修资质等）、质量体系认证（如ISO9001）、财务状况（近三年审计报告）及信用记录（无重大违法失信记录）。

资质审核由采购部门牵头，联合法务、质量部门共同完成，审核结果形成《供应商资质评估表》（详见模板2）。

现场考察（必要时）

对于大额采购或关键物料供应商，组织跨部门考察小组（含采购、质量、技术部门），实地考察供应商的生产场地、工艺流程、仓储条件、品控体系等，形成《现场考察报告》。

综合评估与选定

采用“资质评分+报价评分+服务评分”综合评估法（评分标准可根据采购类型调整），确定候选供应商排名。

报价评分需遵循“低价不唯一”原则，避免单纯追求最低价导致质量风险；服务评分重点考察供应商的响应速度、售后保障能力等。

评估结果经采购部门负责人、分管领导*审批后，确定最终供应商。

（三）采购执行与合同签订阶段

目标：通过规范化的采购方式及合同管理，保证采购过程透明可控，规避法律风险。

采购方式确定

根据采购金额、物料类型选择合适的采购方式：

公开招标：适用于金额较大（如单笔采购≥50万元）、标准化的物料或服务；

邀请招标：适用于供应商资源有限、专业性强的采购项目，需邀请3家及以上合格供应商参与；

询比价：适用于金额较小（如单笔采购＜10万元）、规格标准的常规物料，至少向3家供应商询价并形成《采购比价分析表》（详见模板3）；

单一来源采购：仅适用于唯一供应商或紧急情况，需经总经理*审批并说明理由。

合同条款审核

采购部门根据谈判结果拟定采购合同，重点明确以下条款：

标的物名称、规格、数量、单价及总价；

质量标准、验收方法及违约责任；

交付时间、地点及运输方式；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金等）、发票类型及开具时间；

保密条款、知识产权归属及争议解决方式。

合同需经法务部门审核无误后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章，保证合同合法性。

（四）履约监控与验收阶段

目标：严格监控供应商履约情况，保证采购物品/服务符合约定标准，避免“不合格交付”导致的隐性成本增加。

交付跟踪

供应商按合同约定交付时，采购部门核对交付清单（如数量、批次、外包装完好度等），确认无误后在《送货单》上签字签收。

对于需运输的物品，要求供应商提供物流跟踪信息，保证交付及时性；如遇延迟，供应商需书面说明原因并承担违约责任。

质量验收

需求部门联合质量部门、采购部门按合同约定的质量标准进行验收：

常规物料：检查外观、规格、数量等，必要时送第三方检测机构检测；

服务类项目：对照服务方案验收服务成果（如培训效果、维修响应速度等）；

大额采购：分阶段验收（如预验收、最终验收），保证各环节符合要求。

验收合格后，填写《采购验收报告》（模板4可简化此表内容），三方签字确认；验收不合格的，需书面通知供应商限期整改，整改后重新验收，由此产生的费用（如检测费、仓储费）由供应商承担。

（五）结算分析与优化阶段

目标：规范结算流程，通过成本数据分析识别优化空间，持续提升采购效益。

结算申请

供应商凭《验收报告》、