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企业资料存档归档系统及方法指南

一、系统适用范围与核心价值

本归档系统适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）在日常运营中产生的各类纸质及电子资料的规范化管理，覆盖合同、人事档案、财务凭证、项目文件、制度流程、客户资料、会议纪要、证照资质等核心资料类型。通过统一标准、流程化管理，实现资料“可追溯、可检索、可安全使用”，助力企业规避合规风险、提升运营效率、保障信息安全，同时为历史数据复盘、审计检查、决策支持提供可靠依据。

二、企业资料归档全流程操作步骤

（一）资料收集与初步整理

资料收集责任划分

各业务部门为资料收集第一责任主体，指定专人（如部门专员*）负责本部门日常产生资料的初步收集，保证资料完整性（如合同需含正本、附件、审批单；人事档案需含入职登记表、合同、考核记录等）。

跨部门协作形成的资料（如联合项目文件），由牵头部门负责汇总，协作部门配合提供相关材料。

行政部/综合管理部每月末对各部门收集情况进行抽查，督促未按时提交的部门整改。

初步整理要求

对收集的资料进行初步筛选，剔除重复、无效、破损文件（如草稿除非有特殊留存价值，否则可销毁）。

纸质资料需整理整齐，避免折叠、涂改；电子资料需检查文件格式兼容性（建议优先使用PDF、Word、Excel等通用格式），命名清晰（如“2024年销售合同-客户A-XY001”）。

（二）资料分类与编码规则制定

分类标准

采用“一级分类+二级分类+三级分类”层级结构，保证分类逻辑清晰、无交叉：

一级分类：按部门或资料性质划分（如行政部、财务部、人力资源部、项目管理部、综合类）。

二级分类：按文件类型划分（如行政部下设“制度文件”“证照资质”“会议纪要”；人力资源部下设“入职档案”“合同档案”“考核记录”）。

三级分类：按具体事项或时间划分（如“制度文件”下分“考勤管理制度”“财务报销制度”；“入职档案”下分“2024年1月”“2024年2月”）。

编码规则

统一采用“部门代码+年份+流水号”格式，保证编码唯一性、可扩展性：

部门代码：用2位字母或数字（如行政部“XZ”、财务部“CW”、人力资源部“RL”）。

年份：4位数字（如2024）。

流水号：3位数字，按归档顺序从001开始累计（如XZ-2024-001表示行政部2024年第1号归档文件）。

示例：CW-2024-056表示财务部2024年第56号归档文件（如2024年1月费用报销凭证）。

（三）档案信息录入系统

系统选择

企业可根据规模选择归档系统：中小型企业可使用OA系统自带的档案模块或第三方轻量化档案管理软件；大型企业建议部署专业的电子档案管理系统（如泛微、蓝凌等），支持全文检索、权限管理、版本控制等功能。

录入字段要求

无论采用何种系统，均需录入以下核心信息（以电子档案为例）：

字段名称

填写说明

资料名称

与文件标题一致，如“2024年度员工劳动合同”

归档编号

按上述编码规则填写，唯一标识一份资料

所属部门

一级分类对应的部门

文件类型

二级分类对应的类型（如“合同档案”“制度文件”）

形成日期

资料最终定稿日期（如合同签订日期、制度发布日期）

责任人

资料形成部门的主要负责人或经办人（如部门经理、专员）

存放位置

纸质档案需填写档案柜编号（如“A区-3柜-2层”）；电子档案需填写存储路径（如“服务器/财务部/2024/凭证”）

密级

根据敏感性分为“公开”“内部”“秘密”（如客户资料标“内部”，财务报表标“秘密”）

关联文件

如有附件或关联文件，需填写归档编号（如合同附件编号XZ-2024-002）

备注

其他需说明事项（如“复印件”“复印件需加盖公章”）

录入规范

信息录入需与资料内容一致，严禁错填、漏填；

电子档案需原件扫描件（分辨率不低于300DPI，保证清晰可读），纸质档案需同步在系统内标注“已归档纸质”；

录入完成后由档案管理员*复核，保证信息准确无误。

（四）档案存储与备份管理

纸质档案存储

档案柜需选用防火、防潮、防虫材质，存放于通风、干燥、安全的房间（远离水源、火源）；

按归档编号顺序排列，柜面张贴分类索引标签（如“行政部-制度文件-A01”），便于查找；

定期（每季度）检查存储环境，温湿度控制在14-24℃、45-60%RH，发觉问题及时处理。

电子档案存储

电子档案存储于企业指定服务器或云存储平台，严禁存储在个人电脑或私人U盘；

采用“本地备份+异地备份”双重机制：本地每日增量备份，每周全量备份；异地每月将备份数据同步至备用服务器或离线存储介质（如移动硬盘），由专人保管；

定期（每半年）测试备份数据的可恢复性，保证备份有效。

（五）档案借阅与使用规范

借阅权限管理

根据密级设置借阅权限：“公开”级资料可由部门内部自行借阅；“内部”级需经部门经理审批；“秘密”级需经分管领导审批，且仅限在工作场所查阅，