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行政文件存档规范工具表

一、适用场景与价值

本工具表适用于各类企事业单位、机关及社会组织的行政文件存档管理场景，涵盖日常办公中产生的通知、报告、会议纪要、制度文件、合同协议、人事档案等纸质及电子文件的规范化存档。通过统一标准流程，可有效解决文件散乱、查找困难、归档不及时等问题，保证文件完整性、安全性及可追溯性，为后续审计、查阅、决策支持提供可靠依据，同时提升行政工作效率与管理规范性。

二、标准化操作流程

（一）文件分类与筛选

明确分类标准：根据文件性质与用途，采用“部门-文件类型-年份”三级分类法，例如：

部门：行政部、财务部、人力资源部等；

文件类型：制度类（如《考勤管理制度》）、报告类（如《年度工作总结》）、会议类（如《月度例会纪要》）、合同类（如《采购合同》）等；

年份：按自然年度或财年划分（如2024年）。

筛选有效文件：剔除重复文件、草稿（除非最终版本需存档）、过期失效文件（如已废止的制度），仅保留具有长期保存价值的正式文件。

（二）文件编号与标记

编制唯一编号：按“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”规则编号，保证每份文件编号唯一。例如：

部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、人力资源部（RL）；

文件类型代码：制度类（ZD）、报告类（BG）、会议类（HY）、合同类（HT）；

示例：XZ-ZD-2024-001（行政部2024年第1号制度文件）。

物理标记与电子标签：纸质文件在右上角用铅笔标注编号，电子文件在文件名及属性中添加编号，便于识别与检索。

（三）文件登记与建档

填写存档登记表：使用“文件存档登记表”（见模板），逐项录入文件信息，包括编号、名称、类型、所属部门、责任人、形成日期、存档日期、存放位置等，保证信息准确完整。

建立电子台账：将登记表信息同步录入Excel或档案管理系统，实现电子化检索，支持按编号、名称、部门、日期等关键词快速查询。

（四）文件存放与保管

物理文件存放：

按编号顺序分类存入档案盒，档案盒正面标注“部门-文件类型-年份-起止编号”（如“行政部-制度类-2024-001-010”）；

档案柜按部门分区存放，张贴部门标签，定期（如每季度）整理，避免文件堆积或错位。

电子文件保管：

按相同分类规则建立电子文件夹（如“行政部/制度类/2024年”），文件命名包含编号与名称（如“XZ-ZD-2024-001_考勤管理制度.pdf”）；

重要电子文件需加密存储，定期（如每月）备份至服务器或云端，防止数据丢失。

（五）文件借阅与归还

借阅申请：借阅人需填写《文件借阅申请表》，注明文件编号、名称、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日），经部门负责人*审批后提交至行政部。

借阅登记：行政部核对申请信息无误后，在登记表“借阅记录”栏记录借阅人、借阅日期、归还期限、审批人，并将文件交予借阅人。

归还检查：借阅人按时归还文件，行政部检查文件完整性（如无涂改、缺页），在“归还日期”栏签字确认，更新借阅状态。

（六）文件鉴定与销毁

定期鉴定：每年年末对超期存档文件进行鉴定，区分“继续保存”与“无需保存”两类。无需保存文件包括：已过保存期限的临时通知、无参考价值的草稿等。

销毁审批：对无需保存文件，由行政部编制《文件销毁清单》，经部门负责人及分管领导审批后，方可销毁。

销毁记录：销毁时需有2人以上监销，并在登记表“销毁记录”栏注明销毁日期、监销人、销毁方式（如碎纸机处理），保证文件无法复原。

三、文件存档登记表模板

文件编号

文件名称

文件类型

所属部门

责任人

形成日期

存档日期

存放位置（档案柜-层-盒）

借阅记录（借阅人/日期/归还日期/审批人）

备注

XZ-ZD-2024-001

考勤管理制度

制度类

行政部

张*

2024-01-15

2024-01-20

档案柜1-3-左1

-

含修订版

CW-BG-2024-002

第一季度财务报告

报告类

财务部

李*

2024-04-10

2024-04-12

档案柜2-1-右2

王/2024-05-20/2024-05-21/赵

审计用

RL-HY-2024-003

5月人事例会纪要

会议类

人力资源部

刘*

2024-05-25

2024-05-26

档案柜3-2-左3

-

-

HT-XZ-2024-004

办公设备采购合同

合同类

行政部

陈*

2024-03-08

2024-03-10

档案柜1-4-右1

-

保存10年

四、执行要点与风险提示

（一）关键执行要点

分类一致性：文件分类标准需长期统一，避免中途随意变更，保证不同时期文件可归类整合。

编号唯一性：编号规则一经确定，不得重复使用，新增文件需严格按规则编制，避免混淆。

及时性原则：文件形成后3个工作日内完成分类、编号、登记及存档，避免积压导致遗漏。

责任到人：明确各部门文件责任人，负责本