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人力资源管理流程及表单：员工入职管理工具指南

一、适用情境

本工具适用于企业或组织在招聘新员工后，需规范办理入职手续、明确岗位职责、建立员工档案的全流程管理场景。通过标准化流程和表单，可保证入职环节高效有序，规避信息遗漏或合规风险，同时帮助新员工快速融入团队、明确工作要求。适用于HR部门、用人部门及新员工三方协同操作。

二、操作流程详解

步骤1：用人部门提出人员需求

操作内容：当部门出现岗位空缺或新增编制时，用人部门负责人需根据业务需求，填写《人员需求申请表》，明确岗位名称、招聘人数、任职资格（如学历、经验、技能）、到岗时间、岗位职责及薪资预算等关键信息。

协同要求：需提前与HR部门沟通现有人员编制及薪资体系，保证需求符合公司整体规划。

输出成果：《人员需求申请表》（需部门负责人及分管领导签字审批）。

步骤2：HR部门审核与招聘启动

操作内容：HR部门收到《人员需求申请表》后，重点审核：①岗位设置是否符合公司架构；②任职资格是否合理；③薪资预算是否在部门额度内。审核通过后，启动招聘流程（发布招聘信息、筛选简历、组织面试）。

协同要求：面试环节需用人部门参与，共同评估候选人专业能力与岗位匹配度。

输出成果：面试评估记录、拟录用候选人名单。

步骤3：发放录用通知

操作内容：确定拟录用人员后，HR部门需向候选人发放《录用通知书》，明确岗位名称、所属部门、入职日期、薪资标准（基本工资、绩效结构）、试用期规定、报到需携带材料（如证件号码复印件、学历证明、体检报告等）及报到联系人。

注意事项：录用通知书需经HR负责人及分管领导审批，避免口头承诺；内容需清晰无歧义，涉及薪资、试用期等敏感信息需准确无误。

输出成果：《录用通知书》（加盖公司公章，一式两份，员工留存一份）。

步骤4：新员工准备入职材料

操作内容：新员工收到《录用通知书》后，按要求准备以下材料：①证件号码复印件（正反面）；②学历、学位证书复印件；③离职证明（如有工作经验）；④近期体检报告（指定医院，无传染性疾病）；⑤一寸免冠照片（2张）；⑥其他（如银行卡复印件用于薪资发放）。

协同要求：HR部门需提前3天提醒新员工材料准备，并解答疑问。

输出成果：新员工提交的完整材料清单。

步骤5：办理入职手续

操作内容：新员工报到当天，HR部门或前台引导其完成以下流程：

①材料审核：核对提交材料是否齐全、真实，无误后留存复印件；

②填写《入职信息登记表》：包括个人基本信息、联系方式、紧急联系人、教育背景、工作经历等；

③签订劳动合同：一式两份，明确劳动合同期限、岗位、薪资、工作时间、保密条款等；

④办理工牌、门禁卡等：发放办公用品，引导熟悉办公区域；

⑤用人部门对接：将新员工引荐给部门负责人，介绍岗位职责及团队成员。

输出成果：《入职信息登记表》《劳动合同签订确认表》、工牌/门禁卡领用记录。

步骤6：入职培训与试用期管理

操作内容：

①入职培训：HR部门组织公司级培训（企业文化、规章制度、安全规范等），用人部门组织岗位技能培训（工作流程、工具使用、绩效目标等）；

②试用期跟踪：HR部门定期（如入职1周、1个月）与用人部门沟通新员工适应情况，填写《试用期跟踪表》，记录工作表现及需改进事项；

③试用期转正：试用期满前，新员工提交《转正申请表》，用人部门评估后给出意见，HR部门办理转正手续或解除劳动合同。

输出成果：《培训签到表》《试用期跟踪表》《转正申请表》。

三、常用表单模板

模板1：《人员需求申请表》

部门

岗位名称

需求人数

到岗时间

岗位职责

（可附页）

任职资格

学历要求：

专业要求：

工作经验：

薪资预算

基本工资：

绩效结构：

部门负责人

签字：

日期：

HR部门审核

签字：

日期：

分管领导审批

签字：

日期：

模板2：《入职信息登记表》

姓名

性别

出生年月

民族

证件号码号

政治面貌

联系方式

紧急联系人

紧急电话

现居住地址

教育背景

起止时间

学校

专业

工作经历

起止时间

公司

岗位

银行卡信息

开户行

卡号

填写日期

签字：

模板3：《试用期跟踪表》

员工姓名

入职日期

岗位

跟踪时间

工作表现

（完成任务、学习进度、团队协作等）

需改进事项

用人部门意见

负责人签字：日期：

HR部门反馈

签字：日期：

四、关键要点提醒

信息真实性核验：新员工提交的证件号码、学历证明等材料需与原件核对，保证信息真实，避免因虚假信息导致后续劳动纠纷。

时间节点把控：劳动合同需在新员工入职后1个月内签订，试用期时长需符合《劳动合同法》规定（劳动合同期限3个月以上不满1年的，试用期不超过1个月；1年以上不满3年的，不超过2个月；3年以上及无固定期限的，不超过6个月）。

材料完整性：入职材料需提前列明清单，保证无遗漏（如离职证明可证明员工与前单位已解除劳动