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律师事务所案件归档工作流程

干了十年律师助理，我对”归档”这两个字的感情，远比刚入行时深刻得多。那时候总觉得结案后把材料往文件盒里一塞就算完事儿，直到有回老主任翻出五年前的建设工程合同纠纷案卷宗，指着某页质证笔录说”当时对方就是这里漏了关键证据”，我才突然明白：这些被收进档案柜的纸页，不是结案后的”废纸”，是律所的”记忆库”，是客户权益的”安全锁”，更是我们法律人专业度的”晴雨表”。今天就以我的实际工作经验为线，和大家唠唠我们所里这套被老主任称为”传家宝”的案件归档流程。

一、前期准备：结案确认是第一关

每次跟着主办律师开完最后一次庭，或者收到法院送达的生效判决书，我都会先在案件管理系统里标上”待归档”状态——但这可不意味着马上就能动手整理，得先完成最重要的”结案确认”。

记得三年前有个劳动争议案，当事人拿了调解协议就急着说”案子结了”，结果过了半个月又收到对方的上诉状。从那以后，我们所里就定了规矩：必须同时满足三个条件才算正式结案。一是法律程序全部履行完毕，比如诉讼案得等上诉期过、执行款到账；非诉案得等合同履行完毕或终止确认；二是费用结算清楚，律师费、代垫的诉讼费鉴定费这些，财务得在系统里打”√“；三是客户确认，要么当面签《结案确认单》，要么通过线上平台点确认。上个月处理的股权转让案，客户在外地出差，我们就是通过所里的小程序让他核对了服务内容和材料清单，他点了”确认结案”后，我才敢开始归档。

这一步特别容易踩坑的是”自认结案”。有次我看仲裁裁决书都下来一个月了，想着肯定没上诉，结果整理到一半，主办律师突然说对方刚提交了撤销仲裁申请——吓得我赶紧把材料又抱回办公室。所以现在我都会在结案确认阶段，主动找主办律师再确认一遍：“王律，这个建设工程案的执行款昨天到账了，您看还有没有后续程序？”得到明确答复后，才敢进入下一环。

二、材料收集：像找拼图一样找全”碎片”

确认结案后，我会先翻出当初立案时填的《收案登记表》，照着上面的”材料清单”一项项核对。这清单就像我们的”寻宝图”，诉讼案件一般包括起诉状、答辩状、证据材料、开庭笔录、判决书、送达回证这些”常规军”，非诉案件则可能有尽调报告、合同草稿、修改记录、会议纪要这些”特种部队”。

记得刚入行时，我总漏收当事人手写的补充说明。有次整理买卖合同纠纷案，客户来所里送材料时顺手塞了张便签，写着”关于货物验收时间，以我3月12日微信说的为准”，我当时没留意，结果归档后客户来调档，翻了半天才发现这张便签被夹在公交卡后面——从那以后，我收材料时都会把所有袋子、信封里的”边角料”都倒出来，连卷皮夹层都要摸一遍。现在我的工位上还贴着张便签：“材料收集三问：原件齐了吗？往来函件全了吗？客户临时补充的有吗？”

特别要注意的是”动态材料”。比如去年处理的侵权纠纷案，诉讼过程中对方提交了新证据，我们又补充了三组反证，这些都得按时间顺序收进来。还有主办律师的工作笔记，很多新人会觉得”这是私人东西”不用归档，其实老主任说得对：“办案思路是经验，得留给后来人。”所以现在我们所里要求，结案后主办律师要把工作笔记里的关键思路摘出来，形成《办案备忘录》，和其他材料一起归档。

三、整理排序：给卷宗编一本”故事书”

材料收齐了，接下来就是最考验耐心的”整理排序”。这活看似简单，实则讲究”逻辑线”和”保密性”。我们所里把卷宗分成正卷和副卷，正卷是能对外公开的”故事主线”，副卷是只有内部人能看的”幕后剧本”。

正卷的排序得按法律程序走。比如诉讼案件，我一般会先放《结案确认单》，就像书的”前言”；然后是主体材料，起诉状、答辩状这些”开场”；接着是证据材料，按”原告证据-被告证据-补充证据”排，像”剧情发展”；再是程序材料，传票、开庭笔录、保全裁定这些”关键节点”；最后是结果材料，判决书、调解书、执行完毕证明，相当于”结局”。上个月整理的离婚纠纷案，当事人特别在意财产清单的顺序，我就专门把银行流水、房产证明按价值从高到低排，客户后来调档时说”一眼就能找到重点”。

副卷的排序更注重”经验传承”。我一般会先放《收案审批表》，记录当时为什么接这个案子；然后是《办案方案》，主办律师最初的策略；接着是内部讨论记录，几个律师凑在一起”头脑风暴”的内容；再是《办案备忘录》，记录过程中调整策略的原因；最后是《结案总结》，分析成败得失。有次带教新人，我翻出三年前的合同纠纷案副卷，指着里面的讨论记录说：“你看当时我们误判了管辖法院，后来调整策略的过程都在这儿，这就是最好的教材。”

整理时还有个”潜规则”：原件和复印件要分开。比如身份证复印件、营业执照复印件这些，统一放在正卷前面；而合同原件、公证书原件这些”宝贝”，得单独用密封袋装好，放在卷尾的”重要材料区”。去年有个继承案，客户来调档说要查遗嘱原件，我直接从卷尾的密封袋里拿出来，客户当场就说：“你们这